Як ФОПу виправляти помилки в квартальному Податковому розрахунку

1. Загальні правила виправлення помилок в Податковому розрахунку
2. Виправлення помилок в додатку ФІЗ-4ДФ Податкового розрахунку
3. Виправлення помилок у додатку ФІЗ-Д5 Податкового розрахунку
4. Виправлення несумових помилок в Додатку ФІЗ-Д1 Податкового розрахунку
5. Сумові помилки в ФІЗ-Д1 Податкового розрахунку: правила виправлення
6. Як виправити помилку, якщо працівника помилково не показали в додатку ФІЗ-Д1
7. Висновки

Загальні правила виправлення помилок в Податковому розрахунку

З 17 липня 2026 року діє нова редакція Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4, з урахуванням змін внесених наказом від 07.05.2026 №243 (далі – Порядок №4).

Виправленню помилок в податковому розрахунку ФОП присвячений підр. 3 розд. ІІІ Порядку №4.

Наведемо основні правила виправлення помилок:

Правило 1. Поданим і прийнятим до граничного строку подання вважається Розрахунок ФОП / НПД, який прийнятий контролюючим органом та пройшов всі контролі. Тобто якщо розрахунок з типом звітний був поданий ФОПом, була отримана квитанція 2, то такий звіт вважається прийнятим. Відповідно далі всі коригування (виправлення помилок) слід робити розрахунок із типом «Звітний новий» або «Уточнюючий».

Правило 2. Якщо ФОП пропустив граничний строк подання звіту і подає його вперше за відповідний квартал, то тип розрахунку буде «Звітний». Але тут загрожують штрафи за несвоєчасне подання звітності. Наприклад, ФОП не подавав розрахунок за 1 квартал 2026 року. Помилку виправляє у серпні шляхом подання звітної форми за 1 квартал.

Правило 3. Помилки можна виправити як в межах граничного строку подання звітності, так і після.

Правило 4. Якщо коригуємо помилку до закінчення строку подання податкового розрахунку, то подаємо «Новий звітний» розрахунок, якщо помилка виправляємо після – подаємо «Уточнюючий» податковий розрахунок.

Правило 5. Розрахунок ФОП / НПД, сформований для виправлення помилок за звітний (податковий) та за попередній періоди, не має містити інших додатків крім тих, у яких проводиться коригування. Тобто коригуємо тільки ті додатки, в яких були помилки. Правильні додатки не подаємо.

Правило 6. В коригувальних звітах, як в новій звітній формі, так і в уточнюючій, зазначаємо лише ті дані, які підлягають коригуванню. Правильні дані не дублюємо. Наприклад, в додатку 5 було зазначено про прийняття і звільнення працівників. Але помилку допустили в даті прийняття. В коригуючому розрахунку в додатку 5 буде буде відображатись тільки коригуюча інформація.

Правило 7. Якщо інформацію показали помилково, то щоб видалити неправильний запис в Додатку ФІЗ 4ДФ у графі 10 слід проставити ознаку «1» – рядок на виключення. Якщо інформацію потрібно додати – в графі 10 проставляємо ознаку «0» – рядок на додавання.

Правило 8. Додаток ФІЗ Д5 для ФОПів містить тільки 19 реквізитів на відміну від юридичних осіб. Тому для того, щоб видалити неправильний запис у Додатку ФІЗ Д5 у графі 19 ставимо «1», щоб додати правильний запис, – ставимо «0».

Правило 9. Для того, щоб видалити неправильний запис у Додатку ФІЗ Д6 у графі 17 ставимо «1», щоб додати правильний запис, – ставимо «0».

Правило 10. Правила заповнення додатків ФІЗ 4ДФ, ФІЗ 5 та ФІЗ 6 з типом «Звітний новий» та «Уточнюючий» однаковий.

Правило 11. Коригуючий податковий розрахунок подається тільки у разі, якщо помилки виправляються в додатках до розрахунку (ФІЗ Д1, ФІЗ 4ДФ, ФІЗ Д5, ФІЗ Д6). Якщо помилки тільки в реквізитний або табличній частині податкового розрахунку, то Порядком виправлення не передбачено.

Правило 12. Розрахунок ФОП / НПД з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» має містити обов’язкові реквізити, визначені в рядках 01–05, 031 для платників єдиного внеску, а також інформацію про додатки, у яких буде проводитися коригування, визначені в рядку 06 цього Розрахунку ФОП / НПД. Водночас додатки, інформація щодо яких не коригується, у рядку 06 не вказуються та відповідно не подаються.

Правило 13. Оскільки ФОПи подають розрахунок за квартальною формою, то потрібно правильно зазначити період, який підлягає коригуванню. Порядок №4 окремо не встановлює як зазначати період який коригується, адже ФОПи подавали розрахунок в 2025 року за місячною формою, в 2021-2024 за квартальною.

Вважаємо, що у разі подання коригуючого розрахунку за 2021-2024 роки, потрібно зазначати рік, квартал та номер місяця кварталу, який виправляється. Якщо помилка була в 2025 році, то слід зазначити рік, квартал і номер місяця кварталу. Наприклад, виправляємо помилку за червень 2025 року. Відповідно в уточнюючій формі, яку ФОП подає з 1 серпня 2026 року, в реквізиті 02 «Звітний (податковий) період»: «Рік – 2025, квартал – 2, номер місяця – 3».

Правило 14. Новим Порядком №4 передбачена можливість виправлення помилок у чисельності працівників. Так, п. 6 підр. 3 розд. ІІІ Порядку №4 передбачено:

Тобто якщо при заповненні податкового розрахунку була допущена помилка в показнику середньооблікової чисельності штатних працівників, в кількості працівників, яким нараховано зарплату тощо, то ці помилки можна виправити. Але зробити це потрібно до граничної дати подання звітності із розрахунком з типом «Звітний новий». Якщо до цього терміну ви не встигнете виправити помилку, в уточнюючому розрахунку відкоригувати такі показники не вийде.

Виправлення помилок в додатку ФІЗ-4ДФ Податкового розрахунку

Правила виправлення помилок в додатку ФІЗ-4ДФ длф ФОПів такі ж самі, як і для юросіб.

1. Розрахунок ФОП / НПД, сформований для виправлення помилок за звітний (податковий) та за попередній періоди, не має містити інших додатків, крім тих, у яких проводиться коригування (підр. 3 розд. ІІ Порядку №4).
2. До уточнюючого ФІЗ-4ДФ пишемо лише ті дані, які потребують коригування. Правильні дані, що раніше подані й прийняті та які не потребують виправлення, до уточнюючого ФІЗ-4ДФ не вносять.
3. Для виправлення помилок, заповнюють рядки із зазначенням у графі 10 «Ознака (0, 1)» ознаки:
4. «1», якщо рядок треба вилучити. При цьому повністю повторюють неправильний рядок з раніше поданого звіту;
5. «0», якщо рядок треба ввести. З цією ознакою вносять рядок з правильними даними.
6. Не відображають суму штрафу та/або пені у ФІЗ-4ДФ.
7. Не заповнюють підсумковий рядок розділу І уточнюючого (звітного нового) ФІЗ-4ДФ. Відповідне роз'яснення є в категорії 103.25 ЗІР.

Виправлення помилок у додатку ФІЗ-Д5 Податкового розрахунку

Виправити помилки у Додатку ФІЗ-Д5 Податкового розрахунку можна наступним чином:

1. до закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за звітний квартал подається розрахунок та ФІЗ-Д5 з типом «Звітний новий»;
2. після закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за звітний квартал подається розрахунок та ФІЗ-Д5 «Уточнюючий».

Механізм виправлення помилок однаковий для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Додатку ФІЗ-5. Для виправлення даних у Додатку ФІЗ-Д5 слід продублювати помилковий рядок із раніше поданого ФІЗ-Д5 і у графі 19 вказати ознаку «1», у результаті чого такий рядок буде виключено із раніше поданого ФІЗ-Д5. Для включення нового рядка його слід заповнити з правильними даними і у графі 19 вказати ознаку «0».

Виправлення несумових помилок в Додатку ФІЗ-Д1 Податкового розрахунку

До несумових помилок відносяться помилки у персональних даних працівників (реквізити ФІЗ-Д1), таких як:

1. громадянство особи;
2. реєстраційний номер облікової картки платника податків або номері та серії (за наявності) паспорта;
3. код категорії ЗО;
4. кількості календарних днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах, хвороби, відпусток у зв’язку з народженням дитини і без збереження заробітної плати тощо.

Несумові помилки в ФІЗ-Д 1 виправляються так само, як і для Додатків ФІЗ-4ДФ, ФІЗ-Д5, ФІЗ-Д6.

Правило 1. Помилки у реквізитах, що не стосуються сум доходів та / або ЄСВ, виправляються у додатку 1, з типом:

1. «Звітний новий» – подається до закінчення граничного строку подання звіту за поточний звітний період,

або

1. «Уточнюючий» – подається після закінчення граничного строку подання.

Правило 2. Податкові розрахунки, які коригуються заповнюють на підставі інформації з раніше поданих розрахунків і містять інформацію лише у рядках з реквізитами та сумами нарахованого ЄСВ, які уточнюються. Тобто рядки, в яких допущено помилку, повторюються повністю (у тому числі неправильні показники). Замість них в іншому рядку вписуються рядки з правильною інформацією.

Правило 3. Порядок виправлення несумових помилок в ФІЗ-Д1 однаковий як при поданні «нової звітної» форми, так і «уточнюючої» форми. А саме:

1. для виключення одного помилкового рядка з попереднього звіту повторюємо всі графи такого рядка, і в графі 25 ФІЗ-Д1 зазначаємо ознаку «1» – на виключення рядка;
2. для введення правильного або пропущеного рядка потрібно повністю правильно заповнити всі його графи і у графі 25 зазначити ознаку «0» – на введення рядка;
3. якщо необхідно лише додати інформацію, то вводимо тільки рядок з ознакою «0».

Сумові помилки в ФІЗ-Д1 Податкового розрахунку: правила виправлення

До сумових помилок відносяться помилки, що виникли у зв’язку з неправильним відображенням бази нарахування ЄСВ, у т. ч. з неправильним:

1. застосуванням максимальної величини бази стягнення ЄСВ;
2. визначенням ЄСВ-різниць у разі, коли фактична база стягнення ЄСВ нижче за МЗП;
3. застосуванням неправильного розміру ставок ЄСВ.

Якщо в ФІЗ-Д1 є сумова помилка, то перш ніж її виправляти слід з’ясувати, коли саме виправляється така помилка: до граничного терміну подання звітності чи після. Річ у тім, що сумові помилки в ФІЗ-Д1 виправляються за різними правилами залежно від періоду коригування.

Якщо виправляємо сумову помилку у звіті з типом «Звітний новий», то діємо так само, як і при виправленні несумових помилок – через ознаки «1» та «0» в графі 25.

Якщо ж, необхідно виправити сумові помилки після завершення звітного періоду, то виправляємо через тип нарахування (КТН) «2» або «3» в графі 9 ФІЗ-Д1. Причому слід мати на увазі, що:

1. КТН «2» застосовується у разі самостійного донарахування суми ЄСВ за минулі періоди;
2. КТН «3» застосовується у разі самостійного зменшення суми ЄСВ за минулі періоди або виключення суми нарахувань, які помилково внесли у минулих звітних періодах;
3. при виправленні сумових помилок з використанням кодів типів нарахувань 2 та 3 ознака «0» чи ознака «1» не застосовуються, і графа 25 «Ознака (0,1)» Додатку 1 не заповнюється;
4. при виправленні помилок за допомогою КТН 3 суму ЄСВ не потрібно показувати з мінусом;
5. за допомогою КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в ФІЗ-Д1 Д1, а також додати / видалити рядки без сумових показників, які були пропущені / зайво зазначені в раніше поданому ФІЗ-Д1;
6. виправити сумові помилки із типом нарахування «2» або «3» можна як за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку (він міститиме безпосередньо сам Розрахунок та Додаток ФІЗ-Д1 до нього з коригуючими рядками), так в ФІЗ-Д1 Розрахунку за поточний звітний період з типом «Звітний» (коригування показуємо в окремому рядку).

Якщо виправляються сумові помилки за минулий звітний період, то відкориговані сумові показники щодо ЄСВ необхідно перенести до розд. І табличної частини Податкового розрахунку, а саме:

1. до граф 4, 4.1 – якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ;
2. до граф 6, 6.1 – якщо зменшили зайво нарахований ЄСВ.

Зверніть увагу! Якщо помилково визначено у минулих звітних періодах додаткову базу нарахування ЄСВ або завищено її розмір, то таку суму додаткової бази слід уносити до графи 18, суму зайво нарахованого ЄСВ – до графи 20. У графі 09 слід зазначити КТН «3». Адже не допускається внесення від’ємних значень з КТН «13» за минулі періоди!

Якщо в ФІЗ-Д1 Податкового розрахунку за минулий звітний період допущено помилку і в сумах, і в реквізитах, то для виправлення помилок необхідно формувати окремо два Податкові розрахунки з типом «Уточнюючий» за один звітний період, а саме:

1. перший формуємо і подаємо для виправлення помилок в реквізитах (несумові помилки) з використанням ознаки «0» (якщо рядок потрібно ввести) чи ознаки «1» (якщо рядок потрібно виключити);
2. другий – для виправлення помилок у сумових показниках з використанням типів нарахувань 2 та 3.
3. Увага! Сумові помилки виправляємо в другу чергу і при заповненні коригуючих рядків слід враховувати, що несумові помилки мають бути вже виправлені

Як виправити помилку, якщо працівника помилково не показали в додатку ФІЗ-Д1

Якщо у минулих звітних періодах не відобразили дані, тобто роботодавець забув зазначити відомості, що стосуються однієї або декількох осіб, або ж занизив їх (разом з тим в бухобліку база нарахування та ЄСВ зазначена правильно), то в ФІЗ-Д1 з типом «Уточнюючий» виправлення провадиться через застосування коду типу нарахувань «2».

Також цей код типу нарахувань застосовується й тоді, коли в працівника не було доходів. Наприклад, працівник знаходився у відпустці без збереження зарплати і його не відобразили в ФІЗ-Д1. Здавалось би, що помилка несумова, та в уточнюючому ФІЗ-Д1 цього працівника «додаємо» з кодом типу нарахувань «2». Це прямо передбачено Порядком №4:

Висновки

1. Коригування помилок в ФІЗ-Д5, ФІЗ-4ДФ та ФІЗ-Д6 відбувається за через ознаки «1» та «0», а саме «виключення-включення рядка».
2. Несумові помилки в ФІЗ-Д1 виправляють через ознаки «1/0» в графі 25.
3. Якщо сумову помилку в Додатку ФІЗ-Д1 виправляють до граничного строку подання звіту, то її коригують через ознаки «1/0» в графі 25.
4. Виправлення сумової помилки після закінчення граничного терміну здійснюється через тип нарахування «2» та «3» в графі 9.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7eminar

Читайте більше:

Квартальний Податковий розрахунок за наказом Мінфіну №243: подання та заповнення ФОПами

Місячний Податковий розрахунок за наказом Мінфіну №243: подання та заповнення юрособами за липень 2026