Добові можна перерахувати на картковий рахунок працівника або виплатити готівкою з каси як до відрядження (авансом), так і після нього. Вимоги обов'язково виплачувати аванс на відрядження законодавство не містить (для приватного сектору).
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця або сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно): запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах та інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця.
Враховуючи зазначене, обов’язковими документами будуть наказ про відрядження та один або декілька підтвердних документів, перелічених вище.
Якщо доказів перебування у відрядженні немає, повна сума добових стає оподатковуваним доходом працівника: ПДФО 18% з коефіцієнтом 1,219512 і ВЗ 5% без коефіцієнта. ЄСВ не виникає в будь-якому разі, адже добові без обмеження їх розміру не є базою нарахування ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку № 1170 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text).
Усі витрати (включаючи добові, визначені у валюті), понесені працівником у відрядженні за кордоном, за умови, що аванс було видано у гривні або не видано взагалі, визначають за курсом НБУ на дату звітування працівника (ЗІР-роз’яснення: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43511).
Сума добових за кордон у гривні не повинна перевищувати еквівалент 80 євро за курсом НБУ на кожен день відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965)). Або можна видати добові в євро — не більше 80 євро за добу. Якщо видано понад 80 євро за добу у валюті або у гривневому еквіваленті, сума перевищення буде базою оподаткування ПДФО та ВЗ.
Якщо аванс було видано у валюті і його повністю вистачило на покриття добових, згідно з п. 5, 6 НП(С)БО 21 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00#Text) він обліковується за курсом НБУ на дату авансування. Курсові різниці у такому разі не виникають.
Щодо відряджень за кордон рекомендуємо наш докладний матеріал: https://7eminar.ua/news/1167-vidryadzennya-za-kordon

Раді допомогти, звертайтесь ще!