Виплати померлому працівнику: нарахування ЄСВ та ПДФО нюанси

Частково так, виплати показуєте за ІПН померлого працівника, але ЄСВ і код доходу залежать від виду виплат.

Обґрунтування

1. На кого показувати виплати та яку ознаку доходу застосувати
Усі належні померлому працівнику суми (зарплата, компенсація відпустки, лікарняні), навіть якщо їх фактично отримують родичі, у 4ДФ відображаються за його РНОКПП з ознакою доходу «101», як звичайна заробітна плата. Це підтверджують податкові роз’яснення щодо відображення зарплати, не отриманої померлим, що виплачується членам сім’ї, де прямо зазначено, що така сума показується за ІПН померлого з ознакою доходу «101» у додатку 4ДФ, а дата звільнення – дата смерті працівника. Факт, що РНОКПП може бути вже виключений із реєстру, не змінює підхід: у звітності все одно зазначають ІПН померлого, а можливі «помилки» у програмі ігнорують як технічні.

2. Чи нараховувати ЄСВ на виплати при остаточному розрахунку
Податкова служба у своїх позиціях розрізняє дві ситуації:

• якщо виплати (зарплата, лікарняні, компенсація відпустки) нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, вони вважаються доходом застрахованої особи і на них ЄСВ нараховується на загальних підставах, виходячи з визначення бази нарахування та платників ЄСВ у ст. 4 та ст. 7 Закону №2464.
• разом з тим в індивідуальній консультації зроблено акцент, що суми грошових компенсацій за невикористані щорічні відпустки, які нараховуються вже після смерті працівника, коли він більше не є застрахованою особою, не є базою нарахування ЄСВ і не відображаються в додатку Д1, оскільки відсутній суб’єкт, на користь якого проводиться нарахування.

3. Як діяти з огляду на суперечливу практику щодо компенсації відпустки
У профільних роз’ясненнях фіксуються дві протилежні позиції податкових органів:

• базова, більш загальна позиція: на всі виплати, нараховані за період до дати смерті, у тому числі компенсацію відпустки, ЄСВ нараховується «на загальних підставах» і такі виплати відображаються в Д1 як звичайна зарплата за ІПН померлого працівника;
• спеціальна позиція, закріплена в ІПК щодо компенсації відпустки, – ЄСВ не нараховувати і в Д1 не показувати саме суми грошових компенсацій за невикористані щорічні відпустки, нараховані вже після смерті, оскільки працівник більше не є застрахованою особою, незважаючи на те, що період, за який нарахована компенсація, закінчується днем смерті.
  Через таку суперечність рекомендація практична: або обрати консервативний варіант і нарахувати ЄСВ «по максимуму», або отримати власну ІПК з конкретним описом вашої ситуації, посилаючись на визначення застрахованої особи та бази нарахування у ст. 1 і ст. 7 Закону №2464.

Ризики та нюанси:
Якщо не показувати компенсацію відпустки в Д1 та не нараховувати ЄСВ, але податкова при перевірці застосує загальну позицію про ЄСВ «на загальних підставах», можливе донарахування ЄСВ та штрафи, тому отримання індивідуальної консультації під вашу ситуацію суттєво знижує ризики.

Правильним є підхід: у 4ДФ усі виплати показувати за ІПН померлого працівника з ознакою доходу «101», а щодо ЄСВ на остаточні виплати врахувати суперечливу практику та за потреби зафіксувати обраний варіант через власну ІПК.