
- Підстави для повідомлення
- Алгоритм дій: крок за кроком до безпечного найму
- Яка відповідальність за неподання повідомлення
- Висновки
Підстави для повідомлення
Базовою правовою нормою, яка регулює питання допуску до роботи, є ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП), де вказано, що працівник не може бути допущений до виконання обов'язків без укладення трудового договору, оформленого наказом, та обов'язкового повідомлення податкової служби. Тобто КЗпП вимагає, щоб податкова дізналася про нового працівника раніше, ніж він фактично почне працювати. Це головний запобіжник проти «нелегальної» праці.
Порядок та форму повідомлення до ДПС визначено Постановою Кабміну від 17.06.2015 №413. Назва форми: Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту).
Алгоритм дій: крок за кроком до безпечного найму
Щоб процедура прийняття була бездоганною, дотримуйтесь такої послідовності:
Крок 1. Оформлення наказу. На підставі заяви працівника видається наказ про прийняття на роботу. Дата видання наказу та дата виходу на роботу – це різні речі. Наказ як правило видається заздалегідь до виходу працівника на роботу.
Крок 2. Подання повідомлення до ДПС. Це потрібно зробити після видання наказу, але до моменту, коли працівник приступить до роботи. Оптимально – за день до виходу працівника на роботу.
Слід врахувати, що помилки у заповненні реквізитів, зокрема персональних даних або категорії працівника, можуть призвести до неприйняття звіту або некоректного відображення даних у реєстрах.
Крок 3. Фактичний допуск до роботи. Працівник приступає до виконання обов'язків у дату, вказану в наказі, і після повідомлення податкової.
Розглянемо практичні ситуації.
Ситуація 1. Подання повідомлення «день у день»
Наказ про прийняття працівника на роботу прийнято за день до фактичного виходу працівника на роботу. В цей день інспектор з кадрів не встиг подати повідомлення при прийняття працівника на роботу, тому зробив це на наступний день, тобто в перший день роботи нового працівника.
Якщо працівник почав роботу о 9:00, а повідомлення відправлено о 10:00 – це вже ризикована ситуація. Безпечніше подавати повідомлення хоча б за день до виходу на роботу.
Ба більше, доцільно подавати повідомлення в електронній формі саме через Електронний кабінет платника податків. Ідентифікатор форми – J/F3001005. Це фіксує точний час подання, що є найкращим доказом для захисту від штрафів.
Ситуація 2. Прийняття директора
Прийнято на роботу нового директора. Відомості про призначення директора внесені до Єдиного державного реєстру. Окрім того, до ДПІ надіслано про прийняття на роботу директора.
У цій ситуації повідомлення не потрібно надсилати. Податкова отримує дані про керівника автоматично з Єдиного державного реєстру. Подання «зайвого» повідомлення не є порушенням, але законодавство цього не вимагає.
Ситуація 3. Зовнішній чи внутрішній сумісник
На роботу приймається фахівець, який вже має основне місце роботи на іншому підприємстві. З іншим працівником (який має вже має основне місце роботи на даному підприємстві), укладено новий трудовий договір на умовах внутрішнього сумісництва. Повідомлення про прийняття на роботу надіслано лише стосовно зовнішнього сумісника.
Для сумісників (як внутрішніх, так і зовнішніх) процедура повідомлення ДПС є обов’язковою на загальних підставах. У формі повідомлення вказується категорія особи 2 – працівники за сумісництвом. Тобто у повідомленні слід було вказати всіх сумісників – як зовнішнього, так і внутрішнього.
Однак якщо йдеться про прийняття на роботу директора на умовах сумісництва, то повідомлення подавати не потрібно, адже йдеться відомості щодо керівників фіксуються через ЄДР.
Ситуація 4. З основного місця роботи на сумісництво
Працівник підприємства має намір працевлаштуватися на іншому підприємстві за основним місцем роботи, а на даному підприємстві працювати за сумісництвом на тій же посаді.
Якщо працівник підприємства хоче працювати за сумісництвом, а основне місце роботи мати на іншому підприємстві, то таку зміну оформлюють через звільнення і нове прийняття, оскільки законодавство про працю не містить механізмів переведення працівників з основного місця роботи на роботу за сумісництвом та навпаки. Це підтверджує лист Мінекономіки від 24.06.2024 №4701-05/45070-09:
Тож у цій ситуації потрібно оформити наказ про звільнення працівника з основного місця роботи (за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) або за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП) і наказ про прийняття працівника на умовах сумісництва.
Це означає, що у підприємства виникає новий обов’язок щодо подання повідомлення про прийняття працівника на роботу.
Ситуація 5. Цивільно-правовий договір
Підприємство залучає фізособу для разового виконання робіт (наприклад, ремонт кабінету). Повідомлення про прийняття на роботу не надіслано.
Вірно. Оскільки ЦПД – це не трудові відносини, повідомлення про прийняття працівника на роботу подавати не потрібно. Інформація про таку особу відобразиться у додатку Д5 Податкового розрахунку.
Ситуація 6. Відсутність «Квитанції №2»
Бухгалтер відправив повідомлення через Електронний кабінет платника податків, але не перевірив, чи надійшла друга квитанція.
Факт відправки повідомлення – це не факт його прийняття. Тільки друга квитанція підтверджує, що дані успішно завантажені до Реєстру застрахованих осіб.
Переглянути квитанції щодо приймання та обробки повідомлення можливо у вкладці «Квитанції» режиму «Вхідні документи» меню «Вхідні/вихідні документи» приватної частини Електронного кабінету.
Яка відповідальність за неподання повідомлення
Іноді інспектори Держпраці вважають, що якщо роботодавець не подав повідомлення про прийняття працівника на роботу, то це означає фактичний допуск до роботи без оформлення трудового договору. У такому разі можуть накласти штраф – 10 мінімальних зарплат (з 1 січня 2025 року – 80 000 грн).
Водночас суди мають іншу позицію – відсутність повідомлення не означає, що трудовий договір не укладено, адже його чинність не залежить від подання такого повідомлення. Про це вказано у постанові Сьомого апеляційного адмінсуду від 22.11.2022 у справі №240/41295/21.
Тому більш обґрунтованим є підхід, за яким за неповідомлення застосовується менший штраф – як за інші порушення трудового законодавства, тобто 1 мінімальна зарплата (з 2026 року – 8 647 грн).
Висновки
- Подання повідомлення до ДПС – обов’язкова умова допуску працівника до роботи: його потрібно подати після наказу, але до фактичного початку роботи, інакше виникають ризики штрафів.
- Найпоширеніші помилки – несвоєчасне подання, ігнорування сумісників, неправильне заповнення даних та відсутність контролю за квитанцією №2, яка підтверджує прийняття повідомлення.
- У нестандартних ситуаціях (директор, зміна основного місця роботи на сумісництво, ЦПД) діють спеціальні правила: іноді повідомлення не подається або, навпаки, виникає повторний обов’язок його подання.
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Прийняття на роботу: порядок та зразки документів
Повідомлення про прийняття на роботу
Держпраці: що роботодавець зобов’язаний повідомити працівнику до початку роботи
Працівник передумав працювати: зразок «скасовуючого» повідомлення до податкової
Нове повідомлення про прийняття / звільнення до ДПС: коментар експерта
Хто подає до ДПС повідомлення про прийняття працівника: кадровик чи бухгалтер
Забули подати повідомлення про прийняття працівника: штрафи та рекомендації
Мінікурс на тему:
Нову форму повідомлення про прийняття працівника подаємо з 1 травня!




















