Добові для відрядження: як нараховувати та виплачувати їх правильно

Граничних норм добових по Україні для приватного сектору не встановлено, тому кожен окремий роботодавець має можливість встановлювати власний розмір добових, зважаючи на таке:
1. Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), неоподатковуваний розмір добових по Україні за добу становить 0,1 від МЗП (у 2026 році — 864,70 грн), тому в разі перевищення цього ліміту сума різниці буде базою оподаткування ПДФО та ВЗ.
2. Постановою КМУ № 98 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text) встановлено розмір добових для бюджетних установ — 300 грн за добу. Мінсоцполітики (лист від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28) висловило думку, що це мінімальна державна гарантія, яку не можуть порушувати й приватні роботодавці. Хоча з цим можна посперечатися, все ж обачно буде не встановлювати добові менше ніж 300 грн.
Таким чином, встановлюючи розмір добових по Україні в межах від 300 до 800 грн, підприємство точно не порушить законодавство і не буде оподатковувати ці виплати.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця або сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно): запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах та інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця.
Враховуючи зазначене, обов’язковими документами будуть наказ про відрядження та один або декілька підтвердних документів, перелічених вище.

Добові можна перерахувати на картковий рахунок працівника або виплатити готівкою з каси як до відрядження (авансом), так і після нього. Вимоги обов'язково виплачувати аванс на відрядження законодавство не містить (для приватного сектору).
Згідно зі ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719), працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати не може бути нижчим від середнього заробітку. Отже, потрібно оплатити робочий день у відрядженні за більшою величиною: середньою чи денною.
Середній заробіток згідно з Порядком № 100 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/100-95-%D0%BF#Text) має визначатися за розрахунковий період у 2 попередні місяці до місяця відрядження. Якщо відрядження у січні — за листопад-грудень 2025 року. Беремо нараховану зарплату (усі її складові за фактично відпрацьований час: оклад, доплати, індексацію, премії тощо) за листопад і грудень та ділимо на кількість фактично відпрацьованих робочих днів.
Денна зарплата визначатиметься за поточний місяць відрядження шляхом ділення планової суми заробітної плати за такий місяць на кількість планових робочих днів відповідного місяця.
Рекомендуємо наші матеріали:

https://7eminar.ua/news/567-vidryadzennya-po-ukrayini

https://7eminar.ua/news/963-oplata-praci-za-dni-perebuvannya-u-vidryadzenni

Раді допомогти, звертайтесь ще!