ТОП-5 найпідступніших помилок РРО / ПРРО

1. Неспівпадіння доходу декларації з даними Z-звітів в е-кабінеті
2. Відсутність POS-термінала в точці продажу
3. Неправильне оформлення фіскальних чеків
4. Ігнорування технічних несправностей РРО / ПРРО
5. Невикористання режиму програмування товарів
6. Висновки

Неспівпадіння доходу декларації з даними Z-звітів в е-кабінеті

Однією з найпоширеніших помилок, які виникають у платників єдиного податку, є ситуації, коли суми декларації не збігається із сумами Z-звітів, які безпосередньо були передані до податкової служби. В ідеалі, дохід у декларації платника єдиного податку повинен відповідати сумі, яка пройшла через Z-звіти (для готівкових операцій) та банківські виписки (для безготівкових платежів).

Якщо всі суми збігаються, це означає, що облік ведеться коректно, і ризики для платника мінімальні. Однак, якщо є розбіжності, можуть виникнути певні ризики, хоча законодавство прямо не передбачає штрафів лише за факт невідповідності.

Приклад 1: сума в декларації більша, ніж у Z-звітах

Що це означає?

Це може свідчити про наявність безготівкових операцій, які підтверджуються банківськими виписками.

Також це може вказувати на негрошові доходи, такі як безоплатно отримані товари чи списана кредиторська заборгованість.

Це може бути результатом не проведення частини розрахункових операцій через РРО.

Які ризики?

Якщо податкова під час перевірки виявить, що були операції, які повинні були пройти через РРО, але не були фіскалізовані, можуть застосовуватись штрафи відповідно до статті 17 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон про РРО). Однак автоматичне порівняння Z-звітів і декларації не є підставою для штрафів, якщо платник податку зможе обґрунтувати різницю документально.

Приклад 2: сума в декларації менша, ніж у Z-звітах

Що це означає?

Це більш ризикова ситуація, оскільки може свідчити про заниження доходу в декларації.

Можливі причини: помилки у фіскалізації, подвійні обороти (коли готівка і безготівка враховані двічі), операції через посередників (у декларації відображається лише комісія, а не повна сума), повернення коштів або технічні збої.

Які ризики?

Податківці можуть розцінити таку ситуацію як можливе заниження доходів, що часто стає підставою для додаткової перевірки.

Якщо підприємство не зможе пояснити причину розбіжності, можливе донарахування податкових зобов’язань.

Щоб уникнути таких помилок:

1. Ретельно звіряйте показники декларації, Z-звітів та банківських виписок.
2. Документально підтверджуйте всі розбіжності, наприклад, якщо це безоплатно отримані товари або операції через посередників.
3. Контролюйте відповідність даних по акцизу: слідкуйте, щоб суми у Z-звітах відповідали сумам в акцизних деклараціях.

Відсутність POS-термінала в точці продажу

З 1 січня 2025 року в Україні набули чинності нові правила щодо обов’язкового використання POS-терміналів для фізичних осіб-підприємців (ФОП). Всі підприємці відповідно до Постанови КМУ від 29.07.2022 №894 «Про встановлення строків, до настання яких торговці повинні забезпечити можливість здійснення безготівкових розрахунків (у тому числі з використанням електронних платіжних засобів, платіжних застосунків або платіжних пристроїв) за продані ними товари (надані послуги)», що працюють у містах із населенням менш ніж 5 000 осіб, зобов’язані приймати безготівкові платежі нарівні з готівковими розрахунками.

Це правило не стосується ФОПів, які є платниками єдиного податку 1 групи, а також підприємців, які здійснюють виїзну торгівлю, або з використанням торгових автоматів тощо.

З 1 січня 2026 року POS-термінал обов’язково буде потрібен усім ФОП, незалежно від чисельності міста, а також ФОП 1-ї групи на спрощеній системі оподаткування. Отже, навіть підприємці, які здійснюють виїзну або виносну торгівлю, також повинні будуть мати можливість приймати карткові платежі.

Від обов’язкового встановлення POS-терміналів звільняються ФОПи, які працюють у таких зонах:

1. території, де тривають бойові дії;
2. міста, що тимчасово окуповані;
3. регіони, які перебувають в оточенні або заблоковані.

Зверніть увагу, що перелік таких територій (Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22.12.2022 №309) постійно оновлюється, тому підприємці можуть відстежувати актуальну інформацію в офіційних джерелах.

Закон України від 30.06.2021 №1591-IX «Про платіжні послуги» прямо забороняє продавцям обмежувати клієнтів у виборі способу оплати. Таким чином, продавець не може вимагати оплату лише готівкою. Також категорично заборонено встановлювати додаткову націнку на товари чи послуги, які оплачуються карткою.

Але продавець може заохочувати клієнтів до використання певного способу оплати (наприклад, пропонувати знижки або бонуси при оплаті карткою чи готівкою).

Також пам’ятайте, що використання банківського рахунку або QR-коду для переказу коштів не замінює POS-термінал (ІПК ДПСУ від 03.10.2024 №4695/ІПК/99-00-07-03-01)

Якщо підприємець не встановить POS-термінал, це буде порушенням порядку проведення безготівкових розрахунків. За таке порушення передбачена відповідальність ст. 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП). Розмір штрафу:

1. за перше порушення – від 1700 до 3400 грн.
2. за повторне порушення протягом року – від 8500 до 17000 грн.

Окрім того, Держпродспоживслужба також може застосувати до порушника штраф у розмірі 8500 гривень, що передбачено п. 12 ч. 1 ст. 23 Закону України від 12.05.1991 № 1023-XII «Про захист прав споживачів». Також, згідно з ч. 1 ст. 155 КУпАП доведеться сплати адмінштраф за порушення правил торгівлі від 17 до 170 гривень.

Приклад 1: клієнт хотів оплатити масаж карткою, але адміністратор масажного салону відмовив, посилаючись на відсутність терміналу. Клієнт був дуже розлючений, що він не зміг за послугу розрахуватись карткою і поскаржився в податкову. Тепер, масажний салон буде мати перевірку.

Які ризики?

За відсутність термінала штраф від податкової 1700 грн і також штраф від Держпродспоживслужби 8500 грн. Загалом штрафні санкції складатимуть 10200 грн і їх сплата не звільняє від обов’язку встановлення обладнання.

Щоб уникнути штрафів за відсутність POS-терміналу, пам’ятайте:

1. з 2025 року всі ФОПи в містах до 5 000 мешканців зобов’язані мати POS-термінали,
2. з 2026 року це правило пошириться на всіх ФОПів без винятку,
3. виняток діє лише для підприємців, які працюють у зонах бойових дій, окупованих або заблокованих містах,
4. штрафи за відсутність термінала – до 17000 грн, і їх сплата не звільняє від обов’язку встановлення обладнання.

Неправильне оформлення фіскальних чеків

Відсутність обов'язкових реквізитів на фіскальних чеках, таких як найменування товару, його кількість або вартість, є серйозним порушенням. З 1 березня 2025 року запроваджується нова форма фіскального чека. Обов’язкові реквізити, які повинен містити фіскальний чек визначені п. 2 розд. ІІ Положення про форму та зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13 (далі – Положення №13). ДПС прирівнює чеки з неправильними реквізитами до невиданих.

Штраф за неправильні реквізити:

1. 100% від вартості проданих товарів – за перше виявлене порушення,
2. 150% – за повторне порушення.

Які ж помилки допускають найчастіше?

1. Несвоєчасний перехід на видачу фіскальних чеків за новою формою. У такому разі розрахунковий документ з 1 березня 2025 року вважається невиданим, тобто вважається продаж без чека. Податківці можуть накласти штраф:

1. за перше порушення – 100% вартості товарів, які були продані за старою формою чека;
2. за наступні порушення – 150% вартості товарів, проданих за старою формою чека.

При цьому кожен продаж без чека, це окреме порушення.

Штрафи для ФОП-єдинників тимчасово «знижені» (до 1 серпня 2025 року):

1. за перше порушення – штраф 25% від суми продажу;
2. за повторне порушення – штраф 50% від суми продажу.

2. Відсутність обов’язкових реквізитів. З 1 березня до форми фіскальних чеків додано нові реквізити, такі як:

1. засіб оплати;
2. валюта розрахунку;
3. реквізити паспорта покупця при продажу алкоголю та тютюну в магазинах безмитної торгівлі;
4. вміст QR-коду доповнено пошуковим запитом для перевірки чека в Системі обліку РРО;
5. код автентифікації повідомлення (MAC) чека для РРО;
6. вага одиниці тютюнового виробу (зазначається для сигарил, тютюну та тютюнових виробів, що реалізуються в наборі) та кількість тютюнових виробів в одиниці товару (пачці), міцність алкогольних напоїв та об'єму (у літрах) одиниці товару (пляшки) (для алкогольних напоїв) при продажу у магазинах безмитної торгівлі;
7. сума решти.

3. Помилки в сумі або неправильний розрахунок податків.

4. Якщо в чек внесли неправильну суму або некоректно розрахували ПДВ (наприклад, 20% замість 7%), це також може призвести до фінансових санкцій та перевірки з боку ДПС.

Щоб уникнути проблем із фіскальними чеками, необхідно:

1. перевірити, щоб ваші чеки відповідали новій формі, а обов’язкові реквізити були правильно заповнені, зокрема зверніть увагу на відображення розширеної інформації щодо товару чи послуги, акції, знижки та інше;
2. контролювати передачу чеків на сервер ДПС (для ПРРО);
3. перепрограмувати (за потреби) РРО звернувшись до постачальника обладнання;
4. використовувати автоматичні перевірки правильності сум та реквізитів у бухгалтерських програмах;
5. навчати персонал, як правильно пробивати фіскальні чеки.

Ігнорування технічних несправностей РРО / ПРРО

Проблеми з роботою РРО / ПРРО, такі як збої в передачі даних або технічні несправності, можуть призвести до втрати інформації про проведені операції. У таких випадках важливо своєчасно звертатися до сервісних центрів та фіксувати всі дії у відповідній документації. Технічні несправності РРО / ПРРО можуть траплятися навіть у найдосвідченіших підприємців. Але найгірше – це ігнорувати проблему та продовжувати працювати без її вирішення.

Перелічимо технічні проблеми в роботі РРО / ПРРО, які не можна ігнорувати:

1. РРО не друкує фіскальні чеки або не передає їх на сервер ДПС

Якщо чек не зареєстрований у фіскальній пам’яті, то для податкової такий продаж – «чорний». Це карається штрафом у розмірі 100% вартості товарів, проданих без чека (перше порушення) або 150% (повторне порушення) (п. 1 ст. 17 Закону про РРО).

Штрафи для ФОП-єдинників (до 1 серпня 2025 року): за перше порушення – штраф 25% від суми продажу, та 50% за повторне порушення;

1. відмова касового апарата працювати через переповнену фіскальну пам’ять

Підприємець має своєчасно друкувати Z-звіти та очищати пам’ять РРО. Якщо цього не робити, апарат може заблокуватися. Якщо в цей час буде проведено продаж товарів, податкова може визнати його нелегальним із відповідними штрафами.

Що ж робити, якщо РРО / ПРРО не працює?

1. Зупиніть розрахункові операції до усунення несправності або продавайте товар лише через виставлення рахунку за реквізитами.
2. Зафіксуйте проблему у Книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) та РК (розрахункових квитанціях).
3. Використовуйте резервний РРО або перейдіть на паперові чеки (якщо це дозволено).
4. Негайно зверніться до сервісного центру або ДПС.

Невикористання режиму програмування товарів

Деякі підприємці нехтують можливістю використання режиму програмування найменувань товарів у РРО, що призводить до загальних записів типу «товар» або «продукт» у чеках. Це ускладнює облік та може викликати підозри у контролюючих органів.

Уникнення зазначених помилок сприятиме безперебійній роботі підприємства та мінімізує ризики виникнення проблем із контролюючими органами.

Якщо підприємець не програмує підакцизні товари із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, ціни товару та обліку його кількості належним чином або взагалі цього не робить, то йому загрожують суттєві штрафи від податкової.

Отже, кожен товар, який продається через РРО, повинен бути заздалегідь внесений в пам’ять касового апарата із зазначенням:

1. назви товару / послуги (не можна просто «Товар», «Продукт»),
2. коду товару (запрограмована назва підакцизного товару має містити його код згідно з УКТ ЗЕД),
3. одиниці виміру (шт., кг, л тощо),
4. ціни за одиницю,
5. ставки ПДВ (якщо застосовується).

Якщо цього не зробити – РРО не зможе правильно фіксувати продажі, що може призвести до штрафів і проблем із податковою. Наприклад, якщо чек містить алкоголь, тютюн або паливо за ціною нижчою за мінімальну, податкова автоматично фіксує порушення через реєстр фіскальних чеків. Штраф за таке порушення – 10000 грн і більше. Штраф за продаж підакцизних товарів без зазначення коду УКТЗЕД (ст. 17 Закону про РРО), якщо у чеку відсутній код товару, то штраф складатиме 5100 грн.

Такі помилки часто виникають через некоректні налаштування програмного забезпечення, але відповідальність все одно лежить на підприємцеві.

Висновки

1. Звертайте увагу на відповідність даних у всіх документах. Будь-які розбіжності можуть привернути увагу податкової. Важливо мати документальні підтвердження та чіткі пояснення щодо кожної ситуації, щоб мінімізувати ризики перевірок і штрафів.
2. Подбайте про встановлення POS-терміналу заздалегідь, щоб уникнути штрафів та забезпечити клієнтам зручність оплати.
3. Одна маленька помилка в чеку може обернутися величезним штрафом. Дотримуйтеся вимог законодавства та перевіряйте кожен фіскальний чек перед видачею клієнту.
4. Не працює РРО / ПРРО? Не ризикуйте! Ігнорування проблеми може коштувати вам більше, ніж саме устаткування. Знайте свої права та обов’язки, і ваш бізнес буде у безпеці!
5. Не нехтуйте правилами! Запрограмовані підакцизні товари = захищений бізнес. Краще витратити час на налаштування РРО / ПРРО, ніж потім платити величезні штрафи.

Олена АФОНІНА, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, головна редакторка 7eminar

Статті на тему:

Нові реквізити нової форми фіскального чека: яким має бути ідеальний чек з 1 березня

Як зареєструвати ПРРО

Чи потрібно РРО / ПРРО при отриманні оплати за реквізитами картки

Не подали звітність про використання РРО / ПРРО: чи є підстава для фактичної перевірки

РРО / ПРРО у 2025 році: чи усім обов’язково застосовувати

Робота з РРО: початок та кінець зміни

Довідник на тему:

Реєстр реєстраторів розрахункових операцій