Продаж канцелярських товарів залишається стабільним та прибутковим бізнесом в Україні. Попит на канцтовари формують:
- офіси;
- школи;
- університети;
- приватні покупці.
Команда адвоката Богдана Янківа детально розбирає:
- як правильно оформити ФОП для торгівлі канцелярією;
- які податки платити;
- як організувати облік.
Вибір системи оподаткування та групи ФОП
Для торгівлі канцтоварами підходять дві групи єдиного податку:
2 група ФОП – оптимальний вибір для початківців та невеликих магазинів:
- річний дохід: 6 672 000 грн (2025), 7 211 598 грн (2026);
- ставка єдиного податку: 1600 грн (2025), 1 729,40 грн (2026) – сплата за місяць;
- ЄСВ: 1760 грн (2025), 1 902,34 грн (2026) – за місяць;
- без ПДВ;
- можна працювати з юридичними особами (до 50% доходу);
- до 10 найманих працівників.
3 група ФОП – для масштабного бізнесу:
- річний дохід: 9 336 000 грн (2025), 10 091 049 грн (2026);
- ставка податку: 5% від доходу (3% для платників ПДВ);
- ЄСВ за місяць: 1760 грн (2025), 1 902,34 грн (2026);
- можливість роботи з ПДВ;
- необмежена кількість працівників;
- без обмежень на роботу з юрособами.
Загальна система оподаткування для канцтоварів невигідна через високі ставки податків: 18% податку на прибуток + 5% військового збору + ЄСВ
Правильний вибір КВЕД для канцтоварів
Основні КВЕД для торгівлі канцелярією:
- 47.62 – Роздрібна торгівля газетами та канцелярськими товарами в спеціалізованих магазинах. Підходить для фізичних магазинів канцтоварів.
- 46.49 – Оптова торгівля іншими товарами господарського призначення. Необхідний для роботи з корпоративними клієнтами та офісами.
- 47.91 – Роздрібна торгівля через інтернет. Обов’язковий для онлайн-продажів через сайт, соцмережі, маркетплейси.
Додаткові КВЕД для розширення діяльності:
- 53.20 – Інша поштова та кур’єрська діяльність. Потрібен при організації власної доставки.
- 82.92 – Пакування. Актуальний для створення подарункових наборів канцелярії, корпоративних комплектів.
- 73.11 – Рекламні агентства. Для легального просування товару та маркетингових активностей.
Податкове законодавство не обмежує кількість КВЕД для ФОП, тому можна вказати всі потенційно необхідні види діяльності при реєстрації
Облік товару: від закупівлі до реалізації
Документальне оформлення закупівель
При закупівлі канцтоварів у постачальників необхідно отримувати:
- накладні з детальним переліком товарів;
- чеки або квитанції при готівкових розрахунках;
- акти приймання-передачі товару;
- рахунки-фактури від постачальників.
Товарний облік
Організація обліку товарних запасів включає:
- Прибуткові накладні – фіксують надходження товару на склад із зазначенням кількості, ціни закупівлі, загальної вартості.
- Інвентаризаційні описи — проводяться щоквартально або щомісяця для контролю залишків.
- Книга обліку товарів – ведеться в електронному або паперовому вигляді з фіксацією руху кожної позиції.
- Видаткові накладні – оформлюються при продажу товару оптовим покупцям.
Облік доходів
ФОП на спрощеній системі ведуть Книгу обліку доходів, куди щоденно вносять:
- суму виручки за день;
- номери фіскальних чеків РРО;
- надходження на розрахунковий рахунок;
- готівкові надходження.
Для 3 групи з ПДВ додатково ведеться облік податкових накладних, ведення обліку та витрат за державним шаблоном
РРО для торгівлі канцтоварами
РРО обов’язковий при:
- Продажу товарів за готівку фізичним особам.
- Прийомі оплати банківськими картками в магазині.
- Роботі через маркетплейси з фізособами.
РРО не потрібен, якщо:
- Працюєте виключно за безготівковим розрахунком з юрособами та ФОП.
- Продаєте товар з доставкою та оплатою на розрахунковий рахунок.
Кожен продаж повинен супроводжуватися фіскальним чеком з обов’язковими реквізитами.
Висновки
Бізнес з продажу канцтоварів на ФОП може бути прибутковим при правильній організації обліку та дотриманні податкового законодавства. Ключові фактори успіху: вибір оптимальної системи оподаткування, налагодження обліку товарних запасів, використання сучасних РРО-рішень та постійний контроль за змінами в законодавстві.
Джерело: Команда адвоката Богдана Янківа
Читайте більше:
ФОПи-2026: скільки платити ЄСВ, ЄП та ВЗ
Звільнення ФОП від сплати ЄСВ: хто отримає пільги з жовтня 2025 року
14 обов’язкових кроків для ФОП у жовтні 2025: чеклист податків і звітності
Нюанси заповнення фіскального чека при розрахунках без платіжного термінала
Нечіткий фіскальний чек може коштувати вам 100% вартості товару: як захиститися від штрафів