Документи для кадрової справи та зарплатного обліку в компанії

Документи в особовій справі працівника

Особова справа формується після прийняття на роботу. Документи підшивають у такій послідовності:

Внутрішній опис документів справи (розміщується на початку, заповнюється в міру надходження документів).
Заява про прийняття на роботу (або письмовий трудовий договір / контракт).

Копія наказу (розпорядження) про прийняття на роботу.

Особовий листок з обліку кадрів з фотокарткою та доповнення до нього (або анкета / автобіографія).

Копії особистих документів працівника:паспорта (або ID-картки з витягом про місце проживання);
реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП);
документів про освіту (дипломи, атестати, сертифікати);

військово-облікового документа (згідно з Кодексом законів про працю України, ч. 2 ст. 24);

документів, що підтверджують право на пільги (свідоцтва про народження дітей, документи про інвалідність тощо).

Документи, що утворюються під час роботи:заяви та копії наказів про переведення на іншу посаду;
заяви та копії наказів про зміну прізвища чи біографічних даних;

посадова інструкція з підписом працівника про ознайомлення.

Заява про звільнення та копія наказу про звільнення.

Зверніть увагу, особові картки (типова форма № П-2) зберігаються окремо у спеціальній картотеці.
Заяви та накази про щорічні відпустки, відрядження, надання матеріальної допомоги до особової справи не підшиваються — це накази тимчасового зберігання (5 років), вони формуються в окремі справи. Особові справи працівників зберігаються 75 років після звільнення.

Документи з нарахування заробітної плати

Штатний розпис (із зазначенням посадових окладів).

Табель обліку використання робочого часу

Накази: про преміювання, надбавки, доплати, надання відпусток, оплату відряджень тощо.

Документи щодо тимчасової непрацездатності: роздруківки е-лікарняних, рішення уповноваженого або комісії із соціального страхування підприємства.

Розрахункова відомість або Розрахунково-платіжна відомість (можна використовувати модифіковану типову форму № П-7 або власно розроблену). Вона повинна обов'язково містити:нараховані суми за видами (оклад, премії, відпускні, лікарняні, індексація тощо); ПДФО (18%), військовий збір (5%), аліменти, інші відрахування;
суму до виплати на руки; нарахування ЄСВ на фонд оплати праці (22%, або 8,41% для працівників з інвалідністю);
обов'язкові реквізити первинного документа: дата, підписи та посади осіб, які склали і перевірили документ.

Розрахунковий листок — роботодавець зобов'язаний при кожній виплаті повідомити працівника про нараховану суму з розшифровкою за видами, утримання та суму до виплати (ст.110 КЗпП .https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n666). Форма довільна; дозволено надсилати в електронному вигляді за погодженням з працівником.

Платіжна відомість , платіжні інструкції щодо сплати податків

Раді допомогти, звертайтесь ще!