Оплата транспортних витрат і добових працівникам державного підприємства

Громадська організація формально може напряму оплачувати проїзд і проживання працівників держпідприємства, але для цих фізосіб це буде оподатковуваний дохід, добові від ГО також будуть їхнім оподатковуваним доходом; безпечніший варіант – щоб витрати та добові відшкодовував їх роботодавець, а ГО компенсувала ці витрати самому держпідприємству за договором і актами, з підтвердними документами.

Обґрунтування

1. Коли витрати на відрядження не є доходом фізособи. Витрати на проїзд і проживання не включаються до доходу працівника лише тоді, коли їх відшкодовує його роботодавець (або орган, членом керівних органів якого він є) у зв’язку з відрядженням, за наявності підтвердних документів і зв’язку з діяльністю цього роботодавця, що прямо випливає з пп. 170.9.1 ПКУ. ГО не є роботодавцем для працівників держпідприємства, тому її оплата їм проїзду та проживання не підпадає під режим «не є доходом на час відрядження» і розглядається як дохід від третьої особи.

2. Чи може ГО напряму платити квитки та готель цим працівникам. Оплатити квитки та готель напряму перевізнику й готелю ГО цивільно-правово може, але для фізичних осіб це по суті безоплатно надані послуги (додаткове благо), які не підпадають під звільнення п. 170.9 ПКУ, оскільки між ними немає трудових відносин. За логікою пп. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження без оподаткування можливі лише у зв’язку з відносинами «роботодавець–працівник», тому пряма оплата ГО створює для цих осіб оподатковуваний дохід, з якого ГО має виступати податковим агентом (ПДФО, ВЗ).

3. Добові від ГО працівникам держпідприємства. Добові як неоподатковуваний вид компенсації прив’язані до відрядження працівника саме його роботодавцем і до норм пп. 170.9.1 ПКУ. Виплата добових ГО третім особам не відповідає умовам цієї норми, тому такі суми для працівників держпідприємства є звичайним доходом (грошовим доходом від третьої особи) і підлягають оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

4. Оптимальна схема відшкодування витрат і пакет документів. З погляду оподаткування безпечніше, щоб: 1) держпідприємство видавало своїм працівникам накази про відрядження, виплачувало їм добові і відшкодовувало витрати на проїзд/проживання за нормами пп. 170.9.1 ПКУ; 2) ГО уклала договір про реалізацію проєкту з держпідприємством і компенсувала йому понесені витрати на відрядження за актами (реєстри поїздок, копії наказів про відрядження, копії квитків, готельних рахунків, внутрішні звіти держпідприємства). У такій моделі для фізосіб діє звільнення за п. 170.9 ПКУ, а ГО відшкодовує витрати юридичній особі, не формуючи для працівників окремого оподатковуваного доходу.

Без ризику для ПДФО і військового збору для працівників держпідприємства найменш конфліктним є варіант: усі виплати фізособам здійснює їх роботодавець, а ГО компенсує витрати саме цьому держпідприємству.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?