Як уникнути штрафу 16 000 грн за неподання звіту №1-ПА

Якщо ваша компанія надає послуги з працевлаштування або аутстафінгу, звітність за формою №1-ПА – обов’язковий елемент дотримання законодавства про зайнятість. У 2024–2025 роках відбулися важливі зміни у формі звіту, а за порушення порядку подання передбачені значні штрафи. Команда адвокатів Богдана Янківа розповідає, хто зобов’язаний подавати цей звіт, як це зробити правильно та вчасно


Крок 1: Визначте, чи потрібно вам подавати звіт №1-ПА


Форму №1-ПА зобов’язані подавати суб’єкти господарювання (ФОП та юридичні особи незалежно від системи оподаткування), які здійснюють:


  1. Посередництво в працевлаштуванні в Україні діяльність за кодами КВЕД 78.10 «Діяльність агентств працевлаштування» та 78.20 «Діяльність агентств тимчасового працевлаштування». Це стосується компаній, які допомагають кандидатам знайти роботу, а роботодавцям персонал.
  2. Наймання працівників для інших роботодавців — аутстафінг або лізинг персоналу за кодами КВЕД 78.20, 78.30 «Інша діяльність із забезпечення трудовими ресурсами». Ваша компанія офіційно працевлаштовує людей, але фактично вони працюють в іншій компанії-замовника.
Важливо: обов’язок подавати звіт виникає з моменту реєстрації одного із зазначених КВЕДів, а не з факту працевлаштування першого клієнта. Саме тому звіт необхідно подавати, навіть якщо за квартал не було жодної активності (з нульовими показниками)

Якщо у вас є філії або відокремлені підрозділи, звіт подається централізовано головним підприємством з узагальненою інформацією по всій структурі.


Крок 2: Запам’ятайте терміни подання на 2025 рік


Звіт №1-ПА подається щокварталу до 15 числа місяця після звітного кварталу. Конкретні дедлайни 2025 року:


  1. За I квартал: до 15 квітня 2025 року
  2. За II квартал: до 15 липня 2025 року
  3. За III квартал: до 15 жовтня 2025 року
  4. За IV квартал: до 15 січня 2026 року


Якщо термін припадає на вихідний, звіт подається в перший робочий день. Рекомендуємо внести ці дати в календар бухгалтера для контролю.


Професійна порада: Не плутайте зі звітом №1-ПВ!


Часто звіт №1-ПА плутають зі звітом із праці за формою №1-ПВ (місячна / квартальна). Це різні звіти: Звіт №1-ПА подається до Центру зайнятості не пізніше 15-го числа, а Звіт №1-ПВ подається до Держстату не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом.


Крок 3: Оберіть спосіб подання звітності


Звіт подається до районного, міського або міськрайонного центру зайнятості за місцем вашої реєстрації.


  1. Електронний спосіб: Це найзручніший варіант. Подання здійснюється через персональний кабінет роботодавця на порталі Державної служби зайнятості з накладенням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) керівника або уповноваженої особи.
  2. Паперовий спосіб: Особисто або поштою з підписом керівника. Цей варіант підходить для невеликих компаній, але електронний спосіб є пріоритетним.


Крок 4: Правильно заповніть оновлену форму за інструкцією


Увага, важливі зміни! Хоча базовим документом залишається Наказ Мінсоцполітики від 03.06.2019 №851 «Про затвердження форми звітності №1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні» та Порядку її подання», Наказом Мінекономіки від 22.09.2023 №14186, що набув чинності 1 серпня 2024 року, було суттєво оновлено форму звіту.

Ключова зміна: зі звіту повністю виключено Розділ III, який раніше заповнювали компанії, що займалися посередництвом у працевлаштуванні за кордоном. Станом на 2025 рік звіт №1-ПА стосується виключно діяльності в межах України

Актуальна форма складається з двох розділів:


Розділ I: Для посередників у працевлаштуванні (КВЕД 78.10, 78.20)


Заповнюють компанії, які надають послуги з пошуку роботи та підбору персоналу.


Підрозділ 1 містить розподіл працевлаштованих громадян за професіями згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010 (використовуйте актуальну редакцію) та розміром заробітної плати. Ключова вимога: сума в графах 3–6 (розподіл за зарплатою) має дорівнювати загальній кількості в графі 2.


Підрозділ 2 деталізує працевлаштованих за статтю, віковими групами та рівнем освіти. Загальна кількість має збігатися з даними підрозділу 1.


Розділ II: Для компаній аутстафінгу (КВЕД 78.20, 78.30)


Призначений для підприємств, що наймають персонал для роботи в інших роботодавців.


Підрозділ 1 відображає кількість направлених працівників за тривалістю працевлаштування, рівнем зарплати та місцем проживання (місто / село).


Підрозділ 2 вказує кількість роботодавців, у яких фактично працювали ваші співробітники протягом звітного кварталу.


Крок 5: Уникніть штрафів та забезпечте контроль


За неподання або порушення порядку подання звіту №1-ПА передбачено штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати. У 2025 році мінзарплата становить 8000 гривень, тому орієнтовний штраф складає 16 000 гривень згідно із ч. 4 ст. 53 Закону України від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення».


Для уникнення помилок рекомендуємо призначити відповідальну особу за ведення звітності та встановити календарні нагадування про наближення дедлайнів.


Підсумок


  1. Своєчасне та коректне подання звіту №1-ПА, особливо з урахуванням важливих змін 2024 – 2025 років, – це не формальність, а захист вашого бізнесу від значних штрафів.
  2. П’ять простих кроків допоможуть впоратися із цією звітністю: визначити необхідність подання, запам’ятати терміни, обрати спосіб подання, правильно заповнити оновлену форму та забезпечити постійний контроль.


Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа


Матеріали на тему:


Звіт з праці №1-ПВ (місячна)

Звіт з праці форма № 1-ПВ (квартальна) за ІI квартал 2025

Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇