Оформлення трудових відносин та облік зарплати в оренді техніки

У вашій ситуації не обов’язково запроваджувати вахтовий метод, але теперішній варіант «звичайної» зарплати без відряджень і без формального визначення місця роботи на Закарпатті є ризиковим; безпечний шлях — або постійно оформлювати службові відрядження, або офіційно перевести працівників із визначенням місця роботи на об’єкті в Закарпатській області, при цьому оренда житла для них буде оподатковуватись як додаткове благо.

Обґрунтування

1. Робота в іншій місцевості без відрядження або зміни місця роботи — порушення гарантій. За законом при службовому відрядженні працівнику мають відшкодовувати добові, проїзд і житло за ст. 121 Кодексу законів про працю України. Якщо в наказах місце роботи фактично Луцьк, а люди системно працюють в іншому населеному пункті без оформлених відряджень, Держпраці може кваліфікувати це як невиконання мінімальних гарантій (немає добових, немає гарантій середнього заробітку у відрядженні).

2. Закон не вимагає обов’язкового вахтового методу, достатньо обрати один із двох підходів. Практично можливо: або 1) залишити місцем роботи Луцьк і всі поїздки на об’єкт оформляти як відрядження з виплатою добових і відшкодуванням проживання за ст. 121 КЗпП, або 2) змінити місце роботи працівників на об’єкт у Закарпатській області шляхом переведення; тоді їх робота там — уже не відрядження, а звичайне постійне місце роботи з графіком 5/2 і типовим нарахуванням зарплати.

3. Як оформити зміну місця роботи на Закарпатську область. Переведення в іншу місцевість зараз прямо пов’язують з гарантіями за ст. 120 КЗпП, яка при такому переведенні передбачає компенсацію проїзду, перевезення майна, добові та одноразову допомогу, а також оплату днів зборів і влаштування за ст. 120 Кодексу законів про працю України. На практиці: 1) берете письмову заяву працівника про згоду на переведення на роботу на об’єкт у Закарпатській області; 2) видаєте наказ про переведення із зазначенням нового місця роботи (об’єкт, населений пункт), дати переведення й умов; 3) вносите зміни у штатний розпис / особові картки, за потреби — у накази про прийняття. Формальна відмова від усіх компенсацій за ст. 120 КЗпП несе ризик претензій Держпраці як порушення державних гарантій.

4. Оренда житла для працівників є додатковим благом незалежно від відрядження чи постійної роботи. Якщо підприємство орендує житло або компенсує працівникам витрати на оренду, вартість такого проживання визнається додатковим благом працівника і включається до оподатковуваного доходу з оподаткуванням ПДФО 18% і військовим збором 5% за правилами доходу в негрошовій формі, а також є базою для нарахування ЄСВ; це відповідає підходу податкового органу до компенсації або оплати житла працівникам і випливає з норм про додаткове благо за пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України згідно з пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ. Те, що житло надається саме для виконання трудових обов’язків, не звільняє таку оплату від оподаткування, якщо квартира не є власністю роботодавця.

5. Варіант залишити «звичайну» зарплату без відряджень можливий лише за умови зміни місця роботи. Якщо ви оформите працівникам місцем роботи саме об’єкт у Закарпатській області (через переведення), то: 1) нарахування зарплати за графіком 5/2 є звичайним, без вахтового методу; 2) службові поїздки вже з цього об’єкта оформлюються як відрядження за загальними правилами; 3) подальша сплата ПДФО до бюджету за місцем неосновного обліку, як ви робите зараз, узгоджується з податковим підходом до прив’язки ПДФО до місця розташування підрозділу. Проте сам момент переведення до іншої місцевості формально тягне гарантії ст. 120 КЗпП, і їх ігнорування створює трудові ризики.

З урахуванням вашої тривалої роботи об’єкта (рік і більше) безпечніше формально змінити місце роботи працівників на Закарпаття і врегулювати питання гарантій і житла локальними документами, ніж продовжувати фактичні постійні «відрядження» без належного оформлення.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?