Свята без ризиків: як легально відкрити ФОП у сфері івентів

Індустрія організації подій стабілізувалась в Україні з початку повномасштабного вторгнення – від приватних аніматорів на дитячі свята до професійних івент-агенцій, що координують масштабні корпоративи та конференції.

Якщо ви вирішили легалізувати свій бізнес у сфері івент-менеджменту, вам потрібно розібратися у нюансах реєстрації ФОП, виборі правильних кодів діяльності та системи оподаткування. У цій статті детально розглянемо всі аспекти відкриття ФОП для організаторів свят, ведучих, аніматорів та івент-агенцій.

Основний КВЕДи для івент-організатора

Перше, з чого слід почати – це визначення основного виду економічної діяльності, який найточніше описує вашу роботу.

93.29 – Організування інших видів відпочинку та розваг

Це базовий та найуніверсальніший код для всіх, хто працює у сфері організації заходів:

1. планування та координація свят (весілля, дні народження, ювілеї, хрестини);
2. організація корпоративних івентів;
3. проведення дитячих свят з аніматорами;
4. координація тематичних вечірок та розважальних подій;
5. організація приватних заходів будь-якого формату.

Додаткові основні КВЕД для івент-бізнесу:

1. 82.30 – Організування конгресів і торговельних виставок. Якщо ви спеціалізуєтеся на бізнес-івентах, конференціях, форумах, виставках, презентаціях продуктів;
2. 79.90 – Надання інших послуг бронювання та пов’язана з цим діяльність. Для координаторів, які займаються бронюванням локацій, кейтерингу, артистів для клієнтів;
3. 90.01 – Театральна та концертна діяльність. Підходить для організаторів концертів, шоу-програм, театральних вистав. Увага: заборонено використовувати для організації гастрольних заходів (це окремий вид діяльності з додатковими вимогами);
4. 90.03 – Індивідуальна мистецька діяльність. Для аніматорів, ведучих, артистів, які виступають особисто та надають творчі послуги;
5. 96.09 – Надання інших індивідуальних послуг, н.в.і.у. Універсальний код для різноманітних персоналізованих послуг у сфері розваг та організації заходів;
6. 93.19 – Інша діяльність у сфері спорту. Якщо організовуєте спортивні івенти, забіги, турніри, змагання.

Розширений пакет КВЕДів для професійного івент-менеджера

Для створення контенту та документування подій:

1. 74.20 – Діяльність у сфері фотографії. Якщо надаєте послуги фотозйомки на заходах або координуєте фотографів;
2. 59.11 – Виробництво кіно- та відеофільмів, телевізійних програм. Для створення професійного відеоконтенту з подій, aftermovie, кліпів для YouTube, TikTok;
3. 59.12 – Компонування кіно- та відеофільмів, телевізійних програм. Якщо займаєтеся монтажем відео з івентів, створюєте онлайн-трансляції заходів.

Для дизайну та оформлення:

1. 74.10 – Спеціалізована діяльність із дизайну. Створення візуальної концепції івентів, дизайн декорацій, флористичні композиції, оформлення локацій;
2. 82.92 – Пакування. Якщо створюєте фірмові подарункові набори, упаковку для гостей, welcome-боксі.

Для промоції та маркетингу:

1. 73.11 – Рекламні агентства. Якщо займаєтеся просуванням подій у соцмережах, створюєте рекламні кампанії;
2. 73.12 – Посередництво в розміщенні реклами в засобах масової інформації. Для організаторів, які розміщують рекламу івентів у медіа;
3. 63.11 – Оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах. Якщо ведете сайт івент-агенції, блог про організацію заходів;
4. 63.12 – Веб-портали. Для складних онлайн-платформ з бронюванням послуг, каталогами івентів.

Для логістики та технічного забезпечення:

1. 49.41 – Вантажний автомобільний транспорт. Якщо організовуєте доставку декорацій, обладнання, реквізиту на локації;
2. 53.20 – Інша поштова та кур’єрська діяльність. Для кур’єрських послуг доставки запрошень, подарунків, матеріалів. Увага: заборонено надавати класичні поштові послуги, дозволена тільки кур’єрська доставка.

Для освітньої діяльності:

1. 85.59 – Інші види освіти, н.в.і.у. Якщо проводите майстер-класи, тренінги для майбутніх івент-менеджерів, навчальні курси.

Для продажу супутніх товарів:

1. 47.19 – Інші види роздрібної торгівлі в неспеціалізованих магазинах. Продаж товарів для свят через стаціонарну точку;
2. 47.91 – Роздрібна торгівля через інтернет або поштою. Онлайн-продаж декору, запрошень, святкових аксесуарів;
3. 47.78 – Роздрібна торгівля іншими товарами в спеціалізованих магазинах. Спеціалізований магазин товарів для свят та івентів;
4. 46.90 – Неспеціалізована оптова торгівля.Якщо продаєте декор та аксесуари оптом іншим організаторам або магазинам.

Податкове законодавство України не обмежує кількість КВЕД для ФОП на спрощеній системі. Ви можете зареєструвати всі перелічені коди одразу, що дасть максимальну гнучкість у веденні бізнесу

Рекомендований мінімальний набір для старту:

1. 93.29 – Організація відпочинку та розваг.
2. 82.30 – Організація конгресів та виставок.
3. 74.20 – Фотографія.
4. 74.10 – Дизайн.
5. 96.09 – Індивідуальні послуги.

Вибір групи оподаткування: 2 чи 3 група

Це найважливіше стратегічне рішення, яке визначає ваші можливості роботи з різними типами клієнтів.

Друга група спрощеної системи: для роботи з приватними клієнтами

Характеристики:

1. Клієнти: тільки фізичні особи та інші ФОП на спрощеній системі.
2. Категорично заборонено: надання послуг юридичним особам (ТОВ, АТ тощо) на загальній системі.
3. Ліміт річного доходу: до 6 672 000 грн (у 2025 році), до 7 211 598 грн (у 2026 році).
4. Єдиний податок: фіксована ставка до 1 600 грн на місяць (2025), до 1 729,40 грн (2026).
5. ЄСВ: близько 1 760 грн на місяць (2025), близько 1 902,34 грн (2026).
6. Військовий збір: 800 грн (2025), 864,70 (2026) на місяць.

Кому підходить:

Приватним аніматорам, ведучим, організаторам дитячих свят, які працюють виключно з батьками (фізичними особами) або іншими ФОП-організаторами як субпідрядники

Переваги:

1. мінімальне та передбачуване податкове навантаження;
2. прості звітність та облік;
3. фіксовані платежі незалежно від доходу.

Критичне обмеження:

Якщо отримаєте замовлення від компанії на корпоратив – доведеться відмовитися або ризикувати втратою статусу спрощенця з оподаткуванням доходу за ставкою 15%.

Третя група спрощеної системи: універсальний варіант для бізнесу

Характеристики:

1. Клієнти: фізичні особи, ФОП, юридичні особи, іноземні компанії – БЕЗ ОБМЕЖЕНЬ.
2. Ліміт річного доходу: до 9 336 000 грн (у 2025 році), до 10 091 049 грн (у 2026 році).
3. Єдиний податок: 5% від фактичного доходу (або 3% якщо платник ПДВ).
4. ЄСВ: за квартал – 5280 грн (2025), 5707,02 (2026).
5. Військовий збір: 1% від доходу.

Кому підходить:

Професійним івент-агенціям, організаторам корпоративних подій, ведучим конференцій, координаторам виставок – всім, хто працює або планує працювати з бізнесом

Переваги:

1. можливість працювати з будь-якими клієнтами;
2. вищий ліміт доходу для масштабування;
3. престижність для корпоративних замовників;
4. можливість виходу на міжнародний ринок.

Недоліки:

1. вищі податки при високих доходах;
2. трохи складніша звітність.

Якщо ви тільки починаєте як аніматор на дитячі свята і працюєте виключно з батьками – можна стартувати з другої групи. Але для 90% івент-організаторів оптимальна третя група, оскільки корпоративний сегмент приносить найбільші чеки та стабільні замовлення. Крім того, перехід між групами можливий тільки з початку нового календарного року, що може створити проблеми при появі корпоративного клієнта посеред року

Чи потрібен РРО (касовий апарат) для івент-менеджера

Питання застосування реєстраторів розрахункових операцій залежить від способу отримання оплати.

Випадок 1: Безготівкова оплата на IBAN-рахунок – РРО НЕ ПОТРІБЕН

Якщо ваші клієнти сплачують за послуги шляхом банківського переказу безпосередньо на ваш підприємницький рахунок (надаєте їм IBAN), ви автоматично звільняєтеся від обов’язку видавати фіскальний чек.

Випадок 2: Оплата через сервіси переказу коштів – РРО НЕ ПОТРІБЕН

Для сфери послуг (до якої належить івент-менеджмент) дозволено приймати кошти без застосування програмних РРО, якщо клієнти сплачують через:

1. сервіси онлайн-оплати (WayForPay, LiqPay);
2. переказ на ФОП-картку (ключ-карта підприємця);
3. платіжні посилання;
4. QR-коди для оплати.

Випадок 3: Готівка або POS-термінал – РРО ОБОВ’ЯЗКОВИЙ

Ви зобов’язані надавати фіскальний чек замовнику тільки якщо:

1. отримуєте оплату готівкою (клієнт віддає вам готівкові гроші особисто);
2. приймаєте оплату через POS-термінал банку (клієнт розраховується карткою через термінал).

У цих випадках потрібен класичний РРО або ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій).

Практична порада:

Щоб уникнути необхідності встановлювати РРО, просто завжди надавайте клієнтам реквізити для безготівкового переказу або посилання на онлайн-оплату. Це легально, зручно і економить витрати на касовий апарат.

Первинні документи для роботи з клієнтами

Робота з фізичними особами (приватні клієнти)

Мінімально необхідні документи:

1. договір на надання послуг (бажано, але не обов’язково для невеликих замовлень);
2. акт наданих послуг після проведення івенту;
3. розписка або квитанція про отримання коштів (якщо оплата готівкою).

Робота з юридичними особами (корпоративні клієнти)

Обов’язкові документи до початку співпраці:

1. договір на надання послуг з організації заходу;
2. комерційна пропозиція або тендерна документація (за потреби)

Після виконання послуги:

1. Рахунок-фактура (виставляється для оплати, якщо не було передоплати).
2. Акт виконаних робіт (послуг) у день виконання або наступного дня.
3. Специфікація до акту з детальним переліком наданих послуг.

Додаткові документи:

1. технічне завдання або бриф від замовника;
2. фотозвіт з івенту (підтверджує факт виконання);
3. накладні на передачу реквізиту або матеріалів (якщо є).

Важливо для юрособ:

Компанії дуже щепетильні до первинної документації. Без правильно оформлених договору та акту вони не зможуть включити ваші послуги до своїх витрат, що створить проблеми з оплатою.

Практичні поради для ФОП-івент організатора

Ось декілька порад, щоб ваш бізнес на старті не зазнав поразки, а навпаки приростав!

1. Порада 1: Завжди укладайте договори. Навіть якщо клієнт «свій» або замовлення невелике. Договір захищає обидві сторони та чітко визначає обсяг послуг, вартість, строки та відповідальність.
2. Порада 2: Вимагайте передоплату. Стандартна практика в івент-індустрії – передоплата 30-50% для резервування дати та початку підготовки. Це захищає вас від несумлінних клієнтів та покриває первинні витрати.
3. Порада 3: Ведіть детальний облік витрат. Навіть на спрощеній системі корисно фіксувати всі витрати на кожен проєкт: оренда, декор, виконавці, кейтеринг. Це допоможе аналізувати рентабельність та правильно формувати ціни.
4. Порада 4: Створуйте репутацію через кейси. Створюйте портфоліо з кожного проведеного івенту: фото, відео, відгуки клієнтів. Це найкращий маркетинговий інструмент для залучення нових замовників.
5. Порада 5: Страхуйте великі івенти. Для дорогих корпоративних заходів або весіль розгляньте можливість страхування відповідальності організатора. Це захистить вас від фінансових втрат у разі форс-мажору.

Івент-менеджмент – це динамічна та творча індустрія з високим потенціалом заробітку, особливо в корпоративному сегменті. Правильне оформлення ФОП дозволить легально працювати, будувати довгострокові відносини з клієнтами та отримувати соціальні гарантії через сплату ЄСВ

Ключові висновки:

1. Третя група оптимальна для більшості: вона дає свободу працювати з будь-якими клієнтами, що критично важливо в івент-бізнесі, де корпоративні замовлення приносять основний дохід.
2. КВЕД необмежені: реєструйте всі потрібні коди одразу – від основного 93.29 до додаткових для фото, відео, дизайну, логістики.
3. РРО потрібен: тільки при отриманні оплати готівкою; при безготівковій оплаті або через онлайн-сервіси касовий апарат не обов’язковий, що економить витрати.
4. Документообіг з юрособами критичний: договір + рахунок + акт – обов’язковий мінімум для роботи з корпоративними клієнтами.
5. Професійний підхід окупається: якісне портфоліо, правильні документи, системний облік та легальний статус підвищують довіру клієнтів та дозволяють працювати з преміум-сегментом за вищими цінами.

Якщо ви готові перетворити своє захоплення організацією свят на офіційний та прибутковий бізнес – реєстрація ФОП стане першим кроком до побудови успішної івент-агенції або кар’єри професійного організатора подій

Джерело: команда адвоката Богдана Янківа

Читайте більше:

ФОПи-2026: скільки платити ЄСВ, ЄП та ВЗ

КВЕДи для ФОП-бухгалтера: підбірка від адвокатів

Канцтовари як бізнес: що потрібно знати ФОП перед стартом

Адвокати пояснюють, як відкрити ФОП-грумінг: податки, КВЕДи, РРО

Як ФОП змінити основний КВЕД через портал «Дія»: покрокова інструкція