Як підготуватися до внутрішнього аудиту

1. Що таке внутрішній аудит і як він відрізняється від зовнішнього аудиту
2. Напрямки внутрішнього аудиту, які стосуються роботи бухгалтерської служби
3. Чекліст підготовки до внутрішнього аудиту
4. Права та обов’язки бухгалтера під час внутрішнього аудиту
5. Результати внутрішнього аудиту
6. Висновок

Що таке внутрішній аудит і як він відрізняється від зовнішнього аудиту

Багатьом бухгалтерам приходилося зіштовхуватися з аудиторською перевіркою фінансової звітності, яка проводиться незалежними аудиторами. Основна відмінність між двома поняттями полягає в меті та підпорядкованості: внутрішній аудит допомагає керівництву покращувати бізнес-процеси, тоді як зовнішній – підтверджує правдивість фінансової звітності для інвесторів, держави та інших користувачів.

Метою внутрішнього аудиту є підвищення ефективності роботи підприємства, виходячи із ризиків, оцінених керівництвом. Тоді як метою зовнішнього аудиту є перевірка достовірності фінансової звітності та її відповідності законам та іншим нормативним актам.

Відповідно коло питань, які є предметом внутрішнього аудиту, можуть стосуватися не лише правильності даних бухгалтерського обліку і достовірності фінансової звітності, але й питань ефективності діяльності підприємства.

Зокрема, предметом внутрішнього аудиту можуть бути:

1. Система внутрішнього контролю: оцінка її адекватності та ефективності для запобігання помилкам, зловживанням або незаконному використанню активів.
2. Управління ризиками: аналіз того, як компанія ідентифікує, оцінює та мінімізує ризики, що можуть завадити досягненню стратегічних цілей.
3. Фінансова звітність: перевірка достовірності даних, правильності ведення бухгалтерського обліку та відповідності встановленим стандартам.
4. Фінансова стійкість: перевірка коректності відображення доходів і витрат, оцінка ліквідності та правильності нарахування податків для залучення інвесторів.
5. Ефективність операцій: аналіз того, наскільки раціонально використовуються ресурси (фінансові, матеріальні, кадрові) для досягнення запланованих результатів.
6. Комплаєнс (дотримання вимог): контроль за відповідністю діяльності законодавству, внутрішнім регламентам, інструкціям та принципам корпоративного управління.
7. Збереження активів: перевірка заходів щодо захисту майна та коштів підприємства від розкрадання чи неефективного використання.
8. Інформаційні технології: оцінка надійності та безпеки ІТ-систем, які використовуються в діяльності компанії.

Внутрішній аудит також може охоплювати специфічні напрями, як-от охорона праці або кадровий потенціал, залежно від запиту керівництва чи власників бізнесу.

Внутрішній аудит:

1. проводиться штатними працівниками компанії або запрошеними консультантами;
2. здійснюється безперервно або регулярно за графіком;
3. є добровільним (за рішенням компанії).

Результати внутрішнього аудиту оформляються за допомогою внутрішнього звіту з рекомендаціями щодо вдосконалення і є внутрішньою інформацією підприємства (не оприлюднюється).

Напрямки внутрішнього аудиту, які стосуються роботи бухгалтерської служби

Враховуючи те, що завдання внутрішнього аудиту можуть стосуватися широкого кола питань діяльності компанії, нижче наведено ключові напрямки внутрішнього аудиту, які безпосередньо стосуються роботи бухгалтерської служби:

1. Податковий аудит та комплаєнс:

1. коректність нарахування податків: ПДВ, податок на прибуток, ПДФО та ЄСВ;
2. аналіз операцій на відповідність критеріям ризиковості для ПДВ;
3. вчасність подання звітності та сплати платежів, нарахування та сплата інших податків і зборів тощо.

2. Аудит окремих статей або всієї фінансової звітності:

1. перевірка чи відповідає звітність у всіх суттєвих аспектах стандартам П(С)БО або МСФЗ;
2. перевірка чи обґрунтовано використовуються та дотримуються обрані методів оцінки активів та зобов’язань.

3. Аудит управлінської звітності:

1. перевірка достовірності показників доходів і витрат;
2. аналіз показників ефективності діяльності, ліквідності, платоспроможності та фінансової стійкості тощо;
3. аналіз того, чи збігаються дані управлінського з реальними первинними документами та банківськими виписками;
4. пошук прихованих, необґрунтованих витрат або схем зловживань на місцях;
5. пошук невідображених або завищених доходів і т.д.

3. Контроль за збереженням активів та інвентаризація:

1. перевірка впровадження та проведення процедури інвентаризації активів і зобов’язань;
2. вибіркова перевірка наявності ТМЦ та основних засобів;
3. аналіз безнадійних боргів та ефективність роботи бухгалтера з актами звірки;
4. аналіз безнадійних боргів та ефективність роботи бухгалтера з актами звірки;
5. аудит касових операцій та банківських виписок на предмет нецільового використання тощо.

4. Аудит розрахунків з персоналом:

1. перевірка внутрішніх положень та локальних нормативних актів про оплату праці;
2. перевірка наявності прихованих трудових відносин та/або реальності співробітників, які отримують виплати;
3. перевірка коректності нарахувань складових фонду оплати праці;
4. перевірка відпускних, лікарняних, інших обов’язкових виплат;
5. перевірка документального оформлення обліку кадрів та розрахунків з оплати праці тощо.

5. Аудит системи внутрішнього контролю:

1. перевірка розроблених та впроваджених заходів внутрішнього контролю для запобігання помилкам та викривленням у фінансовій звітності, шахрайству, і т.д.

Чекліст підготовки до внутрішнього аудиту

Залежно від предмета внутрішнього аудиту здійснюється підготовка бухгалтерської служби до проведення перевірки. Загалом можна навести наступні рекомендації, як підготуватися до внутрішнього аудиту.

1. Визначення цілей та обсягу перевірки

Перший крок – чітке розуміння того, що саме буде перевірятися (окремі статті фінансової звітності, конкретний бізнес-процес (наприклад, доходи, витрати, дебіторська заборгованість і т.д.) або система обліку в цілому). Підготовка починається з аналізу об'єкта та програми аудиту.

Також необхідно ідентифікувати критерії, відповідно до яких проводиться перевірка. Це можуть бути:

1. стандарти бухгалтерського обліку – НП(С)БО/МСФЗ;
2. конкретні закони чи положення – ПКУ, КЗпП тощо;
3. внутрішні положення і регламенти (наприклад, дотримання внутрішнього Положення про касову дисципліну тощо).

2. Самоперевірка

Перед початком внутрішнього аудиту виконайте внутрішній «check-up». Проведіть попередній аналіз стану справ щодо питань, що є предметом внутрішнього аудиту. Перегляньте результати минулих внутрішніх аудитів щодо даного питання та перевірте, чи повною мірою виконано рекомендації внутрішнього аудитора у минулому. Якщо підприємство проводило зовнішній незалежний аудит, перевірте виявлені ним недоліки та порушення та виконані компанією у зв’язку з цим рекомендації.

Якщо ви знаєте про системні помилки, краще зафіксувати їх самостійно та зробити корегування ще до початку перевірки.

3. Систематизація документації

Належним чином оформленні та завірені документи – це важливий доказ будь-якого облікового процесу. Якщо це можливо створіть папку, де документи будуть згруповані за програмою аудиту. Або, якщо це не можливо, завчасно знайдіть та підготуйте документи до перевірки.

Зберіть, перевірте наявність та належне оформлення таких документів:

1. Внутрішні положення, Накази та інструкції – чи вони наявні та актуальні на дату початку перевірки.
2. Договори, угоди, протоколи зборів засновників залежно від предмета перевірки.
3. Первинна документація – перевірте наявність всіх обов’язкових реквізитів первинних документів:
4. назва, дата, підписи сторін, наявність інформації про відповідальні особи тощо;
5. перевірте правильність використання типових чи довільних форм первинних документів, наявність документального оформлення руху активів і зобов’язань відповідно до затвердженого графіка документообігу. Наприклад, під час перевірки запасів документально оформляються всі етапи руху запасів: надходження, переміщення між складами, списання у виробництво та відпуск запасів. Часто на підприємствах документи руху запасів та відпуску їх у виробництво здійснюється виключно в електронній формі. Первинні документи (накладна на внутрішнє переміщення, зокрема, не роздруковується і не завіряється відповідальними особами). Також перевірте та підготуйте рахунки-фактури та інші супровідні документи (ВМД, ТТН, пакувальні листи, сертифікати якості тощо) для операцій із контрагентами.
6. звіти попередніх перевірок в т.ч. незалежного зовнішнього аудиту: підготуйте докази виконання попередніх рекомендацій аудиту (внутрішнього і зовнішнього), встановіть чи були належним чином усунені помилки.

4. Інструктаж співробітників

Співробітники мають розуміти, що аудит – це інструмент розвитку, а не спосіб покарання. Попередьте співробітників про візит аудиторів. Поясніть необхідність надання чесних відповідей під час обговорень та опитувань.

5. Організаційні аспекти

Заздалегідь підготуйте робоче місце для аудиторів, доступ до необхідних ІТ-систем та баз даних. З метою ефективного виконання роботи бухгалтерської служби під час внутрішнього аудиту узгодьте графік проведення інтерв'ю з ключовими співробітниками.

Права та обов’язки бухгалтера під час внутрішнього аудиту

Під час внутрішнього аудиту бухгалтер є основним джерелом інформації. Його головна роль – підтвердити, що кожна цифра має належне обґрунтування.

Обов'язки бухгалтера

1. Надання доступу: забезпечити аудиторам безперешкодний доступ до облікових регістрів, первинних документів (договори, акти, накладні) та бази 1С/BAS.
2. Підготовка пояснень: надавати усні та письмові роз’яснення щодо специфіки проведення конкретних операцій або причин виникнення розбіжностей.
3. Підтвердження залишків: за потреби брати участь в інвентаризації активів (складів, каси) для звірки фактичних даних з обліковими.
4. Усунення недоліків: після завершення аудиту бухгалтер зобов’язаний виправити виявлені помилки та впровадити надані рекомендації щодо ведення обліку.

Права бухгалтера

1. Отримання інформації: знати про цілі, обсяг та терміни проведення перевірки заздалегідь.
2. Обґрунтування позиції: аргументовано доводити правильність своїх дій, посилаючись на чинне законодавство або внутрішні положення підприємства.
3. Ознайомлення з результатами: вивчати чернетку звіту внутрішнього аудитора та надавати до нього свої зауваження чи коментарі до моменту остаточного затвердження документа керівництвом.
4. Конфіденційність: розраховувати на те, що аудитор не розголошуватиме отримані дані третім особам.

Результати внутрішнього аудиту

Результати внутрішнього аудиту мають бути задокументовані так, щоб керівництво могло швидко прийняти рішення. Згідно з міжнародними стандартами внутрішнього аудиту, оформлення зазвичай складається з трьох основних етапів.

1. Робочі документи (Working Papers)

Це «доказова база». До них відносяться:

1. Копії договорів, виписки, акти звірок.
2. Заповнені чеклісти та результати інтерв'ю.
3. Розрахунки та аналітичні таблиці, що підтверджують виявлені помилки.

2. Аудиторський звіт (Audit Report)

Це фінальний документ, який зазвичай містить:

1. Резюме для керівника: короткий опис найважливіших знахідок (High-level summary).
2. Опис невідповідностей: що саме порушено (норма закону чи внутрішній регламент).
3. Оцінка ризиків: до чого це може призвести (штрафи, збитки, втрата репутації).
4. Рекомендації: покроковий план дій для виправлення ситуації.

3. План коригувальних дій (Action Plan)

Складається спільно з об'єктом аудиту (наприклад, головним бухгалтером). У ньому зазначають:

1. Хто відповідальний за виправлення.
2. Кінцеві терміни виконання.
3. Які ресурси потрібні (нове ПЗ, навчання персоналу тощо).

Важливий нюанс: Результати внутрішнього аудиту вважаються конфіденційними

Висновок

При підготовці до внутрішнього аудиту, перш за все, необхідно розуміти: для бухгалтера внутрішній аудит – це інструмент мінімізації персональних та корпоративних ризиків, а також спосіб:

1. вчасно знайти та виправити помилки;
2. удосконалити процеси обліку;
3. актуалізувати методологію та нормативне забезпечення обліку;
4. уникнути штрафних санкцій контролюючих органів, тощо.

Якщо внутрішній аудитор підтвердив правильність методики обліку, бухгалтер отримує додатковий аргумент у суперечках із керівництвом. Це знімає з нього одноосібну відповідальність за складні фінансові рішення та допомагає аргументувати свою позицію під час незалежного аудиту фінансової звітності.

Основні кроки бухгалтера при підготовці до внутрішнього аудиту:

1. Отримати розуміння про предмет, обсяг та тривалість внутрішнього аудиту;
2. Попередньо перевірити та підготувати документи пов’язані з об’єктом внутрішнього аудиту;
3. Підготувати співробітників до комунікації із внутрішнім аудитором;
4. Підготувати робоче місце та доступ до необхідних ІТ-систем та баз даних;

Читайте більше:

Аудит Електронного кабінету платника податків: точки контролю

Е-аудит: новий підхід до перевірок ДПС

Електронний аудит: старт нової ери у податкових перевірках

Фінмоніторинг для бухгалтера, аудитора та податкового консультанта