Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (зокрема, ст. 8) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14/conv#n113 вимагає своєчасного та повного відображення всіх господарських операцій на підставі первинних документів. Затверджений Авансовий звіт (Звіт про використання коштів) є саме таким первинним документом для визнання витрат, оприбуткування активів та коригування розрахунків з підзвітною особою. Більше того, Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 "Витрати" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text вимагає визнавати витрати в тому періоді, в якому вони були фактично понесені (принцип нарахування та відповідності доходів і витрат).

Таким чином, затримка з проведенням затверджених авансових звітів в обліку є порушенням загальних принципів ведення бухгалтерського обліку. Це призводить до викривлення фінансової звітності за ті періоди, до яких належать операції, і може стати підставою для притягнення до відповідальності за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку.

Процес виправлення помилки, пов'язаної з непроведеними авансовими звітами, вимагає комплексного підходу. Відображення витрат у бухобліку безпосередньо впливає на фінансовий результат, що є базою для податку на прибуток.

Перш за все, необхідно провести ретельну інвентаризацію всіх наявних паперових авансових звітів, які не були проведені в обліковій системі. Систематизувати всі не проведені авансові звіти разом із доданими до них первинними документами. Переконатися, що самі авансові звіти заповнені коректно, містять усі необхідні реквізити, підписи працівника та затверджувальну резолюцію керівника. Для кожного авансового звіту чітко визначити звітний період.

Факт виявлення помилки та її виправлення в бухгалтерському обліку обов'язково фіксується за допомогою бухгалтерської довідки. Цей документ є первинним документом, на підставі якого здійснюються коригувальні записи в облікових регістрах. На кожен випадок виправлення (або зведену довідку) скласти бухгалтерську довідку датою виявлення помилки, детально описавши суть помилки та кореспонденцію рахунків для її виправлення.

Якщо виявлена помилка (невраховані витрати або неправильно відображені доходи/активи) стосується минулих звітних років і вплинула на величину фінансового результату, її виправлення здійснюється відповідно до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 6 "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах" (П(С)БО 6). Пункт 4 П(С)БО 6 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0392-99#Text вимагає виправляти помилки минулих років шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) на початок звітного року.

Виявлення непроведених авансових звітів за минулі періоди є сигналом про недоліки в системі бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю.

Додатккова корисна інформація у статтях :

"Способи виправлення помилок минулих періодів у декларації з податку на прибуток" за посиланням https://7eminar.ua/news/5147-sposobi-vipravlennya-pomilok-minulix-periodiv-u-deklaraciyi-z-podatku-na

"Виправлення помилок у декларації з податку на прибуток: загальні правила" за посиланням https://7eminar.ua/news/5145-vipravlennya-pomilok-u-deklaraciyi-z-podatku-na-pributok-zagalni-pravila

"Первинні документи на підприємстві" за посиланням https://7eminar.ua/news/141-pervinni-dokumenti-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!