Зберігання електронних звітів: що потрібно знати платникам податків

Чи зобов’язані підприємства і ФОПи зберігати файли звітів на електронних носіях? Чи потрібно завантажувати їх на диск або флешку у форматі XML? Адже вони доступні у Медку та електронному кабінеті, і за будь-який період можна переглянути. Чи я неправильно розумію цю вимогу?

7

1468


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Якщо підприємство або ФОП формує документи в електронній формі, зокрема звітність, і надсилає їх до контролюючих органів, це є частиною електронного документообігу.


Відповідно до статті 49.3 Податкового кодексу України звітність може подаватися засобами електронного зв’язку, дотримуючись вимог законів України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) та від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон №2155).


Згідно із Законом №851:

оригіналом електронного документа є його електронний примірник з обов’язковими реквізитами, включаючи електронний підпис. Документи в електронному вигляді мають зберігатися на електронних носіях інформації таким чином, щоб можна було перевірити їх цілісність, відновити у початковому форматі та підтвердити дату і час їх створення.

Роздруківка на папері не є оригіналом електронного документа, що підтверджено позицією ДПСУ в ЗІР, категорія 135.03.


Оригінали електронних документів повинні зберігатися в електронному вигляді.


Основні правила зберігання електронних документів:


  1. Документи зберігаються на електронних носіях (диски, флешки, сервери тощо) у такому виді, щоб в будь-який момент Ви могли відтворити цей електронний документ в тому ж форматі, в якому він був створений з підписом особи, що його склала, а також інформацією про дату та час його відправлення.
  2. Якщо один електронний носій не може забезпечити зберігання електронного документу протягом необхідного строку зберігання, Ви маєте забезпечити його періодичне копіювання на інші носії (наприклад, строк використання флешки 2 роки, а зберігати певні документи в електронному виді треба не менше 5 років). І тільки якщо неможливо з якихось причин виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері.
  3. Якщо платник податків не може самостійно забезпечити зберігання електронних документів, таку послугу йому можуть надати інші суб'єкти господарювання, які надають електронні довірчі послуги відповідно до ст. 17 Закону №2155.


Рекомендуємо також перевірити умови договору з постачальниками послуг електронного документообігу, такими як Медок, щодо збереження архіву документів у разі припинення співпраці.


Детальніше про зберігання електронних документів можна дізнатися у роз’ясненнях ДПСУ.



Джерело: 7еminar


Читайте більше:


Паперові vs електронні документи: чи відрізняються терміни зберігання

Електронний документообіг: чи може новий директор підписувати акти старого


Сервіс для бухгалтера:


Положення про електронний документообіг

7

1468

2

7

4

5735

Оновлено
Топ-Новина
ПДВ
05.05.2026

Законопроєкт про онлайн-доходи (№15111-д) – ВРУ прийняла за основу, посилки (№15112) – розглянуть 12 – 13 травня

30 березня, Кабінет Міністрів схвалив пакет і вніс до ВРУ із трьох законопроєктів (№15110, №15111, №15112), які змінюють правила оподаткування в Україні. Вони впроваджують міжнародний автоматичний обмін інформацією про доходи через цифрові платформи, встановлюють нові правила оподаткування електронної торгівлі та міжнародних посилок, а також продовжують сплату військового збору у чинних розмірах на період післявоєнного відновлення. Зміни набудуть чинності з 1 січня 2027 року і покликані гармонізувати українське законодавство з міжнародними стандартами, спростити адміністрування податків та забезпечити прозорість надходжень до бюджету. Вже 7 квітня ВРУ прийняла законопроєкт №15110 щодо військового збору, та було схвалено №15111-д, а останній буде розглянуто вже 12 – 13 травня

основне зображення для Законопроєкт про онлайн-доходи (№15111-д) – ВРУ прийняла за основу, посилки (№15112) – розглянуть 12 – 13 травня
16

6552

4

1742

2

13

3

4167

2

9

2

254

3

3979

2

13

5

691

2

18

26

123685

2

125

1

1618

2

2766

3

32

2

26

2

41

10

16276