ТОП-7 найпідступніших помилок РРО / ПРРО

1. Невидача фіскальних чеків
2. Неспівпадіння доходу декларації з даними Z-звітів в е-кабінеті
3. Відсутність POS-термінала в точці продажу
4. Невидача чеків при оплатах через NovaPay
5. Помилки з товарним обліком
6. Неправильне оформлення фіскальних чеків
7. Помилка з касирами
8. Технічні помилки при роботі з РРО / ПРРО
9. Невикористання режиму програмування товарів
10. Висновки

Невидача фіскальних чеків

Обов’язкова фіскалізація працює вже багато років, але досі є підприємці, які вважають, що окремі операції можна не проводити через ПРРО.

Насправді правило дуже просте: фіскальні чеки потрібно видавати практично на всі операції.

Винятки є, але їх небагато.

Не фіскалізувати операції, тобто не використовувати ПРРО у 2026 році можуть:

1. ФОПи першої групи;
2. підприємці, які отримують оплату виключно переказом за реквізитами IBAN із банківських установ;
3. підприємці, які працюють через Укрпошту;
4. окремі категорії бізнесу, що підпадають під винятки Закону про РРО;
5. ФОПи, які надають послуги та приймають оплату виключно дистанційно;
6. підприємці на територіях бойових дій, якщо вони не продають підакцизні товари.

В усіх інших випадках операції потрібно фіскалізувати.

Якщо під час фактичної перевірки податкова служба виявить продаж без фіскального чека, бізнес заплатить:

1. 100% вартості проданого товару або наданої послуги – за перше виявлене порушення;
2. 150% вартості товару чи послуги – за кожне наступне вчинене порушення.

Неспівпадіння доходу декларації з даними Z-звітів в е-кабінеті

Однією з критичних помилок, які виникають у платників єдиного податку, є ситуації, коли суми декларації не збігається із сумами Z-звітів, які безпосередньо були передані до податкової служби. В ідеалі, дохід у декларації платника єдиного податку повинен відповідати сумі, яка пройшла через Z-звіти (для готівкових операцій) та банківські виписки (для безготівкових платежів).

Якщо всі суми збігаються, це означає, що облік ведеться коректно, і ризики для платника мінімальні. Однак, якщо є розбіжності, можуть виникнути певні ризики, хоча законодавство прямо не передбачає штрафів лише за факт невідповідності.

Крім того, бувають ситуації, коли:

1. ліміт ФОПа – 7,2 млн грн;
2. а через ПРРО вже проведено 10 млн грн.

Податкова бачить це в режимі реального часу.

Така помилка, може призвести до критичних наслідків в оподаткування, зокрема:

1. перехід на загальну систему;
2. сплата 15% із суми перевищення;
3. додаткові перевірки.

Тому підприємцю потрібно регулярно:

1. перевіряти обороти;
2. контролювати суми через звіти ПРРО;
3. своєчасно переходити на іншу групу або систему оподаткування.

Якщо підприємство не зможе пояснити причину розбіжності, можливе донарахування податкових зобов’язань.

Щоб уникнути таких помилок:

1. Ретельно звіряйте показники декларації, Z-звітів та банківських виписок.
2. Документально підтверджуйте всі розбіжності, наприклад, якщо це безоплатно отримані товари або операції через посередників.
3. Контролюйте відповідність даних по акцизу: слідкуйте, щоб суми у Z-звітах відповідали сумам в акцизних деклараціях.

Відсутність POS-термінала в точці продажу

З 1 січня 2025 року в Україні набули чинності нові правила щодо обов’язкового використання POS-терміналів для фізичних осіб-підприємців (далі – ФОП). Всі підприємці відповідно до Постанови Кабміну від 29.07.2022 №894 «Про встановлення строків, до настання яких торговці повинні забезпечити можливість здійснення безготівкових розрахунків (у тому числі з використанням електронних платіжних засобів, платіжних застосунків або платіжних пристроїв) за продані ними товари (надані послуги)», що працюють у містах із населенням менш ніж 5 000 осіб, зобов’язані приймати безготівкові платежі нарівні з готівковими розрахунками.

Це правило не стосується ФОПів, які є платниками єдиного податку 1 групи, а також підприємців, які здійснюють виїзну торгівлю, або з використанням торгових автоматів тощо.

Станом на 2026 рік від обов’язкового встановлення POS-терміналів звільняються ФОПи 1 групи, а також ті, які працюють у таких зонах:

1. території, де тривають бойові дії;
2. міста, що тимчасово окуповані;
3. регіони, які перебувають в оточенні або заблоковані.

Зверніть увагу, що перелік таких територій (Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22.12.2022 №309) постійно оновлюється, тому підприємці можуть відстежувати актуальну інформацію в офіційних джерелах

Закон України від 30.06.2021 №1591-IX «Про платіжні послуги» прямо забороняє продавцям обмежувати клієнтів у виборі способу оплати. Таким чином, продавець не може вимагати оплату лише готівкою. Також категорично заборонено встановлювати додаткову націнку на товари чи послуги, які оплачуються карткою.

Але продавець може заохочувати клієнтів до використання певного способу оплати (наприклад, пропонувати знижки або бонуси при оплаті карткою чи готівкою).

Також пам’ятайте, що використання банківського рахунку або QR-коду для переказу коштів не замінює POS-термінал (ІПК ДПСУ від 03.10.2024 №4695/ІПК/99-00-07-03-01).

Якщо підприємець не встановить POS-термінал, це буде порушенням порядку проведення безготівкових розрахунків. За таке порушення передбачена відповідальність ст. 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП). Розмір штрафу:

1. за перше порушення – від 1700 до 3400 грн.
2. за повторне порушення протягом року – від 8500 до 17000 грн.

Окрім того, Держпродспоживслужба також може застосувати до порушника штраф у розмірі 8500 гривень, що передбачено п. 12 ч. 1 ст. 23 Закону України від 12.05.1991 № 1023-XII «Про захист прав споживачів». Також, згідно з ч. 1 ст. 155 КУпАП доведеться сплати адмінштраф за порушення правил торгівлі від 17 до 170 гривень.

Щоб уникнути штрафів за відсутність POS-терміналу, пам’ятайте:

1. з 2025 року всі ФОПи в містах до 5 000 мешканців зобов’язані мати POS-термінали,
2. з 2026 року це правило пошириться на всіх ФОПів без винятку,
3. виняток діє лише для підприємців, які працюють у зонах бойових дій, окупованих або заблокованих містах,
4. штрафи за відсутність термінала – до 17000 грн, і їх сплата не звільняє від обов’язку встановлення обладнання.

Невидача чеків при оплатах через NovaPay

Багато підприємців помилково вважають, що якщо кошти надходять на IBAN, то чек видавати не потрібно. Але податкова вже давно змінила свою позицію.

Причина в тому, що NovaPay – це фінансова установа, а не банк. А звільнення від фіскалізації стосується саме банківських переказів.

Тому:

1. продажі через NovaPay потрібно фіскалізувати;
2. перекази через NovaPay також потрібно проводити через ПРРО.

Податкова отримує інформацію про такі операції в режимі онлайн і легко бачить ситуації, коли:

1. через NovaPay пройшли великі суми;
2. а фіскальних чеків не видано.

У такому випадку підприємця можуть перевірити та донарахувати штрафи.

Для інтернет-торгівлі підприємці часто використовують ПРРО Checkbox.

У системі можна:

1. прив’язати чек до експрес-накладної;
2. автоматично фіскалізувати продаж після отримання посилки покупцем;
3. уникнути необхідності скасовувати чеки при поверненні товару.

Такий підхід значно спрощує роботу з післяплатою та доставкою через Нову пошту.

Помилки з товарним обліком

Ще одна дуже поширена помилка – відсутність товарного обліку.

Він обов’язковий для ФОПів, які продають:

1. технічно складні побутові товари;
2. ювелірні вироби;
3. лікарські засоби;
4. медичні товари.

До технічно складних побутових товарів належать:

1. смартфони;
2. смартгодинники;
3. телевізори;
4. холодильники;
5. та багато іншої техніки.

Важливо знати, якщо в асортименті є хоча б один «ризиковий» товар, то:

1. товарний облік потрібно вести на всі товари;
2. повинні бути первинні документи;
3. мають зберігатися накладні.

За відсутність первинної документації штраф становить 100% вартості товарів, щодо яких немає документів.

Неправильне оформлення фіскальних чеків

Відсутність обов'язкових реквізитів на фіскальних чеках, таких як найменування товару, його кількість або вартість, є серйозним порушенням. З 1 березня 2025 року запроваджується нова форма фіскального чека. Обов’язкові реквізити, які повинен містити фіскальний чек визначені п. 2 розд. ІІ Положення про форму та зміст розрахункових документів / електронних розрахункових документів, затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13 (далі – Положення №13). ДПС прирівнює чеки з неправильними реквізитами до невиданих.

Штраф за неправильні реквізити:

1. 100% від вартості проданих товарів – за перше виявлене порушення,
2. 150% – за повторне порушення.

Які ж помилки допускають найчастіше?

1. Відсутність обов’язкових реквізитів. З 1 березня до форми фіскальних чеків додано нові реквізити, такі як:

1. засіб оплати;
2. валюта розрахунку;
3. реквізити паспорта покупця при продажу алкоголю та тютюну в магазинах безмитної торгівлі;
4. вміст QR-коду доповнено пошуковим запитом для перевірки чека в Системі обліку РРО;
5. код автентифікації повідомлення (MAC) чека для РРО;
6. вага одиниці тютюнового виробу (зазначається для сигарил, тютюну та тютюнових виробів, що реалізуються в наборі) та кількість тютюнових виробів в одиниці товару (пачці), міцність алкогольних напоїв та об'єму (у літрах) одиниці товару (пляшки) (для алкогольних напоїв) при продажу у магазинах безмитної торгівлі;
7. сума решти.

2. Сертифікати у фіскальних чеках. Одна з найнебезпечніших технічних помилок — зазначати у фіскальному чеку оплату сертифікатом або продаж подарункових сертифікатів.

Для ФОПів на єдиному податку це ризиковано, тому що:

1. спрощена система дозволяє працювати лише з грошовими формами розрахунків;
2. сертифікат можуть трактувати як негрошову форму оплати.

Податкова бачить усі фіскальні чеки на своїх серверах і може:

1. виявити такі операції;
2. провести перевірку;
3. анулювати статус платника єдиного податку.

Тому в чеках не варто:

1. згадувати сертифікати;
2. проводити оплату сертифікатом;
3. оформлювати продаж сертифікатів як окрему операцію.

3. Неповна адреса торгової точки. Ще одна неприємна помилка – неправильна адреса торгової точки.

У фіскальному чеку має бути:

1. повна адреса;
2. без пропусків;
3. із номером квартири або офісу, якщо вони є.

Багато ФОПів, особливо в інтернет-торгівлі, реєструють торгову точку на домашню адресу, але:

1. не вказують номер квартири;
2. або зазначають адресу не повністю.

Податкова вважає це неправильним реквізитом. У результаті:

1. чек можуть визнати недійсним;
2. а це прирівнюється до невидачі фіскального чека.

Наслідком буде штраф – 100% суми продажу.

Зверніть увагу, якщо у ФОПа декілька магазинів, різні адреси, кілька локацій, то кожна торгова точка має бути зареєстрована окремо

Не можна:

1. використовувати одну адресу для всіх магазинів;
2. видавати чеки з неправильною адресою.

Інакше чеки можуть визнати недійсними.

Але якщо є офлайн-магазин і паралельно працює інтернет-магазин та товар зберігається в одному місці, то можна:

1. використовувати одну торгову точку;
2. одне ПРРО;
3. одну касу.

Це не вважається порушенням.

4. Помилки в сумі або неправильний розрахунок податків.

Якщо в чек внесли неправильну суму або некоректно розрахували ПДВ (наприклад, 20% замість 7%), це також може призвести до фінансових санкцій та перевірки з боку ДПС.

Щоб уникнути проблем із фіскальними чеками, необхідно:

1. перевірити, щоб ваші чеки відповідали новій формі, а обов’язкові реквізити були правильно заповнені, зокрема зверніть увагу на відображення розширеної інформації щодо товару чи послуги, акції, знижки та інше;
2. контролювати передачу чеків на сервер ДПС (для ПРРО);
3. перепрограмувати (за потреби) РРО звернувшись до постачальника обладнання;
4. використовувати автоматичні перевірки правильності сум та реквізитів у бухгалтерських програмах;
5. навчати персонал, як правильно пробивати фіскальні чеки.

Помилка з касирами

Податкова звертає увагу на те хто зареєстрований касиром, де саме він працює та чи оформлений офіційно.

Касиром може бути:

1. сам ФОП;
2. або офіційно оформлений працівник.

Не можна:

1. реєструвати сторонніх осіб;
2. використовувати одного касира на кількох віддалених торгових точках одночасно.

Інакше податкова може вирішити, що працівники не оформлені та бізнес порушує трудове законодавство.

Технічні помилки при роботі з РРО / ПРРО

Проблеми з роботою РРО / ПРРО, такі як збої в передачі даних або технічні несправності, можуть призвести до втрати інформації про проведені операції. У таких випадках важливо своєчасно звертатися до сервісних центрів та фіксувати всі дії у відповідній документації. Найгірше – це ігнорувати проблему та продовжувати працювати без її вирішення.

Перелічимо технічні проблеми в роботі РРО / ПРРО, які не можна ігнорувати:

1. Помилки зі змінами в ПРРО

Поширена технічна проблема – незакриті зміни. Якщо зміна відкрита більше 24 годин або не закрита до 24:00 - це вже порушення.

Щоб уникнути проблем, підприємці часто використовують:

1. автоматичне відкриття зміни при першому чеку;
2. автоматичне закриття зміни ввечері.

Це дозволяє:

1. не забувати про Z-звіти;
2. уникати помилок;
3. не створювати зайвих ризиків.

2. «Порожні» зміни – без продажів

Податкова звертає увагу й на ситуації, коли зміни відкриваються регулярно, але продажів немає.

Якщо таке відбувається систематично, це може виглядати підозріло та стати підставою для перевірки. Тому не варто відкривати зміни без потреби та створювати активність у ПРРО без реальних продажів.

3. РРО не друкує фіскальні чеки або не передає їх на сервер ДПС

Якщо чек не зареєстрований у фіскальній пам’яті, то для податкової такий продаж – «чорний». Це карається штрафом у розмірі 100% вартості товарів, проданих без чека (перше порушення) або 150% (повторне порушення) (п. 1 ст. 17 Закону про РРО).

4. Відмова касового апарата працювати через переповнену фіскальну пам’ять

Підприємець має своєчасно друкувати Z-звіти та очищати пам’ять РРО. Якщо цього не робити, апарат може заблокуватися. Якщо в цей час буде проведено продаж товарів, податкова може визнати його нелегальним із відповідними штрафами.

Що ж робити, якщо РРО / ПРРО не працює?

1. Зупиніть розрахункові операції до усунення несправності або продавайте товар лише через виставлення рахунку за реквізитами.
2. Зафіксуйте проблему у Книзі обліку розрахункових операцій (КОРО) та РК (розрахункових квитанціях).
3. Використовуйте резервний РРО або перейдіть на паперові чеки (якщо це дозволено).
4. Негайно зверніться до сервісного центру або ДПС.

Невикористання режиму програмування товарів

Деякі підприємці нехтують можливістю використання режиму програмування найменувань товарів у РРО, що призводить до загальних записів типу «товар» або «продукт» у чеках. Це ускладнює облік та може викликати підозри у контролюючих органів.

Уникнення зазначених помилок сприятиме безперебійній роботі підприємства та мінімізує ризики виникнення проблем із контролюючими органами.

Якщо підприємець не програмує підакцизні товари із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, ціни товару та обліку його кількості належним чином або взагалі цього не робить, то йому загрожують суттєві штрафи від податкової.

Отже, кожен товар, який продається через РРО, повинен бути заздалегідь внесений в пам’ять касового апарата із зазначенням:

1. назви товару / послуги (не можна просто «Товар», «Продукт»),
2. коду товару (запрограмована назва підакцизного товару має містити його код згідно з УКТ ЗЕД),
3. одиниці виміру (шт., кг, л тощо),
4. ціни за одиницю,
5. ставки ПДВ (якщо застосовується).

Якщо цього не зробити – РРО не зможе правильно фіксувати продажі, що може призвести до штрафів і проблем із податковою. Наприклад, якщо чек містить алкоголь, тютюн або паливо за ціною нижчою за мінімальну, податкова автоматично фіксує порушення через реєстр фіскальних чеків. Штраф за таке порушення – 10000 грн і більше. Штраф за продаж підакцизних товарів без зазначення коду УКТЗЕД (ст. 17 Закону про РРО), якщо у чеку відсутній код товару, то штраф складатиме 5100 грн.

Такі помилки часто виникають через некоректні налаштування програмного забезпечення, але відповідальність все одно лежить на підприємцеві.

Висновки

1. Більшість помилок у роботі з ПРРО виникають через: незнання правил; неправильне трактування винятків; технічні неточності.
2. Навіть дрібна помилка може: зробити фіскальний чек недійсним; призвести до штрафу; стати причиною податкової перевірки.
3. ФОП важливо: правильно налаштувати ПРРО; вести товарний облік; контролювати адреси та касирів; слідкувати за лімітами; і своєчасно фіскалізувати всі операції.

Олена АФОНІНА, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, головна редакторка 7eminar

Читайте більше:

Як зареєструвати ПРРО

Робота з РРО: початок та кінець зміни

РРО / ПРРО у 2026 році: чи усім обов’язково застосовувати

Чи потрібно РРО / ПРРО при отриманні оплати за реквізитами картки

Не подали звітність про використання РРО / ПРРО: чи є підстава для фактичної перевірки

Довідник на тему:

Реєстр реєстраторів розрахункових операцій