Штатний розпис з 28.08.2025: що зміниться

1. Значення ГКУ для роботодавців
2. Штатний розпис: до та після скасування ГКУ з 28.08.2025
3. Штатний розпис: мати чи не мати
4. Що про наявність штатного розпису кажуть у Мінекономіки та Держпраці
5. Організаційна структура: чи обов'язково мати підприємству
6. Висновки

Закон України від 09.01.2025 №4196-IX «Про особливості регулювання підприємницької діяльності окремих видів юридичних осіб та їх об’єднань у перехідний період» (далі – Закон №4196) набере чинність 28.08.2025.

Однією з його основоположних норм є те, що відповідно до п. 3 ст. 17 Закону №4196 Господарський кодекс України (далі – ГКУ) втратить чинність, з дня введення в дію цього Закону.

Значення ГКУ для роботодавців

Саме в нормах кодексу зазначено, що на підприємстві повинен бути штатний розпис (ст. 64 ГКУ):

Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Водночас ані в Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП), ані в Законі України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) чи інших законах, згадки про штатний розпис немає. Хоча в численних роз’ясненнях йдеться про наявність цього документу на підприємстві (листи Мінсоцполітики від 25.04.2013 №336/13/155-13, від 22.03.2012 № 42/06/186-12, вiд 28.12.2016 №1812/0/101-16/284, від 17.06.2008 №165/06/186-08).

Штатний розпис: до та після скасування ГКУ з 28.08.2025

До 28.08.2025. Штатний розпис повинен бути. Адже це пряма норма ГКУ, яка зобов'язує підприємства мати штатний розпис. Отже, штатні розписи на 2025 рік, які були затверджені продовжують діяти.

Після 28.08.2025. ГКУ, як нормативний акт перестане регулювати це питання, так як не буде вже чинний, то і норм про штатний розпис буде відсутня (проте, існує ймовірність, що нормотворці можуть внести відповідні зміни в інші нормативно-правові акти).

На сьогодні відсутні офіційні роз’яснення Мінекономіки щодо питання штатного розпису та організаційної структури. Розглянемо факт наявності такого документа як штатний розпис в бюджетних установах та на комерційних підприємствах.

Установи бюджетного сектору

Для установ, організацій бюджетної сфери в питання штатного розпису регулюється не лише ГКУ, а й іншими законодавчими та нормативно-правовими актами.

Так, відповідно до абз. 2 п. 37 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 №228 (далі – Порядок №228), штатний розпис бюджетної установи затверджують одночасно з кошторисом. Таким чином, не повинно виникати питань щодо обов’язковості штатного розпису в бюджетних установах.

Зверніть увагу, що:

1. штатні розписи бюджетні установи затверджують у місячний строк з початку бюджетного періоду (п. 45 Порядку №228). І навіть незважаючи на те, що штатний розпис затверджується пізніше, він вводиться у дію з 1 січня поточного бюджетного року;
2. для затвердження штатний розпис подають у двох примірниках, один з яких повертають бюджетній установі, а другий залишають в установі, керівник якої затвердив і кошторис, і штатний розпис.

Крім того, для бюджетних установ на відміну від підприємств приватного сектору затверджена форма штатного розпису. Типова форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Мінфіну України від 28.01.2002 №57.

Підприємства приватної форми власності

Ці підприємства матимуть право самостійно прийняти рішення, щодо того, чи потрібно їм затверджувати організаційну структуру та використовувати штатний розпис у своїй діяльності.

Накладати санкції за відсутність цього документу не повинні, адже не встановлена обов'язкова наявність такого документу в роботодавця (у випадку якщо не буде внесено змін до законодавства).

Штатний розпис: мати чи не мати

Рекомендуємо і надалі підприємствам мати такий документ.

Штатний розпис – документ, який встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Він містить назви посад, чисельність персоналу і оклади за кожною посадою, а також показник місячного фонду оплати праці, який дозволяє планувати витрати підприємства на оплату праці.

Затвердження керівником підприємства штатного розпису здійснюється виданням спеціального локального нормативного акту (наказу), який визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства (лист Мінпраці вiд 27.06.2007 №162/06/187-07).

Таким чином, штатний розпис це важливий документ при роботі з персоналом. Наприклад, штатний розпис допомагає роботодавцю прийняти рішення про прийняття працівника на вакантну посаду, або про переведення на іншу посаду.

А також приймати управлінські рішення (вивести зайву посаду зі штатного розпису або навпаки – ввести необхідну, збільшити або скоротити кількість штатних одиниць за певними посадами тощо).

Крім того, згадка про штатний розпис є в розділі 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців» Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці України вiд 29.12.2004 №336. Зокрема, згадується про те що:

1. посадові обов'язки визначаються посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі Довідника роботодавці, ураховуючи конкретні Завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації;
2. посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі;
3. в штатному розписі потрібно використовувати повні назви посад відповідно до ДКХП, включаючи кваліфікаційну категорію.

Таким чином, штатний розпис відіграє важливу роль при формуванні бази посадових інструкцій.

Також, потрібно звертати увагу на Класифікатор професій під час формування назви посади. І документом, де будуть зазначені правильні назви посад буде саме штатний розпис. При чому назви, які будуть зазначені в штатному розписі, потім роботодавець буде використовувати в наказах, в особових картках, зазначати в трудовій книжці працівників, а також відображати в графі 15 Додатку 5 до податкового розрахунку при прийнятті, переведенні, звільненні працівників.

Також в штатному розписі зазначають розміри посадових окладів за посадами. Так, відповідно до ст. 97 КЗпП конкретні розміри тарифних ставок (окладів), відрядних розцінок, посадових окладів працівникам, а також надбавок, доплат, премій і винагород встановлюються роботодавцем. Саме в штатному розписі зазначено, який розмір посадового окладу буде за конкретною посадою. Отже, штатний розпис важливий інструмент для розрахунку та планування фонду оплати праці, для обчислення суми забезпечення на оплату відпусток тощо.

У яких випадках ще може бути потрібен штатний розпис?

Навіть у ситуації звільнення працівників за скороченням. Так, п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП визначено, що трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані за ініціативою власника або уповноваженого ним органу у разі змін в організації виробництва і праці, в т. ч. ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників. А штат працівників, кількість посад, як раз і зазначають в штатному розписі.

Так як, штатний розпис буде скасовано разом з ГКУ 28.08.2025 підприємства можуть розробити і інший документ, який буде вирішувати усі ці питання. Проте, заборони використовувати штатний розпис немає, роботодавці і надалі можуть використовувати його в своїй діяльності.

Що про наявність штатного розпису кажуть у Мінекономіки та Держпраці

Чим ближче дедлайн скасування ГКУ, тим все більше роз'яснень про штатний розпис з'являється від держорганів. Так Мінекономіки та Держпраці виклали свої думки у:

1. лист Мінекономіки від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09;
2. лист Держпраці від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а.

Ці відомства фактично згодні в тому, що штатні розписи потрібні роботодавцям. Проаналізувавши нормативні акти Мінекономіки дійшло висновку:

Ураховуючи вищевикладене, вважаємо, що з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві с обов'язковим.

Організаційна структура: чи обов'язково мати підприємству

Як раніше було зазначено, що у ст. 64 ГКУ йдеться не тільки штатний розпис, а й про організаційну структуру.

Що таке організаційна структура? Та чи є він обов'язковим пілся скасування ГКУ?

Як зазначає Мінсоцполітики у листі від 28.12.2016 №1812/0/101-16/284, розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура і чисельність, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327.

Структура і штатна чисельність – це організаційний документ, де наведено:

1. перелік назв і кодів структурних підрозділів підприємства;
2. перелік посад у кожному з підрозділів;
3. кількість штатних одиниць для кожної посади.

Таким чином, «Структура та штатна чисельність» є внутрішнім документом, на підставі якого підприємством розробляється штатний розпис.

Законодавство не зобов’язує складати та затверджувати такий документ, як «Структура і штатна чисельність», і не встановлює вимог щодо його оформлення. Отже, підприємство самостійно вирішує, чи потрібен йому цей документ. Якщо він необхідний, слід згадати про нього в установчих документах підприємства.

Для підприємств із простою організаційною структурою такий документ можна не формувати. У випадку складної та розгалуженої структури доцільно продовжувати використовувати цей документ.

Висновки

1. З 28.08.2025 року буде скасовано Господарський кодекс України.
2. З 28.08.2025 року буде скасовано норму щодо обов'язкової наявності на підприємстві штатного розпису.
3. Після 28.08.2025 підприємство самостійно вирішуватиме питання наявності таких документів як «Структура та штатна чисельність» та «Штатний розпис».
4. Є ймовірність внесення змін до діючих нормативно-правових актів, для унормування цього питання.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Структура і штатна чисельність

Штатний розпис на 2024 рік

Штатний розпис (у ФОП)

Статті на тему:

Штатний розпис: розробка та складання