Надання щорічної відпустки за декілька робочих років одразу: оформлення й оплата

1. Особливості надання щорічної відпустки за минулі роки
2. Оформлення наказу про надання щорічної відпустки за декілька робочих років
3. Розрахунок середньої зарплати для щорічної відпустки за декілька років
4. Відображення у звітності щорічної відпустки за різні робочі роки
5. Висновки

Особливості надання щорічної відпустки за минулі роки

Законність використання

Перше, на що потрібно звернути увагу – щорічна відпустка не має строку давності. Тому у разі невикористання такої відпустки (повністю або частково) за минулі робочі роки ці дні не втрачаються, тому в поточному або наступних роках працівник може використати такі дні щорічної відпустки за минулі робочі роки. Навіть якщо працівник не встигне їх використати, то при звільненні за них буде виплачена грошова компенсація (ст. 24 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»; далі – Закон про відпустки).

Важливо! Працівнику можна надати невикористані дні щорічної відпустки за минулі робочі роки!

Проте в період дії воєнного стану є певні обмеження. Так, ч. 1 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) передбачено, що у період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік. Проте це обмеження може бути застосовано виключно до щорічної основної відпустки за поточний робочий рік й не застосовується до накопичених днів щорічних відпусток за попередні робочі роки.

Крім того, у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки.

Проте ці обмеження – це право, а не обов’язок роботодавця. Тому не заборонено надавати працівнику невикористані дні щорічної відпустки за минулі робочі роки.

Послідовність використання днів щорічної відпустки

Чи можна надати щорічну відпустку за поточний рік, якщо у нього є невикористані дні відпустки за минулі роки?

Так, адже законодавством не заборонено використання працівником щорічної відпустки за поточний рік, якщо він не використав відпустки за попередні роки. Проте на практиці, як правило, намагаються зберігати послідовність надання щорічних відпусток за роками. Наприклад, за наявності невикористаної відпустки за минулі робочі роки спочатку рекомендують працівнику взяти її. А вже потім використовувати дні відпустки за поточний робочий рік. Саме так рекомендувало діяти працеоплатне відомство у листі Мінсоцполітики від 24.12.2013 №152/13/82-13.

Тобто доцільно спочатку надавати працівнику щорічну відпустку за попередній рік, а потім за наступний. Наприклад, у працівника є невикористані дні щорічної основної відпустки за робочий рік 25.11.2023–24.11.2024 в кількості 10 днів. Також за наступний робочий рік 25.11.2024–24.11.2025 є невикористана відпустка тривалістю 24 дні. У даній ситуації доцільно буде використати спочатку 10 днів відпустки за робочий рік 25.11.2023–24.11.2024, а вже потім за наступний робочий рік 25.11.2024–24.11.2025.

Але це лише рекомендація, а не вимога законодавства. Тож не буде помилкою, якщо буде спочатку надана щорічна відпустка за поточний робочий рік, а потім вже за минулі. Так само не є помилкою надати відпустку за минулий рік, а вже потім за поточний робочий рік.

Надання відпустки тривалістю більше 59 днів

Ще одне питання, яке хвилює роботодавців:

Чи можна надати щорічну відпустку за минулий та поточний робочі роки, якщо загальна тривалість наданих відпусток буде перевищувати 59 днів?

Річ у тім, що ст. 10 Закону про відпустки встановлено обмеження тривалості щорічної відпустки. А саме загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, – 69 календарних днів.

Проте це стосується права працівника на щорічну відпустку за один робочий рік. При використанні щорічної відпустки за різні робочі роки вказане обмеження не застосовується (див. лист Мінсоцполітики від 08.07.2019 №793/0/204-19). Отже, якщо працівник використовує відпустку за поточний робочий рік та за минулі робочі роки й тривалість наданих відпусток перевищує 59 днів, це не є порушенням.

Оформлення наказу про надання щорічної відпустки за декілька робочих років

Черговість надання щорічних відпусток передбачається графіком відпусток (ст. 10 Закону про відпустки). В ньому зазначають і невикористані дні відпустки за минулі роки.

Проте інколи відпустка може надаватись поза графіком. В такому разі в заяві працівник має зазначити тривалість відпустки та дату її початку. Законодавчої вимоги зазначати в заяві, за який робочий рік буде використовуватись відпустка – немає. Але цю інформацію обов’язково слід зазначити в наказі про надання відпустки. Це потрібно для обліку наданих відпусток працівнику (ст. 10 Закону про відпустки).

Тобто в наказі про надання щорічної відпустки серед іншого зазначається вид відпустки, її тривалість, за який робочий рік надається відпустка, період її надання (дату початку та закінчення). Причому, якщо відпустка надається за поточний та минулий робочі роки, в наказі слід окремо розписати, скільки днів надається за той чи інший робочий рік.

Наприклад: «Надати щорічну основну відпустку тривалістю 34 календарних дні, з них 10 календарних днів за робочий рік з 24.11.2023 по 23.11.2024 та 24 календарних дні за робочий рік з 24.11.2024 по 23.11.2025».

Чи можна в одному наказі зазначати про надання щорічної відпустки за поточний робочий рік та минулий робочий рік?

Так, можна. Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), не можна поєднувати в одному наказі інформацію із різними строками зберігання.

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання – кадрові накази тривалого строку зберігання та кадрові накази тимчасового строку зберігання. Правилами №1000/5 не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Наказ про надання щорічної основної відпустки відноситься до кадрових наказів тимчасового строку зберігання. Причому незалежно від того, за який робочий рік буде надаватись щорічна основна відпустка, це все одно буде наказ про надання щорічної відпустки. Тому в одному наказі можна вказати про надання щорічної основної відпустки за минулий та поточний рік.

Розрахунок середньої зарплати для щорічної відпустки за декілька років

Якщо працівнику надається щорічна відпустка за поточний та минулий рік, то визначайте середню зарплату виходячи із заробітку за останні 12 місяців. Так, п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабміну від 08.02.1995 №100, визначено, що обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Тобто незалежно від того, за який робочий рік працівнику надають відпустку, оплату за нього проводитимуть на підставі виплат за останні 12 календарних місяців (лист Мінекономіки від 24.05.2023 №4707-05/23798-09).

Приклад. Працівнику надається щорічна основна відпустка тривалістю 34 календарних днів з 03.11.2025 по 06.12.2025, в тому числі 10 календарних днів за робочий рік з 24.11.2023 по 23.11.2024 та 24 календарних днів за робочий рік з 24.11.2024 по 23.11.2025. Оформлена в одному наказі.

У такому випадку розрахунковим періодом для оплати всього періоду відпустки будуть попередні 12 місяців. Оскільки початок відпустки приходиться на листопад 2025, розрахунковим періодом буде листопад 2024 – жовтень 2025.

Припустимо, що за цей період була нарахована зарплата в сумі 127750 грн.

Тоді середня зарплата складе: 127750 грн : 365 к.дн. = 350 грн.

Сума відпускних: 350 грн х 34 к.дн = 11900 грн.

Проте якщо відпустка за поточний та минулий роки оформлена різними наказами, і дати початку приходяться на різні місяці, визначайте середню зарплату для кожної відпустки, оформленої різними наказами, окремо.

Приклад. Працівник надана щорічна основна відпустка за робочий рік 24.11.2024–23.11.2025 тривалістю 24 к.дн. з 10.11.2025 по 03.12.2025. Також працівник надав заяву про надання щорічної відпустки за минулий робочий рік 24.11.2023–23.11.2024 тривалістю 10 к.дн. з 04.12.2025 по 13.12.2025. Дві відпустки оформлені різними наказами.

У цьому випадку орієнтуємось на місяць початку відпустки згідно з наказом.

Перша відпустка, оформлена одним наказом, починається в листопаді 2025 року, тому розрахунковим періодом буде листопад 2024 – жовтень 2025. Друга відпустка, оформлена іншим наказом, починається у грудні 2025, відповідно для неї розрахунковим періодом буде грудень 2024 – листопад 2025 року.

Але в деяких випадках навіть наявність одного наказу не означає, що буде розраховуватись одна середня зарплата. Наприклад, якщо в одному наказі зазначено, про надання працівнику різних видів відпусток (щорічна основна + щорічна додаткова за особливий характер праці або щорічна основна + соцвідпустка на дітей), і початок цих відпусток припадає на різні календарні місяці, то середня заробітна плата обчислюється окремо для кожного виду відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 01.12.2016 №1623/13/84-16).

Приклад. Працівнику надано щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних днів за робочий рік 24.11.2024-23.11.2025 з 10.11.2025 по 03.12.2025, а також щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день тривалістю 4 календарних дні за робочий рік 24.11.2023–23.11.2024 з 04.12.2025 по 07.12.2025. Оформлені в одному наказі.

Працеоплатне відомство вважає, що такі відпустки належать до різних видів, тож орієнтуватися потрібно на місяць початку кожної такої відпустки окремо. Тому потрібно визначати два розрахункових періоди:

1. для щорічної основної відпустки – листопад 2024 – жовтень 2025 (початок відпустки у листопаді 2025);
2. для щорічної додаткової відпустки – грудень 2024 – листопад 2025 (початок відпустки у грудні 2025).

Увага! Для обчислення середньої зарплати для відпускних розрахунковий період визначайте виходячи з останніх 12 місяців, що передують місяцю початку відпустки, незалежно від того, за який робочий рік надається відпустка. Навіть якщо працівнику надана відпустка за робочий рік 2022/2023, тобто якщо право на ці дні виникло до 31.12.2023, все одно розрахунковим періодом будуть останні 12 місяців. Норма, коли потрібно визначати дві середні зарплати, зокрема виходячи із заробітку за 2023 рік для днів, право на які виникло до 31.12.2023, стосується виключно компенсації за невикористану відпустку. Для визначення суми оплати за дні відпустки змін не було

Приклад. Працівнику надається щорічна відпустка за робочий рік з 28.02.2023 по 27.02.2024 рік тривалістю 18 днів з 03.11.2025.

Розрахунковим періодом для визначення середньої зарплати будуть останні 12 місяців – листопад 2024 – жовтень 2025 р.

Відображення у звітності щорічної відпустки за різні робочі роки

У Податковому розрахунку не передбачено особливостей відображення відпусток, які надаються за різні робочі роки. Адже показують тільки суму відпускних за дні наданої відпустки.

Причому в додатку 4ДФ відображають суму відпускних в одному рядку із зарплатою поточного місяця з ознакою доходу «101».

В додатку 1 відпускні показують в окремому рядку від зарплати, зазначаючи в графі 9 тип нарахування «10», в графі 10 – місяць, за який нараховані відпускні. Якщо відпустка нарахована за поточний та майбутній місяці, то їх показують в окремих рядках. Кількість днів щорічної відпустки в додатку 1 окремо не зазначають.

Висновки

1. Невикористані дні щорічної відпустки за попередні робочі роки не втрачаються і їх можна використати в поточному чи майбутніх роках.
2. Щорічну відпустку за декілька робочих років можна надавати одним періодом.
3. Для оформлення відпустки за декілька років поспіль працівник може подати одну заяву, в якій слід зазначити загальну тривалість відпустки та дату початку.
4. Надання щорічної основної відпустки за декілька років можна оформити в одному наказі, але зазначивши розподіл наданих днів відпустки за кожний робочий рік окремо.
5. Для оплати днів щорічної відпустки за поточний та минулий роки, яка надається одним періодом, визначають одну середню зарплату.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7eminar

Читайте більше:

Інвентаризація резерву відпусток

Графік відпусток – 2026: інструкція складання

Відпустка та відпускні – 2025: спецвипуск від редакції 7eminar.ua

Приклади заповнення 4ДФ щомісячного Податкового розрахунку

Відпустка без збереження зарплати під час воєнного стану: умови та тривалість

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор резерву відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор середня зарплата-відпускні

🎂Святкуємо 7EMINAR DAY разом! Даруємо найвигідніші ціни року та сюрпризи – лише раз на рік, не пропустіть!