Порядок оформлення лікарняних: підписи та документи для виплати

Для лікарняних оформлюйте перелічені документи, але підпис кульковою ручкою обов’язковий лише на внутрішніх паперових документах підприємства, а електронні документи ПФУ друкувати й підписувати не потрібно. Роздруковані з ПФУ заява-розрахунок і повідомлення про виплату можна зберігати без «мокрих» підписів і печаток, бо юридично вони вже засвідчені КЕП при поданні на портал.

Обґрунтування

1. Перелік документів при оплаченому та неоплаченому лікарняному. Для оплаченого лікарняного доцільно мати: паперовий листок непрацездатності (або роздрукований е-лікарняний), протокол (рішення уповноваженого) про оплату, документи про страховий стаж, розрахунок допомоги, заява-розрахунок, повідомлення про виплату, відомості на виплату, банківські виписки по рахунку 2604. Для неоплаченого лікарняного достатньо: листок непрацездатності, протокол (рішення) про відмову в оплаті, другий екземпляр повідомлення працівнику про відмову.

2. Електронні документи ПФУ не потрібно обов’язково роздруковувати чи засвідчувати підписом. Норми, що регулюють подання заяв-розрахунків та повідомлень до ПФУ, не вимагають їх роздрукування, зберігання на папері або засвідчення підписами і печаткою, оскільки вони формуються і подаються в електронному вигляді та підписуються КЕП згідно з вимогами Порядку, затвердженого рішенням правління ПФУ № 33-1 (№ 33-1). Тому роздруківки з порталу ПФУ, за потреби, можна зберігати без підпису директора та печатки.

3. Які саме документи підписувати кульковою ручкою. Підпис від руки потрібен на тих документах, які ви складаєте як внутрішні паперові:
   • протокол (рішення) комісії / уповноваженого щодо оплати або відмови;
   • внутрішній розрахунок середньої зарплати;
   • за потреби – внутрішній паперовий примірник заяви-розрахунку або повідомлення, якщо ви так встановите в обліковій політиці.
   Для таких паперових документів записи й підписи допускаються чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок відповідно до п. 2.9 Положення № 88, тож чорна кулькова ручка є повністю придатною.

4. Підпис директора на роздрукованій заяві-розрахунку та повідомленні з ПФУ не обов’язковий. Оскільки заява-розрахунок і повідомлення про виплату створюються на порталі ПФУ й підписуються КЕП при поданні, повторне їх засвідчення «мокрим» підписом на роздруківці не вимагається жодною нормою ПФУ. Якщо ПФУ при перевірці просить їх у паперовому вигляді, достатньо роздрукувати з порталу у тому вигляді, як вони там сформовані, без додаткових підписів і печатки.

Рекомендуйте у своїй обліковій політиці окремо прописати, які саме паперові документи по лікарняних ви зберігаєте та хто їх підписує.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?