
Експерт
Консалтингова компанія White ConsultingWhite Consulting Group – команда податкових менеджерів і бухгалтерів-практиків
В статті розглянуто проблемне питання кваліфікації поїздок працівників до відокремлених структурних підрозділів підприємства як службових відряджень. Основна увага приділена особливостям виплати добових у разі проживання працівників у власних кемпінгах підприємства, де відсутні сторонні підтвердні документи (готельні чеки). Автор надає детальний алгоритм документального оформлення, який допоможе уникнути донарахувань ПДФО та ВЗ, а також захистити господарський зв’язок поїздок під час податкової перевірки

Підприємство направляє працівників у відрядження на свої підрозділи, які знаходяться в одній області, але в різних районах. Проживатимуть в пересувних кемпінгах, будівельних будиночках, які є на балансі підприємства. В зв’язку із цим немає підтвердження де ночували працівники. Чи може це рахуватись відрядженням? Чи є ризик зняття витрат в частині добових?
Відповідь:
Поїздки працівників до структурних підрозділів вважатимуться відрядженням за виконання певних умов. Податкові ризики можливі, задля їх мінімізації доцільно подбати про документальне оформлення внутрішніх документів про відрядження.
Щодо кваліфікації поїздок працівників як відрядження
Службове відрядження – поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи й організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства) (п. 1 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі – Інструкція про відрядження).
У випадках, коли філії, дільниці й інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи слід вважати той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом) (п. 2 р. І Інструкції про відрядження).
Вказаний нормативний акт не поширюється на госпрозрахункові підприємства, однак може використовуватися ними як довідковий (допоміжний) документ під час розробки власних положень про відрядження.
Таким чином, поїздки працівників в різні райони області вважаються відрядженням, якщо виконуються наступні умови:
Якщо ці умови не виконуються, поїздки працівників не будуть визнані податковим органом як відрядження. Відповідно, є ризик для нарахування ПДФО та ВЗ на суму виплачених таким працівникам добових.
Щодо податкових ризиків в частині витрат на відрядження
Якщо поїзда працівника є відрядженням, роботодавець зобов’язаний виплатити йому добові, незалежно від наявності підтвердних документів. Адже така гарантія прямо передбачена ст. 121 КЗпП. Ризики щодо виплачених добових варто розглядати в двох аспектах: обкладення суми добових ПДФО та ВЗ та зв’язок витрат на відрядження з господарською діяльністю підприємства.
Податковим кодексом України (далі – ПКУ) передбачено окремі підходи щодо обкладення ПДФО та ВЗ різних витрат на відрядження:
Наразі податковий орган в роз’ясненнях погоджується з тим, що сума добових визначається на підставі наказу про відрядження та не потребує окремого підтвердження.
Про це йдеться, зокрема, в ІПК ДПСУ від 13.08.2025 № 4346/ІПК/99-00-24-03-03:
Ситуація 1: працівник Підприємства направляється у відрядження на два дні. Витрати на проїзд та проживання відсутні.
…
при направленні працівника юридичної особи у відрядження, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, а отже у межах сум, визначених пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу.
Одночасно слід зазначити, що зазначена позиція погоджена з Міністерством фінансів України як головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію єдиної державної податкової політики.
Аналогічний висновок містить ІПК ДПСУ від 18.10.2024 №4899/ІПК/99-00-24-03-03.
Разом з тим зустрічаються роз’яснення, в яких ДПСУ говорить про необхідність документального підтвердження відрядження відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ.
ІПК ДПСУ від 16.10.2025 №5521/ІПК/99-00-24-03-03, від 04.07.2025 №3634/ІПК/99-00-24-03-03:
При направленні працівника юридичної особи у відрядження, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, а отже у межах сум, визначених пп. «а» пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу і обов’язку щодо складання та подання Звіту не виникає за умови дотримання інших вимог, визначених пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
При цьому, практика перевірок свідчить, що в переважній більшості випадків податковий орган бажає бачити авансовий звіт, складений відрядженим працівником, а також цікавиться документами, які здатні підтвердити зв’язок відрядження з господарською діяльністю Підприємства.
З огляду на це з метою мінімізації податкових ризиків рекомендуємо в даній ситуації такий алгоритм оформлення документів:
Також зауважимо, що можливість документально підтвердити факт відрядження службовою запискою доцільно передбачити у Положенні про відрядження.
Читайте більше:
ТОП-7 важливих моментів при виплаті добових на відрядження
Виявили невиплату добових за відрядження звільненим працівникам: як виправити помилку
Перетворення приватного підприємства на ТОВ не означає автоматичного анулювання його реєстрації платником ПДВ. Правонаступник має пройти перереєстрацію за формою №1-ПДВ, при цьому дата реєстрації та індивідуальний податковий номер не змінюються. Також у разі дотримання процедури перереєстрації не виникає обов’язку нараховувати ПДВ за правилами п. 184.7 ПКУ, а електронний рахунок і показники СЕА ПДВ продовжують діяти. Окремі правила передбачені для перенесення від’ємного значення ПДВ до правонаступника через додаток Д2 до декларації

Батько подає деку на податкову знижку. Які документи потрібно додати до декларації? Чи можна додати квитанцію про сплату за навчання мамою? Усі квитанції про оплату (їх 7 шт.) є на батька, у 2025 році одна на маму, а договір підписаний з батьком

Положення НБУ №148 встановлює граничні суми розрахунків готівкою, однак передбачає низку винятків. Обмеження не поширюються, зокрема, на розрахунки суб’єктів господарювання з бюджетами та державними цільовими фондами, добровільні пожертвування і благодійну допомогу, використання готівки на відрядження та виплати, пов’язані з оплатою праці. Окремий виняток передбачений для готівкових коштів із фондів, створених на виконання законодавства про НАБУ, БЕБ та ДБР

ФОП має два рахунки: один у банку, другий – у NovaPay для отримання післяплати. Чи вважаються кошти, що надходять на обидва рахунки, доходом ФОП та чи потрібно сумувати ці надходження при заповненні декларації платника єдиного податку?

Лікарняні, декретні та інші страхові виплати можуть чекати на новий порядок. Пенсійний фонд підготував проєкт постанови, яким пропонує затвердити Порядок призначення та здійснення страхових виплат для окремих категорій застрахованих осіб. Важливо вже зараз розібратися: кого саме стосуватиметься новий порядок, у яких випадках виплати призначатиме Пенсійний фонд, які документи знадобляться та що зміниться для роботодавця, якщо підприємство ліквідовується або працівник втрачає можливість отримати виплату у звичайному порядку. Розбираємо проєкт нового Порядку та дивимося, що він змінює для бухгалтера, роботодавця і застрахованої особи

Фізичні особи – підприємці першої або другої групи, які зареєстровані на територіях бойових дій або тимчасово окупованих РФ, можуть не сплачувати військовий збір. Контролюючий орган автоматично скасовує нарахування в інтегрованій картці платника (ІКП) після граничного терміну сплати

Уряд розширив програму страхування воєнних ризиків для бізнесу та спростив механізм отримання компенсацій. До територій підвищеного ризику включено Київ і Київську область, тому підприємства в цих регіонах можуть претендувати на часткову компенсацію вартості пошкодженого або знищеного майна, а також страхових премій за договорами страхування від воєнних ризиків. Підтримка охоплює збитки, спричинені безпосереднім або опосередкованим впливом ракет, дронів, авіабомб, артилерії, уламків, а також пожежами, вибухами й ударною хвилею внаслідок бойових дій

Керівник підприємства може нести адміністративну відповідальність за неподання до ТЦК інформації про транспортні засоби та техніку, навіть якщо фактично цю звітність готує або подає інший працівник. У справі №161/8465/26 суд звернув увагу, що така інформація має подаватися керівниками підприємств двічі на рік – до 20 червня та 20 грудня. Посилання керівниці на перебування у відпустці суд не прийняв, оскільки керівниця товариства вона мала проконтролювати подання регулярної звітності

В Україні стартував прийом заявок на отримання фінансової допомоги для малого та середнього бізнесу в межах програми BLOOM. Підприємці можуть залучити від 17 000 до 30 000 доларів США на розвиток бізнесу, придбання обладнання та створення або збереження робочих місць. Подати заявку можуть ФОП і юридичні особи з 11 областей України до 30 вересня 2026 року

ФОП на третій групі єдиного податку може використовувати банківські метали у господарській діяльності як сировину для виробництва ювелірних виробів за умови дотримання вимог Податкового кодексу. Водночас законодавство про спрощену систему не містить прямої заборони на придбання єдинником банківських металів. Окреме питання виникає щодо способу оплати: чи можна придбати метали безпосередньо з підприємницького рахунку, чи кошти спочатку потрібно переказати на рахунок для власних потреб. Для остаточного визначення правомірності такої операції потрібне окреме роз’яснення НБУ з урахуванням правил використання рахунків ФОП

Під час заповнення Таблиці даних платника ПДВ важливо правильно розмежувати інформацію про придбання та постачання. В одному рядку Таблиці одночасно заповнювати графи щодо придбання (отримання) та постачання (виготовлення) не допускається

ФОП виплатив зарплату за липень місяць 05 серпня, виплатив аванс 20 серпня і виплатив зарплату 05 вересня. Всі податки сплатив 15 вересня 2026 року. Суми несплачених податків такі: липень ПДФО – 544,79, ВЗ 151,33, ЄСВ – 665,86, серпень ПДФО – 2610,00, ВЗ – 725,00, ЄСВ – 3190,00. Які штрафні санкції і яка пеня буде за таки порушення? Чи є у цього порушення термін давності?

Реєстрація РРО передбачає не лише подання заяви за формою №1-РРО, а й правильне зазначення даних про господарську одиницю, де використовуватиметься касова техніка. Перед поданням заяви потрібно переконатися, що відповідний об’єкт уже відображений у формі №20-ОПП. Особливу увагу слід приділити ідентифікатору об’єкта оподаткування: він має збігатися у формах №1-РРО та №20-ОПП

Україна має адаптувати правила реєстрації платників ПДВ до вимог Європейського Союзу, що може вплинути і на оподаткування ФОП. За словами заступниці міністра фінансів Світлани Воробей, для обов’язкової реєстрації пропонується встановити поріг на рівні 85 тис. євро в еквіваленті, а не 1 млн грн. Водночас конкретний механізм визначення порогу ще має бути закріплений у законодавстві
