Виплата заробітної плати: захист персональних даних у відомості

Відомість на виплату зарплати можна формувати одну на всіх працівників, це саме по собі не порушує захист персональних даних за умови обмеженого доступу до документа.

Обробка персональних даних для нарахування й виплати зарплати є законною. Роботодавець має право обробляти дані працівників для виконання своїх обов’язків, передбачених законом, без окремої згоди працівника, що прямо випливає з підстав обробки персональних даних, наведених у статті 11 Закону № 2297 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17#n102. Тому складання відомості на виплату зарплати з ПІБ, ідентифікаторами та сумами виплат є правомірною обробкою таких даних.
Єдина відомість на всіх працівників не є автоматичним порушенням захисту персональних даних. Закон вимагає забезпечити захист від незаконного доступу та розголошення персональних даних, а не забороняє колективні документи як такі.

Ризик порушення виникає, якщо через відомість працівник без підстав отримує інформацію про оплату праці інших. В цьому випадку додатково слід враховувати обмеження щодо поширення відомостей про оплату праці, встановлені статтею 31 Закону про оплату праці https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/108/95-%D0%B2%D1%80#n160.
Рекомендується обмежити коло осіб, які мають доступ до відомості (кадри, бухгалтерія, керівник), письмово зобов’язати цих працівників до нерозголошення персональних даних; при видачі готівки забезпечити, щоб працівник бачив лише свій рядок (наприклад, прикривати інші або використовувати індивідуальні розрахункові листки); не включати до відомості зайві персональні дані понад необхідні для ідентифікації й розрахунку.

Факт, що виплата оформлена однією відомістю, а не окремими видатковими ордерами, сам по собі не створює порушення ні касової дисципліни, ні правил захисту персональних даних.

Раді допомогти, звертайтесь ще!