Зміна облікової програми: облік, документи, проводки та податкові наслідки

1. Чому підприємства змінюють облікову програму: основні причини
2. Заборонене програмне забезпечення: що каже законодавство
3. Практичні аспекти переходу: з чого почати бухгалтеру
4. Бухгалтерський облік при придбанні облікової програми у власність
5. Як і коли списувати стару облікову програму
6. Хмарний доступ та підписка: як класифікувати платежі
7. Висновки

Чому підприємства змінюють облікову програму: основні причини

На сьогоднішній день дуже часто облікова програма на підприємстві виступає не лише джерелом бухгалтерських облікових даних, але й джерелом управлінського та фінансового обліку, базою для інших користувачів даних, які формують, наприклад даш-борди, зведену аналітику продаж по сегментах і т.д.

Однією з причин зміни облікової програми на підприємстві може бути управлінське рішення, коли керівник потребує від програми додаткових параметрів, як от:

1. доступна інформативність;
2. швидкість і адаптивність;
3. зручність, функціональність;
4. ризик-орієнтований підхід (автоматичні контролінгові процеси);
5. налаштування даш-бордів, широка аналітика бізнес-процесів.

Причиною зміни облікової програми також може бути відхід від ПЗ, яке перебуває під санкціями, забороною або підпадає під інші ризики регулятора.

Заборонене програмне забезпечення: що каже законодавство

В Україні діє офіційний публічний Перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного (мережевого) обладнання, який формує та веде Держспецзв'язку на основі санкційних рішень РНБО. До цього списку входять тисячі позицій російського походження, що створюють загрози національній безпеці та кіберзахисту.

03.08.2026 року Держспецзв’язку оновило даний Перелік. Пряма дія заборони стосується в першу чергу органів державної влади та місцевого самоврядування, військових формувань, державних підприємства та операторів критичної інфраструктури.

На сьогоднішній день приватний бізнес самостійно вирішує якою обліковою програмою користуватись і часто не переймається використанням тієї ж 1С чи BAS. З боку бухгалтерів сучасного бізнесу заборона чи обмеження у використанні такого зручного (як не крути) продукту часто викликає панічний страх і протест.

Причин цьому кілька:

1. дані програми дуже давно використовуються в Україні різними бізнесами (великі, середні, малі та мікро-);
2. алгоритм роботи на даній обліковій програмі зручний і легко піддається вивченню;
3. навіть назви звітів, які витребовує податкова під час перевірки, мають коріння саме з цих облікових програм (картка рахунку, аналіз субконто тощо).

Ще однією вагомою причиною небажання переходити на інші продукти криється в тому, що велика кількість ІТ-спеціалістів вміють писати обробки, доробки, розширювати функціонал даних програм під бажання замовника, роблячи цей продукт досить таки гнучким.

Проте, ми усі розуміємо, що еволюційний шлях завжди призводить до певних змін. І однією з таких змін може бути зміна облікової програми на підприємстві.

Практичні аспекти переходу: з чого почати бухгалтеру

З чого почати бухгалтеру? Які контрольні точки аналізувати? На що звертати увагу?

1. Перехід на нове програмне забезпечення ідеально проводити саме з 01 січня. Це початок фінансового року, дані які будуть переноситись легко звірити з затвердженим і вивіреним балансом.
2. Дані залишків на 01 січня на бухгалтерських рахунках швидше за все доведеться оновляти, оскільки фізично 31 грудня ще жодному бухгалтеру не вдалось закрити рік, відповідно, процес виведення вірних даних у балансі буде тривати протягом певного узгодженого наперед терміну. Дані строки мають бути чітко прописані та обговорені з технічною підтримкою. Також ці строки повинні чітко дотримуватись і самою бухгалтерією.
3. Протягом певного часу потрібно буде змиритись з можливою наявністю «червоних» залишків, некоректного списання ТМЦ під час відвантаження чи списання; наявністю не до кінця сформованої дебіторської та кредиторської заборгованості та інші нюанси; необхідність перепроводити документи реалізації чи списання для формування коректної собівартості. Технічні моменти коректного і остаточного перенесення залишків завжди узгоджується, обговорюється та прописується.
4. Слід також наперед проаналізувати, яким чином у новій обліковій програмі реалізовано найскладніші бухгалтерсько-облікові питання: формування собівартості продукції, робіт, послуг, як ведеться облік незавершеного виробництва, створення готової продукції (передача на склад), налаштування обліку заробітної плати (податки, ставки, пільги, оклади, відрядна частина, премії).
5. І, напевно, найважливіший момент: це інший інтерфейс облікової програми, інші назви та виведення на екран фінансових звітів та аналітики, інший спосіб відображення даних по бухгалтерським проведенням. Дуже часто саме це і зупиняє бухгалтерів від експериментів з новими обліковими програмами.

Проте слід зазначити, що оновлення програмного забезпечення, інший ракурс чи погляд на фінансову та бухгалтерську аналітику дуже часто є тим критерієм, який сприяє свіжому погляду на певні бухгалтерські проблеми та шляхи їх вирішення.

Отже, якщо рішення про оновлення прийнято, облікова програма обрана, основні критичні моменти узгоджено, як правильно бухгалтеру це все відобразити в бухгалтерському обліку і на що звернути особливу увагу?

Як правило, саме рішення про придбання облікової програми не оформляється окремим розпорядженням чи наказом. Винятком можуть бути ситуації, коли такі рішення виносяться на розгляд власника (власників) та оформляються протоколом (рішенням), в тому числі і задля збереження конфіденційної інформації, узгодження фінансування такого переходу (інколи досить суттєвого). Отримавши документи на придбання певного програмного забезпечення, бухгалтеру слід відповісти на наступні запитання:

1. Власність, оренда чи ліцензійне користування.
2. Строк корисного використання ПЗ, терміни ліцензії, необхідність оновлень та технічної підтримки.
3. Можливість працювати онлайн чи офлайн.
4. Вивантаження звітів та бекап версій.
5. Відповідальність за збереження даних.
6. Доступ до облікової програми та права користувачів.

Бухгалтерський облік при придбанні облікової програми у власність

У випадку придбання облікової програми у власність відбувається придбання нематеріального активу з усіма наслідками: визначення рахунку обліку, як правило 125 або 127, встановлення строку корисного використання (з врахуванням податкових різниць по Податкового кодексу України, далі – ПКУ), наказ та акт введення в експлуатацію, встановлення відповідальної особи.

Щодо строків амортизації, то згідно з вашою обліковою політикою, ви визначаєте строк корисного використання НМА – облікової програми. Для високодохідників, які керуються положеннями ПКУ про податкові різниці, слід пам’ятати, що п. 136.3.4 щодо групи 5 НМА (авторське право та суміжні з ним права, комп’ютерні програми, програми для електронно-обчислювальних машин, компіляції даних (баз даних) крім тих, витрати на придбання яких визнаються роялті) визначає строк амортизації як такий, що

Первинними документами на введення облікової програми в експлуатацію будуть: Акт введення в експлуатацію та за необхідності наказ.

Як і коли списувати стару облікову програму

Введення в експлуатацію нової програми не означає автоматичного списання попередньої облікової програми, оскільки ви протягом року будете дуже активно нею користуватись, як мінімум, для визначення середньої зарплати працівників при розрахунку відпускних та лікарняних, а максимум ще 3-5 років для можливості надати запитувану інформацію на вимогу фіскальних органів.

По закінченню строків давності на проведення фіскальної перевірки, потрібно пересвідчитись, що програма фактично не використовується, усі необхідні звіти сформовано на окремих носіях (паперові, електронні), дані, які зберігаються понад 3-5 років (дані про зарплату, ТЦУ) перебувають на відповідальному зберіганні з можливістю доступу – аж тоді ми можемо говорити про списання (ліквідацію) старої облікової програми з необоротних активів підприємства.

Постійно діюча комісія, яка уповноважена приймати до обліку та виводити з експлуатації необоротні активи, після проведення огляду, аналізу та наявності підстав для списання, формує протокол про необхідність списання такого нематеріального активу з причин, наприклад, морального зносу, відсутності необхідності користування, застарілості, введення в експлуатацію та використання нової облікової програми тощо.

Бухгалтерські проведення при списанні нематеріального активу наступні:

1. Дт 92 Кт 13 – нарахування амортизації за поточний місяць;
2. Дт 13 Кт 125 – списання накопиченої амортизації (згортання показників);
3. Дт 976 Кт 125 – списання залишкової вартості НМА на витрати підприємства.

І у випадку наявності залишкової вартості слід нарахувати умовне зобов’язання з ПДВ на суму такої залишкової вартості згідно з п. 198.5 ПКУ, якщо така облікова програма придбавалась з ПДВ. При цьому базою для нарахування ПДВ зобов’язання буде залишкова вартість на початок звітного місяця.

1. Дт 976 Кт 643 – нарахування ПДВ на залишкову вартість.

Що стосується податку на прибуток, то звертаю увагу на застосування п. 138.1 та п. 138.2 ст. 138 ПКУ щодо збільшуючої та зменшуючої податкової різниці, яка стосується саме залишкової вартості незамортизованого повністю НМА згідно з правилами п. 138.3 ст. 138 ПКУ.

Первинними документами по списанню (ліквідації) облікової програми будуть: наказ, протокол комісії, акт списання (ліквідації) НМА.

Хмарний доступ та підписка: як класифікувати платежі

У випадку якщо підприємство не придбаває окремо облікову програму у власність, а користується правом користування таким ПЗ на хмарному сервісі, то класифікація таких платежів буде розцінена по-іншому.

Згідно з п. 14.1.225 ПКУ:

Роялті – будь-який платіж, в тому числі платіж, що сплачується користувачем об’єктів авторського права і (або) суміжних прав на користь організацій колективного управління, відповідно до Закону України від 15.05.2018 №2415-VIII «Про ефективне управління майновими правами правовласників у сфері авторського права і (або) суміжних прав», отриманий як винагорода за використання або за надання права на використання об’єкта права інтелектуальної власності, а саме на будь-які літературні твори, твори мистецтва або науки, включаючи комп’ютерні програми, інші записи на носіях інформації, відео- або аудіокасети, кінематографічні фільми або плівки для радіо- чи телевізійного мовлення, передачі (програми) організацій мовлення, інші аудіовізуальні твори, будь-які права, які охороняються патентом, будь-які зареєстровані торговельні марки (знаки на товари і послуги), права інтелектуальної власності на дизайн, секретне креслення, модель, формулу, процес, права інтелектуальної власності на інформацію щодо промислового, комерційного або наукового досвіду (ноу-хау).

При цьому:

Фактично користування бухгалтерською програмою методом хмарного доступу чи онлайн доступу через веб-ресурс постачальника (без локального встановлення) – не будуть визнаватись роялті. Тоді основним критерієм класифікації такого права на користування НМА буде строк дії оплаченої підписки.

Якщо підприємство придбаває річну підписку (або не більше операційного циклу) доступу до програмного продукту – то таку операцію слід класифікувати як витрати майбутніх періодів з наступними бухгалтерськими проведеннями:

1. Дт 39 Кт 63 / 37 / 68 – на всю суму оплати;
2. Дт 92 Кт 39 – на суму кратну місячному платежу.

У випадку оплати доступу за довгостроковим контрактом, існує високий фіскальний ризик необхідності визнання права користування таким нематеріальним активом як окремого об’єкта НМА з відповідним нарахуванням амортизації.

Відповідні проведення в даному випадку будуть:

1. Дт 15 Кт 63 – придбання НМА;
2. Дт 12 Кт 15 – введення в експлуатацію;
3. Дт 92 Кт 13 – нараховано місячну амортизацію.

Щодо відшкодування ПДВ при придбанні облікової програми чи оплати послуг за користування доступом до програмного продукту, то жодних обмежень не встановлено. Платник має право скористатись безумовним правом на податковий кредит у випадку своєчасної реєстрації податкової накладної.

Висновки

1. Оновлення облікової програми частіше виступає чинником росту та розвитку, ніж застою.
2. При виборі облікової програми бухгалтер повинен чітко розібратись з можливостями та функціоналом такої програми щодо обліку складних бухгалтерських питань.
3. При введенні в експлуатацію нової облікової програми, стара програма автоматично не списується з балансу. Основним критерієм виведення з експлуатації буде неможливість приносити економічні вигоди, а по факту це той момент, коли в стару базу ніхто не заходить, оскільки перевірки пройдено, звіти вивантажено та збережено.
4. Облікова програма буде об’єктом НМА на рахунку 12 у випадку придбання у власність або сплати довгострокового права користування даним програмним продуктом.

Шаблони та зразки документів:

Акт введення в експлуатацію інших необоротних матеріальних активів

Наказ про введення в експлуатацію нематеріального активу

Читайте більше:

Які ризики для ТОВ при використанні неліцензійної програми BAS

Чорний список програмного забезпечення: відповіді на головні запитання від Держспецзв’язку

«Чорний» список бухгалтерських програм: чи дійсно BAS під забороною

ШІ у кожен бізнес: стартує безоплатна програма від Google та Мінекономіки