Порядок складання первинних документів для нарахування відпускних

Порядок та строки оформлення такі: спочатку графік і повідомлення, потім заява (якщо потрібна), далі наказ, розрахунок відпускних, виплата і відображення в обліку.

Обґрунтування

1. Графік відпусток і письмове повідомлення. Черговість надання щорічних відпусток визначають графіком, який затверджує роботодавець та доводить до відома працівників, а конкретний період у його межах узгоджується з працівником; роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку, як це передбачено ст. 10 Закону про відпустки.

2. Заява працівника (коли потрібна). Якщо відпустка надається поза графіком або це відпустка без збереження зарплати чи соціальна/інша цільова, працівник подає заяву довільної форми із зазначенням виду відпустки, дати початку та бажаної тривалості; така заява може бути паперовою або електронною, головне — українською мовою і з особистим підписом, що відповідає загальним вимогам ділового листування та документообігу, наведеним у ДСТУ 4163-2020.

3. Наказ про надання відпустки. На підставі графіка / повідомлення та, за потреби, заяви, роботодавець видає наказ про відпустку: можна використати типову форму № П-3, затверджену наказом № 489 Мінстату, або скласти наказ у довільній формі із зазначенням виду відпустки, підстави, тривалості, дат початку і закінчення та періоду, за який вона надається, з дотриманням обов’язкових реквізитів, встановлених ДСТУ 4163-2020.

4. Розрахунок та виплата відпускних. Бухгалтерія на підставі наказу робить розрахунок суми відпускних згідно з Порядком № 100, оформлює його бухгалтерською довідкою (як первинним документом) і відображає нарахування у регістрах обліку, а самі відпускні виплачують до початку відпустки, тобто наперед, відповідно до вимоги ст. 21 Закону про відпустки.

5. Відображення у кадрових та облікових документах. Дані про відпустку вносять до особової картки форми П-2 у розділ «Відпустки» із зазначенням виду відпустки, періоду, дат початку і закінчення та реквізитів наказу, як це випливає з вимоги про ведення обліку відпусток у ст. 10 Закону про відпустки; дні відпустки також позначають у табелі обліку робочого часу відповідним кодом.

Такий порядок дозволяє правильно оформити всі первинні документи для нарахування й виплати відпускних.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?