13 зарплата: документальне оформлення, оподаткування та звітність

Документальне оформлення виплати 13 зарплати (річної премії)

На законодавчому рівні не визначено такого поняття як «13 зарплата». Це свого роду певна річна винагорода, премія.

Така винагорода також не є обов’язковою, оскільки в КЗпП та Законі про оплату праці її виплата не передбачена. Тому якщо роботодавець бажає заохотити своїх працівників, він може передбачити таку виплату у колдоговорі чи іншому локальному документі.

Право на це дає ст. 9-1 КЗпП:

«Підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників».

Оскільки правила надання такої винагороди не передбачені нормативно-правовими актами, усі нюанси виплати її працівникам слід передбачити в колективному договорі чи в Положенні про преміювання та інші стимулюючі виплати або в окремому розділі Положення про оплату праці, або взагалі розробити окреме Положення про винагороду за підсумками роботи за рік.

Відповідно до ст. 97 КЗпП та ст. 15 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці)

1. форми і системи оплати праці,
2. норми праці,
3. розцінки,
4. тарифні сітки,
5. ставки,
6. схеми посадових окладів,
7. умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат

встановлюються підприємствами, установами, організаціями самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами.

Якщо колективний договір на підприємстві, в установі, організації не укладено, роботодавець зобов'язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності – з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Тобто в колдоговорі або іншому локальному документі прописують умови виплати «13 зарплати». А ось вже конкретні розміри премій і винагород встановлюються роботодавцем у наказі про виплату такої винагороди / премії з урахуванням вимог, передбачених таким локальних документом. Саме на підставі такого наказу буде проводитись нарахування винагороди працівникам.

13-та зарплата: що зазначити в колдоговорі чи іншому локальному документі

Умови та розміри винагорода слід прописати в колдоговорі чи положенні про винагороду за підсумками роботи за рік. Увага! Оскільки на нормативному рівні таких правил не затверджено, все що буде зазначено в такому положенні буде правильним саме для вашого підприємства. В такому документі слід передбачити такі моменти як:

1. категорії працівників, яким виплачується така виплата, зокрема прийнятим та звільненим,
2. за який період,
3. від яких показників залежить та як визначається її розмір,
4. строки виплати тощо.

Джерела виплати. Винагорода може виплачувати за рахунок прибутку, який залишається в розпорядженні підприємства (відсоток прибутку, який використовується для виплати винагороди, встановлюється колективним договором), про що слід зазначити в положенні.

Наприклад, її неможливо буде виплатити, якщо на підприємстві недостатньо коштів для її виплати. Тому рекомендуємо в колдоговорі чи іншому локальному документі прописати умову, що така річна винагорода виплачується за фінансової можливості.

Категорії працівників. Як правило така річна винагорода виплачується усім працівникам. Проте можна зазначити категорії працівників, яким вона не виплачується.

Так, наприклад, ви можете прописати, що річна винагорода / премія виплачується тільки працівникам, які працювали повний рік.

Можете передбачити окремі випадки виплати такої винагороди новоприйнятим працівникам та звільненим, а саме:

1. може виплачуватись працівникам підприємства, які не пропрацювали повний календарний рік з поважних причин (у разі звільнення з роботи у зв’язку із скороченням чисельності або штату працівників, призовом на військову службу або направленням на альтернативну (невійськову) службу, виходом на пенсію (за віком, по інвалідності), народженням дитини, вступом до вищого навчального закладу за направленням підприємства, переходом на виборну посаду),
2. чи у разі повернення на роботу на підприємство у зв’язку із закінченням військової служби, поверненням з альтернативної (невійськової) служби, закінчення вищого навчального закладу, якщо навчання здійснювалося за рахунок підприємства, або новоприйнятим працівникам, які були прийняті на роботу протягом року в порядку переведення з інших підприємств.

Окремо можна прописати, що винагорода не буде виплачуватись працівникам, що звільнились протягом року за власним бажанням без поважних причин, за згодою сторін тощо.

Період виплати. Як правило така винагорода виплачується за підсумками року.

Тобто і показники, за які може виплачуватись така виплата слід розглядати в межах року. Крім того варто прописати (за вашим бажанням), що винагорода буде виплачуватись пропорційно відпрацьованому часу для певних категорії працівників.

Наприклад, може бути передбачено умову, що у разі перебування працівника в оплачуваній відпустці, у разі хвороби, така винагорода буде виплачуватись в повному розмірі, а наприклад для тих працівників, які мобілізовані чи повернулись на роботу, перебували в неоплачуваних відпустках, для інших категорій працівників – пропорційно відпрацьованому часу.

Строк виплати. Річна винагорода може виплачуватись як наприкінці року (у грудні місяці),так і на початку наступного року (в січні – лютому чи навіть пізніше). Конкретні строки виплати мають бути прописані у вашому локальному документі.

Розмір «13 зарплати». Обов’язково слід зазначити в якому розмірі буде виплачуватись річна винагорода. Тут все вирішує роботодавець за погодженням із профспілкою або представником трудового колективу (ст. 97 КЗпП). Розмір може бути яким завгодно – і розмірі окладу, двох, трьох окладів, в розмірі мінімальної зарплати, в розмірі середнього заробітку. Більше того, такою винагородою можна заохочувати працівників, що працюють тривалий час на підприємства.

Наприклад можна передбачити, що винагорода залежить від безперервного стажу роботи на підприємстві, а розмір її може бути таким:

1. від 1 до 5 років (включно) – 100% середньої заробітної плати;
2. від 6 до 10 років (включно) – 150% середньої заробітної плати;
3. понад 10 років – 200% середньої заробітної плати.

Якщо винагорода буде виплачуватись в розмірі середньої зарплати, то варто прописати яким чином буде здійснений розрахунок. Наприклад, можна передбачити, що середня заробітна плата для виплати винагороди буде обчислюватись виходячи із виплат за останні 12 місяців роботи шляхом ділення зарплати за відпрацьований час на фактично відпрацьовані дні.

Приклад 1. Працівник працює на підприємстві 7 років. Положенням про винагороду передбачено, що працівникам, які мають безперервний стаж роботи на підприємстві від 6 до 10 років винагорода виплачується в розмірі 150% середньомісячної зарплати, та прописано, що сам розрахунок середньої зарплати відбувається за правилами Порядку обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100), встановленими для надання матеріальної (грошової) допомоги.

В 2024 році працівник відпрацював 242 дні із 262 (у червні перебував у щорічній відпустці) та нарахована зарплата за відпрацьований час склала 275 000 грн:

1. визначимо середньоденну зарплату: 275 000 : 242 = 1136,36 грн,
2. середньомісячне число робочих днів у 2024 році: 262 : 12 = 21,83, де 262 – кількість робочих днів з січня по грудень 2024 року за графіком 5-денного робочого тижня з вихідними днями у суботу та неділю,
3. середньомісячна зарплата: 1136,36 х 21,83 = 24806,74 грн,
4. розмір річної винагороди: 24806,74 х 150% = 37201,11 грн.

Оподаткування тринадцятої зарплати (річної премії)

Відповідно до ст. 2 Закону про оплату праці та п.п. 2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5) винагорода за підсумками роботи за рік входить до фонду оплати праці у складі інших заохочувальних і компенсаційних виплат.

Таким чином оподатковується вона у тому місяці, в якому здійснені нарахування як звичайна зарплата, а саме утримуйте із нарахованої винагороди ПДФО в розмірі 18% та військовий збір в розмірі 5%.

Також на неї нараховується ЄСВ за ставкою 22% для звичайних працівників або 8,41% для працівників, яким встановлено інвалідність. При чому суму винагороди включають до того місяця, в якому вона нарахована.

Також не забувайте що сума такої винагороди буде враховуватись при визначенні максимального та мінімального ЄСВ, при чому розподіляти її по місяцях, за які вона нарахована для працюючих осіб не потрібно! У базу нарахування ЄСВ її суму включають у місяці нарахування повністю, але в межах максимальної величини (з квітня по грудень 2024 – 120 000 грн; 8000 грн х 15).

Приклад 2. Працівнику (основне місце роботи, без інвалідності, ставка ЄСВ 22%) в грудні нараховано зарплату в розмірі 75000 грн, а також річну винагороду за підсумками роботи в 2024 році в сумі 75000 грн.

Загальний нарахований дохід склав 150 000 грн (75000 грн зарплата + 75000 грн винагорода).

З усієї суми буде утримуватись ПДФО та ВЗ. А ЄСВ буде нараховуватись тільки в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ 120 000 грн, на суму перевищення (150 000 – 120 000 = 30 000 грн) ЄСВ не буде нарахований.

Визначимо податки та внески з такої суми:

1. ПДФО: 150 000 х 18% = 27000 грн.
2. ВЗ: 150 000 х 5% = 7500 грн.
3. ЄСВ: 120 000 х 22% = 26400 грн.

Річна премія (13-та зарплата): зарплатна звітність

Додаток 1. Відображайте нараховану ви нагороду в одному рядку із зарплатою поточного місяця.

Додаток 4ДФ. Винагорода буде показана з ознакою доходу 101, як звичайна зарплата.

На умовах попереднього прикладу додаток 1 та додаток 4ДФ буде заповнений так, як зображено нижче.

Додаток 1 за 4 квартал 2024 року, за грудень

Додаток 4ДФ за 4 квартал 2024 року, за грудень

Річна винагорода звільненому працівнику

Якщо вашим локальним документом передбачено виплату річної винагороди працівнику, який вже звільнився, то потрібно знати про особливості нарахування ЄСВ на таку винагороди та відображення її в податковому розрахунку.

ПДФО та ВЗ. Для цілей оподаткування таку виплату розглядають не як зарплату, а як інший дохід. Тобто із неї утримують ПДФО та ВЗ за звичайними ставками (оскільки така виплата не звільнена від оподаткування), але в додатку 4ДФ її показують із ознакою доходу 127.

ЄСВ. В даному випадку слід застосовувати спеціальне правило, передбачене ч. 2 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»:

«Для осіб, які працюють у сільському господарстві, зайняті на сезонних роботах, виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, творчих працівників (архітекторів, художників, артистів, музикантів, композиторів, критиків, мистецтвознавців, письменників, кінематографістів), та інших осіб, які отримують заробітну плату (дохід) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, єдиний внесок нараховується на суму, що визначається шляхом ділення заробітної плати (доходу), виплаченої за результатами роботи, на кількість місяців, за які вона нарахована. Зазначений порядок нарахування внеску поширюється також на осіб, яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду – середню заробітну плату за вимушений прогул».

Тобто для цілей ЄСВ загальну суму винагороди ділять на кількість місяців, за які її нараховано. Отриману суму премії кожного місяця додаємо до бази нарахування такого відповідного місяця та порівнюємо з мінімальною зарплатою та максимальною базою нарахування ЄСВ, що діяли у відповідних місяцях, на які припала розподілена річна премія. А в додатку 1 таку винагороду відображаємо в декількох рядках із застосуванням типу нарахування 1 в графі 9.

Приклад 3. Працівник звільнився у червні 2024 року. В грудні 2024 згідно з умовами положення йому нараховано річну винагороду в сумі 12000 грн. Припустимо, що в місяцях 2024 року до місяця звільнення розмір нарахованої зарплати такого працівника перевищував мінімальну зарплату та був менше максимальної величини бази нарахування ЄСВ.

Працівник в 2024 році відпрацював 6 місяців. Тому винагороду, яка була нарахована у грудні, ділимо на 6 (12000 : 6 = 2000 грн).

В додатку 1 заповнюємо 6 рядків, зазначаючи в графі 8 -звичайну зарплатну категорію застрахованої особи (01 або 02 для особи з інвалідністю та ставкою ЄСВ 8,41 %), в графі 9 – тип нарахування «1», в графі 10 – місяць, у графі 16, 17 – розмір винагороди що приходиться на відповідний місяць, в графі 20 – ЄСВ.

Зразок заповнення додатку 1 та додатку 4ДФ за умовами прикладу 3 нижче.

Додаток 1 за 4 квартал 2024 року, за грудень

Додаток 4ДФ за 4 квартал 2024 року, за грудень

Як враховувати при обчисленні середньої зарплати

Річна винагорода буде приймати участь в розрахунку середньої зарплати. Але є нюанси.

Лікарняні / декретні. Відповідно до п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 №1266 (далі – Порядок №1266) середня зарплата для лікарняних / декретних визначається діденням нарахованої зарплати, на яку нарахований ЄСВ на кількість календарних днів розрахункового періоду.

Оскільки річна винагорода згідно з Інструкцією №5 відноситься до заробітної плати, на неї нараховується ЄСВ, вона буде включатись до розрахунку середньої зарплати. При чому розподіляти премію за місяцями, за які вона нарахована не потрібно. Це не передбачено Порядком №1266.

Приклад 4. Працівник захворів в грудні 2024 року. Нарахований заробіток в періоді грудень 2023 – листопад 2024 склав 350 000 грн. Зокрема, в лютому 2024 року працівнику нарахована річна винагорода за підсумками роботи в 2023 році в сумі 50 000 грн. Крім того нарахована зарплата за такий місяць склала 25 000 грн.

Всі сума нарахованої річної винагороди буде включатись до сукупного доходу. Середня зарплата буде складати: 350 000 : 366 = 956,28 грн.

Відпускні та інша середня зарплата за Порядком №100. Тут будуть особливі правила включення винагороди до розрахунку середньої зарплати. Премії (в тому числі за місяць) та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої заробітної плати враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані.

Для цього до заробітку відповідних місяців розрахункового періоду додається частина, яка визначається діленням суми премії або іншої заохочувальної виплати за підсумками роботи за певний період на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, та множенням на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, що припадає на розрахунковий період. Якщо період, за який нараховано премію чи іншу заохочувальну виплату, працівником відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії чи іншої заохочувальної виплати (п. 3 Порядку №100).

Тобто винагорода буде включатись до розрахунку середньої зарплати, але

1. її потрібно віднести до такої кількості місяців, за скільки місяців вона нарахована
2. віднести наперед, починаючи з місяця нарахування
3. включити до розрахунку середньої зарплати пропорційно відпрацьованим дням.

Щоб визначити як розподілити загальну суму винагороди поділити на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована. Далі помножити на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця до якого така винагорода віднесена і який припадає на розрахунковий період (лист Мінекономіки від 10.09.2021 №4711-06/45145-07).

Приклад 5. Працівнику надається оплачувана відпустка в січні 2025 року. В розрахунковому періоді січень 2024 – грудень 2024 року нарахована зарплата склала 450 000 грн. Крім того у лютому 2024 року працівнику була нарахована річна винагорода за 2023 рік в сумі 50 000 грн. В 2023 році працівник відпрацював 240 днів (частково). За період з лютого по грудень відпрацьовано 219 днів.

Річна винагорода нарахована у лютому 2024 року. Відповідно вона буде відноситись до 12 місяців наперед починаючи з лютого 2024, тобто до лютого 2024 – січня 2025. Проте оскільки розрахунковий період січень – грудень 2024, до розрахунку буде включатись винагорода, яка віднесена до місяців з лютого до грудня 2024 року.

Також потрібно зробити розрахунок пропорційно відпрацьованим дням:

1. 50 000 грн : 240 р.дн. х 219 р.дн = 45625 грн, де 50000 – загальна сума нарахованої винагороди,
2. 240 – фактично відпрацьовані дні в періоді за який нарахована винагорода, тобто в 2023 році,
3. 219 – фактично відпрацьовані дні в лютому – грудні 2024.

Висновки

1. Законодавчо відсутні передумови для надання працівникам «13-тої зарплати».
2. Пердбачити видачу такої премії варто або в колективному договорі або в Положенні про преміювання.
3. «13 зарплата» може виплачуватись не завжди.
4. Існують нюанси виплати такої премії працівника.
5. Річна винагорода буде приймати участь в розрахунку середньої зарплати.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Колективний договір

Положення про преміювання працівників