Чи потрібно вказувати КЕП у договорах на підписання

Обов’язково зазначати в договорі, що він підписується КЕП через «Вчасно», M.E.Doc чи інший сервіс, закон не вимагає. Договір, підписаний чинними КЕП обох сторін, прирівнюється до укладеного в письмовій формі, однак порядок електронного документообігу рекомендується прямо погодити в його тексті для уникнення спорів із контрагентами та запитань контролюючих органів.

Можливість вчинення правочину в електронній формі та фіксації його змісту в електронних документах передбачена ч. 1 ст. 205 і ч. 1, 2 ст. 207 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. За ч. 12 ст. 11 та ст. 12 Закону України «Про електронну комерцію» електронний договір, підписаний КЕП, має такі самі правові наслідки, як договір у письмовій формі, а кожний підписаний електронний примірник є оригіналом.

Відповідно до ч. 4 ст. 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text КЕП має юридичну силу власноручного підпису та презумпцію відповідності йому. Тому відсутність у договорі згадки про КЕП або конкретну платформу не позбавляє його чинності, якщо документ підписаний чинними КЕП сторін.

Водночас ч. 3 ст. 207 ЦКУ допускає використання електронного підпису у випадках, установлених законом, або за письмовою згодою сторін, яка визначає порядок його застосування. За ч. 1 ст. 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства або на підставі договорів, що регулюють взаємовідносини сторін.

У договорі доцільно визначити, що КЕП застосовується також до додаткових угод, специфікацій, актів наданих послуг і видаткових накладних. Погодження саме кваліфікованого підпису усуває невизначеність щодо використання контрагентом УЕП або надсилання сканкопій, які не завжди мають безумовну презумпцію відповідності власноручному підпису.

Окремо потрібно врегулювати дату укладення та набрання чинності договором, якщо дата в його тексті відрізняється від дати накладення КЕП. За ст. 640 ЦКУ договір вважається укладеним у момент отримання акцепту — накладення останнього КЕП. Відповідну умову в прикінцевих положеннях можна сформулювати так:

«Сторони погодили, що цей Договір, додаткові угоди до нього та первинні документи, зокрема акти, рахунки й накладні, можуть оформлюватися як електронні документи та підписуватися кваліфікованими електронними підписами відповідно до Законів України “Про електронні документи та електронний документообіг” і “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”.

Обмін електронними документами здійснюється через системи електронного документообігу “Вчасно”, “M.E.Doc” або інші сервіси, погоджені сторонами.

Датою укладення Договору та набрання ним чинності є дата накладення КЕП стороною, яка підписала його останньою, визначена за електронною позначкою часу».

Раді допомогти, звертайтесь ще!