Інвентаризація резерву відпусток

Резерв відпусток: мета, хто створює, алгоритм створення та використання

Національним положенням (стандартом) бухобліку 11 «Зобов'язання», затвердженим наказом Мінфіну від 31.01.2000 № 20, визначено види забезпечень та порядок їх формування. Створення забезпечення здійснюється для рівномірного розподілу витрат на оплату щорічних відпусток працівників протягом року, які перебувають із підприємством у трудових відносинах.

Ст. 2 КЗпП визначено, що працівники, трудові відносини яких оформлено трудовим договором із роботодавцем, мають право на щорічні оплачувані відпустки. Отже, у разі коли працівник бажає реалізувати своє право на відпустку, у підприємства виникає зобов'язання виплатити працівнику відпускні не пізніше ніж до початку такої відпустки.

П. 12 НП(С)БО №11 передбачено обов’язок створення забезпечення для відшкодування наступних (майбутніх) операційних витрат, зокрема на виплату відпусток працівникам.

Створювати резерв відпусток зобов’язані всі юрособи. Резерв можуть не створювати (пп. 2 п. 2 розд. І НП(С)БО 25):

1. непідприємницькі товариства;
2. мікропідприємства – юридичні особи, визнані такими відповідно до Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік);
3. ФОПи (оскільки вони не ведуть бухгалтерський облік за Законом про бухоблік і дія НП(С)БО на них не поширюється).

Резерв відпусток створюють для таких відпусток:

1. щорічної основної;
2. щорічної додаткової;
3. працівникам, що мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи.

Сума забезпечення на виплату відпусток (ЗВ) визначається щомісяця за такою формулою: ЗВ = ЗП × КЗ × КЄСВ, де

1. ЗП – фактично нарахована зарплата у відповідному місяці;
2. КЗ – коефіцієнт резервування;
3. КЄСВ – коефіцієнт ЄСВ.

В свою чергу коефіцієнту резервування слід визначати один раз на рік за такою формулою: КЗ = Вп : ФОПп, де:

1. Вп – річна планова сума на оплату відпусток, виходячи з графіку відпусток;
2. ФОПп – загальний плановий фонд оплати праці (з/без урахування відпускних і компенсації за невикористану відпустку), виходячи зі штатного розпису, фінплану тощо.

Коефіцієнт ЄСВ також визначають один раз на рік. І він складає 1,22 для працівників, до зарплати яких застосовується ставка ЄСВ 22%, та 1,0841 – для працівників, яким встановлено групу інвалідності та застосовується пільгова ставка ЄСВ 8,41%.

Для бухобліку забезпечення виплат відпусток Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291 передбачає окремий субрахунок 471 «Забезпечення виплат відпусток».

При використанні резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а також ЄСВ від цих сум) роблять проводки:

1. Дт 471 – Кт 661 «Розрахунки за заробітною платою» – на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку в межах резерву;
2. Дт 471– Кт 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування» — на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ у межах резерву.

Інвентаризація відпускного резерву: хто проводить та на яку дату

Залишок забезпечення переглядається на кожну дату балансу та, у разі потреби, коригується (збільшується або зменшується). У разі відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов'язань сума такого забезпечення підлягає сторнуванню (п. 17 НП(С)БО 11).

Відповідно до п. 10 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879 (далі – Положення №879) інвентаризація зобов’язань у частині невикористаних забезпечень проводиться в період двох місяців до дати балансу, тобто в період з 1 листопада по 31 грудня. Але залишок резерву відпусток має бути визначений станом на кінець звітного року (п.п. 8.2 розд. ІІІ Положення №879)

Залишок резерву: як визначити

Відповідно до п.п. 8.2 розд. ІІІ Положення №879, залишок забезпечення на оплату відпусток станом на кінець звітного року (включаючи відрахування ЄСВ з цих сум) розраховують виходячи з:

1. кількості днів не використаних працівниками підприємства щорічних та соцвідпусток та
2. середньоденної зарплати.

При цьому середньоденну зарплату визначають відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100) з фактичних даних. Тобто по кожному працівнику визначають суму відпускних за невикористані дні щорічних та соцвідпусток станом на 31 грудня.

Для визначення залишку резерву радимо керуватись таким алгоритмом.

Крок 1. Визначаємо кількість невикористаних днів щорічних відпусток та соцвідпусток працівникам, які мають дітей станом на 31 грудня. Враховуємо невикористані дні за усі роки, а не тільки за поточний календарний рік. Зверніть увагу, що щорічні відпустки надають за відпрацьований робочий рік, відлік якого починається з дати прийняття на роботу (ст. 6 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»), а соцвідпустки на дітей надаються за календарний рік. Проте визначаючи невикористані дні орієнтуйтесь саме на 31 грудня.

Крок 2. Визначаємо середньоденну зарплату по кожному працівнику, в якого станом на 31 грудня є невикористані дні відпустки. При цьому середньоденну оплату праці розраховують так само, як і для обчислення суми відпускних згідно з Порядком №100. Для кожного працівника визначаємо «свій» розрахунковий період. В загальному випадку – останні 12 місяці (для резерву станом на 31.12.2024 розрахунковим періодом буде січень-грудень 2024 року)

Крок 3. Визначаємо суму резерву станом на 31 грудня. Для цього кількість днів не використаних кожним працівником відпусток (крок 1) множимо на середньоденну зарплату (крок 2), а також на коефіцієнт ЄСВ (1,22 або 1,0841). Підсумовуємо отримані показники по кожному працівнику і визначаємо загальну суму резерву станом на 31 грудня.

Крок 4. Порівнюємо суму залишку резерву відпусток, визначеного за даними інвентаризації, з даними бухобліку (величиною залишку, яка є на рахунку 471) і відображаємо результати інвентаризації в обліку.

Приклад. Працівник А (без інвалідності, тривалість щорічної основної відпустки 24 календарні дні), прийнятий на роботу 15.08.2023, використав в 2024 році 14 днів щорічної відпустки. Працівник Б (встановлено інвалідність, застосовується пільгова ставка ЄСВ 8,41%), прийнятий на роботу 17.04.2024 тривалість щорічної основної відпустки 24 календарні дні), відпустку не використовував. Для спрощення розрахунків наведемо дані тільки по двом працівникам, які працюють у відділі збуту (рахунок витрат 93).

Визначимо кількість невикористаних днів відпустки станом на 31.12.2024.

Загального нормативно-правового акта або формули, які би визначали порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, немає. Але Мінекономіки листі від 26.02.2024 №4707-05/14491-09 рекомендують використовувати механізм нарахування оплати за дні відпустки, закладеним у Порядку №100, тобто, прив’язку розрахунку днів відпустки робити до календарних днів робочого року, в якому працював працівник. Тривалість щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу можна розрахувати наступним чином.

Крок 1. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за робочий рік пам’ятаємо, що на період дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються.

Крок 2. Визначаємо календарні дні стажу за робочий рік або відповідний період.

Крок 3. Перемножуємо отримані показники і з урахуванням математичних правил округлення визначаємо кількість днів щорічної відпустки.

За наведеним прикладом працівник А за робочий рік 15.08.2023-14.08.2024 використав 14 днів щорічної основної відпустки. Залишок – 10 днів (24 – 14).

За наступний період з 15.08.2024 по 31.12.2024 невикористані дні відпустки визначаємо за формулою: 24 : (365-7) х 139=9, 31= 9 календарних днів, де:

1. 365 – кількість календарних днів за повний робочий рік з 15.08.2024 по 14.08.2025,
2. 7 – святкові дні, які приходяться на робочий рік 15.08.2024-14.08.2025, адже воєнний стан станом на 31.12.2024 буде продовжено до 08.02.2025;
3. 139 – календарні дні роботи, які дають право на дні щорічної основної відпустки, за період з 15.08.2024 по 31.12.2024 включно.

Отже, по працівнику А станом на 31.12.2024 маємо 19 невикористаних календарних днів щорічної відпустки (10+9).

Аналогічні розрахунки будуть по працівнику Б. За період 17.04.2024 по 31.12.2024 у працівника є 17 невикористаних днів щорічної основної відпустки. Їх визначили таким чином: 24 : (365 – 1) х 259 = 17,08 = 17 к.дн., де:

1. 365 – кількість календарних днів за повний робочий рік з 17.04.2024 по 16.04.2025,
2. 1 – святковий день (08.03.2025), який приходиться на такий робочий рік,
3. 259 – календарні дні роботи, які дають право на дні щорічної основної відпустки, за період з 17.04.2024 по 31.12.2024 включно.

Далі по кожному працівнику визначимо середню зарплату як для звичайної відпустки.

Тобто для працівника А розрахунковим періодом буде січень-грудень 2024, для працівника Б – травень – грудень 2024 року.

Розрахунок середньої зарплати наведено в таблиці.

Далі визначимо суму забезпечення на 31.12.2024.

По працівнику А: 19 к.дн х 393,44 грн х 1,22 = 9119,94 грн; по працівнику Б: 17 к.дн. х 359,18 грн х 1,0841 = 6619,58 грн., де

1. 19 та 17 днів – кількість невикористаних днів відпустки на дату балансу,
2. 393,44 та 359,18 – фактична середня зарплата по кодному працівнику,
3. 1,22 та 1,0841 – коефіцієнт, який збільшує резерв відпусток на суму ЄСВ. Для звичайних працівників такий коефіцієнт становить 1,22, а для працівників з інвалідністю – 1,0841.

Всього сума забезпечення станом на дату балансу 31.12.2024 має становити: 9119,94 + 6619,58 = 15739,52 грн.

Що робити із недостачею чи залишками резерву при інвентаризації

Після того як визначили суму забезпечення на 31.12.2024, потрібно порівняти суму залишку резерву відпусток, визначеного за даними інвентаризації, з даними бухобліку (величиною залишку, яка є на рахунку 471).

Якщо сума резерву, відображена у бухобліку, перевищує розрахований за результатами інвентаризації показник, необхідно зменшити раніше нараховану суму. Роблять це проводкою Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471 (методом «червоне сторно») або прямою кореспонденцією рахунків Дт 471 – Кт 719.

Якщо ж за даними інвентаризації виявилось, що створеного раніше забезпечення недостатньо, проводять його донарахування: Дт 23, 91, 92, 93, 94 – Кт 471 (залежно від виду забезпечення).

Результати інвентаризації забезпечень відпускного резерву можна відобразити в Акті інвентаризації забезпечень майбутніх витрат і платежів. Форма такого акта не встановлена. Її можна розробити самостійно із дотриманням вимог Положення № 879.

Припустимо, що за умовами наведеного прикладу залишок резерву за даними бухобліку (залишки по рахунку) 471 за персоналом відділу збуту склав 10000 грн.

Порівняємо суми залишку резерву за даними бухобліку (10000 грн) з даними інвентаризації (15739,52 грн). За результатами інвентаризації підлягає донарахуванню 5739,52 грн (15739,52-10000). За підсумками інвентаризації робимо таке проведення:

1. Дт 93 – Кт 471 – 5739,52 грн.

В результаті проведених розрахунків станом на 31.12.2024 на рахунку 471 будемо мати суму резерву відпускних 15739,52 грн.

Висновки

1. Підприємства, які створюють резерв відпусток станом на 31 грудня мають провести його інвентаризацію
2. Залишок забезпечення на оплату відпусток станом на кінець звітного року розраховують виходячи з кількості невикористаних працівниками днів щорічних та соцвідпусток, середньоденної зарплати, включаючи відрахування ЄСВ з цих сум
3. Якщо залишок відпускного резерву виявився більше, ніж сальдо за кредитом субрахунку 471, донарахуйте резерв на різницю.
4. Якщо сума резерву, відображена у бухобліку, перевищує розрахований за результатами інвентаризації показник, необхідно зменшити раніше нараховану суму резерву

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Відео на тему:

Інвентаризація відпусток та резерв 2025: алгоритм розрахунку, коефіцієнт резервування, облік

Резерв відпусток на звітну дату: від створення до інвентаризації