Як організувати роботу генератора: накази, журнали та списання пального

Підприємство на балансі має генератор. Планує закуповувати безготівково бензин для заправки. Відповідальний призначений. Потрібна порада, як організувати та які документи оформити при заправленні, включенні та виключенні генератора на період виключення електроенергії в нічний час охоронниками. На підприємстві в штаті є охоронники зі змінним графіком, робота в нічний час згідно з графіком

3

18


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Організація використання генератора (закупівля пального, заправлення, включення/виключення) має бути оформлена внутрішніми розпорядчими та первинними документами.


Спеціальних «державних» форм для цього не існує, тому підприємство самостійно встановлює порядок, враховуючи вимоги бухобліку та контролю за витратами.


Перш за все, керівник підприємства має видати наказ про експлуатацію генератора. У наказі слід визначити:


  1. Підстави для включення генератора (наприклад, відключення електроенергії).
  2. Відповідальних осіб (окремо за зберігання пального, заправлення, включення/виключення генератора).
  3. Порядок обліку роботи генератора та пального.
  4. Перелік необхідних первинних документів.


Охоронники можуть бути визначені відповідальними за запуск і зупинку генератора у нічний час відповідно до змінного графіка. Це не суперечить трудовому законодавству, якщо такі обов’язки закріплені наказом або посадовою інструкцією.


Пальне, придбане безготівково, оприбутковується як запаси. Для списання пального необхідно затвердити норми витрат. Оскільки державних норм для генераторів немає, підприємство розробляє їх самостійно на підставі технічної документації виробника або за результатами фактичних замірів (хронометражу). Результати замірів оформлюються актом або протоколом, а самі норми затверджуються окремим наказом керівника.


Ключовим первинним документом є журнал (або відомість) обліку роботи генератора. У ньому фіксуються:


  1. Дата, час включення та виключення.
  2. Кількість відпрацьованих мотогодин.
  3. Особа, яка здійснила запуск/зупинку (охоронник чергової зміни).
  4. Показники лічильника мотогодин (за наявності).


На підставі цього журналу визначається обсяг використаного пального за затвердженими нормами.


Заправлення генератора оформлюється актом заправлення або записом у журналі (із зазначенням дати, кількості літрів, відповідальної особи). Окрема дозвільна форма не потрібна достатньо внутрішнього документа з обов’язковими реквізитами, визначеними ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».


Списання пального здійснюється актом списання пального, який складається щомісяця або з іншою періодичністю, встановленою в обліковій політиці. В акті зазначаються фактичні мотогодини роботи генератора та кількість списаного пального за нормами. Форма акта розробляється підприємством самостійно.


Мінімальний пакет документів для організації роботи генератора:


  1. Наказ про експлуатацію генератора.
  2. Наказ про затвердження норм витрат пального.
  3. Журнал обліку роботи генератора.
  4. Документ на заправлення - накладна-вимога.
  5. Акт списання пального.


За наявності цих документів використання генератора в нічний час охоронниками буде належно підтверджене як господарська діяльність, а витрати на пальне обґрунтовані для цілей бухгалтерського та податкового обліку.



Шаблони та зразки документів:


Наказ про введення в експлуатацію генератора та визначення норм палива до нього

Акт на списання пального, використаного для роботи генератора

Журнал обліку роботи генератора

Наказ про затвердження норми витрати пального

Акт на списання пального, використаного для роботи генератора


Читайте більше:


Облік придбання генератора

Паливо для генератора: придбання та списання

Генератори в чеках ФОПів: чим ризикують підприємці

Чи законно включати послугу генератора в чек закладу харчування

Експлуатація генератора у воєнний час: всі нюанси від купівлі до простою

Генератор для підприємства: податкові нюанси, зберігання пального та екоподаток

3

18

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

1

6

4

748

4

115

5

1083

1

2429

13

1

12

2

26

1

9

2

2826

2

30

2

18

4

86

3

477

1

81

3

61

2

54

2

66

2

1157

2

675