Засвідчення копій документів: правила та вимоги

Засвідчення копій документів можливе не лише у нотаріуса, а й у визначених законом посадових осіб органів місцевого самоврядування та консульських установ. Ключовою умовою є відповідність документа вимогам законодавства та його юридична значимість. Важливо також враховувати спеціальні правила для окремих видів документів, зокрема тих, що використовуються за кордоном або видані фізичними особами. Дотримання цих вимог гарантує юридичну силу засвідчених копій і убезпечує від відмов у їх прийнятті

3

35


Хто має право засвідчувати копії документів


Відповідно до законодавства, таку нотаріальну дію здійснюють не лише нотаріуси, а й посадові особи органів місцевого самоврядування та консульських установ України.


Основні умови засвідчення копій


Перед засвідченням обов’язково відбувається звірка копії з оригіналом документа. При цьому важливо, щоб:


  1. документ не суперечив закону;
  2. мав юридичне значення;
  3. засвідчення вірності копії не було заборонене законодавством.


Особливості, на які варто звернути увагу:


  1. Вірність копій документів, виданих юридичними особами, засвідчується за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.
  2. Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.
  3. Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.
  4. Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).


Чи можна засвідчити копію з копії


Так, але лише у випадках, якщо:


  1. попередня копія вже нотаріально засвідчена;

або

  1. вона видана юридичною особою, що видала оригінал документа. У такому разі копія документа має бути викладена на бланку цієї юридичної особи з прикладенням печатки (у разі наявності) і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ.


Що важливо при оформленні виписок


Якщо виготовляється виписка з багатосторінкового документа обов’язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки з якого засвідчується.


Джерело: Мін’юст


Читайте більше:


Засвідчення копій документів, витягів та справжності підписів

Слово «Копія» на кадрових документах: нові правила діловодства – 2026

Зміни в діловодстві та архівній справі 2026

Як оформити довіреність за кордоном

Чи можна змішано завіряти копію наказу за новими правилами діловодства

Податки та апостиль: фіскальна пастка у роботі з іноземцями


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

35

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

3

5

4

683

1

3

2

9

3

171

3

13

2

59

4

936

2

18

4

195

4

139

2

42

2

12

4

6417

3

290

2

17

5

3366

3

297

4

969