👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Якщо підприємство або ФОП формує документи в електронній формі, зокрема звітність, і надсилає їх до контролюючих органів, це є частиною електронного документообігу.
Відповідно до статті 49.3 Податкового кодексу України звітність може подаватися засобами електронного зв’язку, дотримуючись вимог законів України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) та від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон №2155).
Згідно із Законом №851:
оригіналом електронного документа є його електронний примірник з обов’язковими реквізитами, включаючи електронний підпис. Документи в електронному вигляді мають зберігатися на електронних носіях інформації таким чином, щоб можна було перевірити їх цілісність, відновити у початковому форматі та підтвердити дату і час їх створення.
Роздруківка на папері не є оригіналом електронного документа, що підтверджено позицією ДПСУ в ЗІР, категорія 135.03.
Оригінали електронних документів повинні зберігатися в електронному вигляді.
Основні правила зберігання електронних документів:
- Документи зберігаються на електронних носіях (диски, флешки, сервери тощо) у такому виді, щоб в будь-який момент Ви могли відтворити цей електронний документ в тому ж форматі, в якому він був створений з підписом особи, що його склала, а також інформацією про дату та час його відправлення.
- Якщо один електронний носій не може забезпечити зберігання електронного документу протягом необхідного строку зберігання, Ви маєте забезпечити його періодичне копіювання на інші носії (наприклад, строк використання флешки 2 роки, а зберігати певні документи в електронному виді треба не менше 5 років). І тільки якщо неможливо з якихось причин виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері.
- Якщо платник податків не може самостійно забезпечити зберігання електронних документів, таку послугу йому можуть надати інші суб'єкти господарювання, які надають електронні довірчі послуги відповідно до ст. 17 Закону №2155.
Рекомендуємо також перевірити умови договору з постачальниками послуг електронного документообігу, такими як Медок, щодо збереження архіву документів у разі припинення співпраці.
Детальніше про зберігання електронних документів можна дізнатися у роз’ясненнях ДПСУ.
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Паперові vs електронні документи: чи відрізняються терміни зберігання
Електронний документообіг: чи може новий директор підписувати акти старого
Сервіс для бухгалтера:
