На нашу думку, під час обробки шляхових листів бухгалтеру потрібно зазначити загальну суму вартості палива у гривнях.

Податківці «хочуть» бачити деталізований маршрут з метою поїздки.

Типової форми для відображення витрат (списання) ПММ немає. Однак оформити цю господарську операцію, як і будь-яку іншу, первинним документом потрібно.

Рекомендуємо, якщо за основу берете типову форму подорожнього листа у власній формі не зазначати зверху посилання на наказ, яким затверджено типову форму (бо типової вже немає).

Були прецеденти, коли податківці не визнавали такі документи через скасування форми - див. постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 31.03.2023 https://reyestr.court.gov.ua/Review/109942659 . Рішення на користь суб’єкта господарювання. Однак, щоб мінімізувати цей податковий ризик, не варто у своїй формі вказувати реквізити наказів, які втратили чинність.

Подорожній лист як і всі первинні документи повинен мати обов’язкові реквізити первинного документа визначені у ч. 2 ст. 9 розд. ІІІ Закону № 996 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 та у п.2.3 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 .

При цьому у Положенні № 88 серед обов’язкових реквізитів зазначено «зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках) (зміна, внесена наказом від 09.07.2021 № 385, діє з 10.08.2021)

Тому варто вказувати у подорожньому листі не лише літри (натур. одиницю), а і грн.

Звісно це може зробити бухгалтер (на етапі так званого «таксування» документів), а не водій.

Інакше податківці можуть визнати цей документ не первинним (тобто таким, що не підтверджує операцію)… Саме на підставі п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88, бо не виконано умови щодо реквізиту «одиниця виміру господарської операції».

Раніше допускалося зазначення тільки якоїсь однієї одиниці виміру - у натуральному та/або вартісному виразі. Тепер же передбачено, що одиниця виміру вказується в грошовому та за можливості в натуральних вимірниках. Тож вочевидь на це звертатимуть увагу й податківці.

Податківці хочуть бачити детальний маршрут. Тож, якщо не бажаєте зайвих питань та ризиків втратити витрати за такими подорожніми листами без маршруту, вказуйте детальний шлях прямування. Наприклад, «вул. Озерна,6 – вул. Малишка, 86». Інакше свою правоту, скоріш за все, доведеться відстоювати в суді постанова Хмельницького окружного адмінсуду від 16.11.2015 р. у справі № 822/6023/15 https://reyestr.court.gov.ua/Review/53741079 , постанова Верховного Суду від 20.07.2021 у справі № 620/1635/20 https://reyestr.court.gov.ua/Review/24199251 , постанова Верховного Суду від 02.06.2022 у справі № 160/70/19 https://reyestr.court.gov.ua/Review/104593333

Важливо! Включайте до маршруту руху і пункти заправлення ПММ, щоб податківці не сумнівалися в реальності такого заправлення (див., зокрема, постанову Восьмого апеляційного адміністративного суду від 17.04.2024 у справі № 460/15746/23 https://reyestr.court.gov.ua/Review/118432996 )

Більше інформації https://7eminar.ua/events/4953/11611 .

Раді допомогти, звертайтесь ще!