Відповідно до чинного законодавства України, для організації електронного документообігу (ЕДО) на підприємстві достатньо видати один наказ, який регламентує основні аспекти впровадження та використання ЕДО:

• перелік документів, що обробляються в електронному вигляді;


• використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);


• вибір системи електронного документообігу;


• порядок зберігання електронних документів.

Хоча законодавство не вимагає обов'язкової наявності окремих документів, таких як положення чи регламент, рекомендується:

• розробити один наказ, який чітко визначає порядок впровадження та використання ЕДО на підприємстві;


• за потреби, доповнити наказ додатковими документами (наприклад, положенням чи регламентом), які детально описують процедури обробки електронних документів.

Це забезпечить належне внутрішнє регламентування процесів ЕДО та мінімізує можливі ризики.

Взаємодія з контрагентами. Оскільки електронний документообіг (ЕДО) — це двосторонній процес, він можливий після взаємної згоди сторін. Тому, краще узгодити з покупцем перехід на ЕДО та умови обміну в електронному вигляді, підписавши договір або додаткову угоду.

Детальніше у відео: https://7eminar.ua/events/3032/5682

Зразки:

Ексклюзивна добірка зразків для бухгалтера «Електронний документообіг на підприємстві»

Наказ про організацію ведення документообігу
в електронній формі

Наказ про використання електронного документообігу в господарській діяльності ТОВ

Договір про електронний обмін документами

Лист про перехід на електронний обіг документами (ВЧАСНО,М.Е.Doc)

Конструктор https://7eminar.ua/constructor/pologenya-pro-elektrony-dokumentoobig»;

Раді допомогти, звертайтесь ще!