Авансові звіти водіїв: нюанси відряджень та перетину кордону

Порушень нема, якщо дотримано граничні строки звітування.

Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20261101#n3965 авансовий звіт подавати обов'язково в тих випадках, коли у працівника виникає оподатковуваний дохід або він використовував готівку понад суму добових витрат, зокрема зняту з корпоративної чи особистої платіжної картки.

Тому якщо водій оплачував пальне та інші витрати виключно безготівково платіжною карткою, а готівку отримував або знімав лише в межах добових, складати авансовий звіт за вимогами ПКУ не обов’язково. Водночас обов’язок надати підтвердні документи щодо понесених витрат (чеки, квитанції, банківські виписки тощо) зберігається. Підприємство також може передбачити у власному Положенні про відрядження обов’язок водіїв складати звіт за кожним рейсом для належного документального оформлення та відображення витрат у бухгалтерському обліку.

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20261101#n3965тпідтвердні документи та звіт (у випадках, коли його подання обов’язкове) подаються до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Якщо під час відрядження розрахунки проводилися платіжною карткою, а списання коштів банком відбулося пізніше дати завершення відрядження, строк подання документів продовжується ще на один календарний місяць.

Законодавство не вимагає, щоб водій передавав документи бухгалтерії виключно особисто. Підписаний звіт та оригінали первинних документів можна надіслати поштовим оператором, зокрема «Новою поштою», за умови дотримання встановлених строків. Також звіт і документи можуть оформлюватися в електронній формі з накладенням КЕП відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Паперові документи, якщо вони були створені в паперовій формі, передаються підприємству для зберігання в установленому порядку.

Очікування водієм перетину кордону протягом кількох днів або навіть тижня саме по собі не є порушенням і не означає, що відрядження потрібно переривати. Якщо водій у цей період продовжує виконувати службове завдання, перебуває в дорозі та очікує перетину кордону, такі дні включаються до загального строку відрядження.

Відповідно до ст. 121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719 за працівником на період відрядження зберігається місце роботи та оплата праці, яка не може бути нижчою за середній заробіток. Добові виплачуються за кожен календарний день перебування у відрядженні, у тому числі за дні очікування перетину кордону.

Водночас кожне відрядження має бути належним чином оформлене. Підставою є наказ (розпорядження) керівника із зазначенням маршруту, строку та мети відрядження. Якщо водій завершив один рейс і отримав нове службове завдання, доцільно оформити окремий наказ на наступне відрядження. Якщо ж рейс фактично триває, а строк його виконання збільшився через затримку на кордоні або інші обставини, строк відрядження слід продовжити відповідним наказом із зазначенням причин.

Якщо робота водіїв постійно здійснюється в дорозі, підприємство може розглянути встановлення роз’їзного характеру роботи. Для цього відповідну умову потрібно передбачити в колективному договорі або трудових договорах, а також визначити порядок компенсації витрат, пов’язаних із такими поїздками. У такому разі поїздки, що належать до постійної роботи водія, не оформлюються як відрядження, а компенсація здійснюється за правилами, установленими для роз’їзного характеру роботи.

Якщо аванс на наступне відрядження перераховується водієві безготівково на платіжну картку, законодавство не встановлює заборони на таке перерахування до подання звіту за попереднє відрядження. Водночас необхідно забезпечити окремий облік коштів і витрат за кожним відрядженням.

Якщо кошти видаються готівкою з каси підприємства, діє обмеження, передбачене п. 19 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 № 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47: видавати готівку під звіт працівнику, який не відзвітував за раніше отримані під звіт кошти, заборонено.

Раді допомогти, звертайтесь ще!