Зарплата готівкою: правила оформлення і типові помилки

1. Базові правила виплати зарплати готівкою: що каже законодавство
2. Готівкові обмеження та строки сплати податків
3. Покроковий алгоритм виплати зарплати через касу
4. Що робити з копійками: як уникнути порушень при округленні
5. На що звертають увагу податківці під час перевірок
6. Висновки

Базові правила виплати зарплати готівкою: що каже законодавство

Насамперед з’ясуймо базове правило. Відповідно до Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці), заробітна плата працівників на території України виплачується у грошових знаках, що мають законний обіг, тобто готівкою у гривнях. Виплата у формі розписок чи боргових зобов'язань суворо заборонена.

Виплата через банк є лише альтернативою. Відповідно до ст. 24 Закону про оплату праці, перерахування коштів на банківську карту можливе виключно за особистою письмовою згодою працівника. Якщо працівник не надавав такої заяви або в будь-який момент вирішив її відкликати, роботодавець зобов'язаний виплачувати йому гроші готівкою безпосередньо за місцем роботи. Відмова у готівковій виплаті за наявності заяви працівника є прямим порушенням трудового законодавства. При цьому жодного окремого наказу керівника на виплату готівкою видавати не потрібно – достатньо заяви від самого співробітника.

Готівкові обмеження та строки сплати податків

Багатьох колег цікавить питання:

Чи поширюється денне готівкове обмеження у 50 000 грн на виплату заробітної плати?

Відповідь однозначна – ні. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148), дійсно обмежує готівкові розрахунки підприємства з фізособами сумою 50 000 грн на день. Проте це ж Положення прямо вказує, що такі обмеження не стосуються виплат, пов'язаних з оплатою праці. Отже, ви можете видати з каси працівнику будь-яку суму заробітної плати за один день.

Окрему увагу слід приділити джерелам походження готівки та термінам сплати податків. Законодавство дозволяє виплачувати зарплату як за рахунок коштів, отриманих у банку, так і за рахунок наявної в касі виручки. Але тут діють абсолютно різні податкові правила.

Якщо ви отримали готівку в банку, ПДФО, військовий збір та ЄСВ мають бути сплачені одночасно з отриманням коштів. Банк просто не видасть вам готівку за чеком без надання платіжних доручень на сплату податків.

Інші строки будуть, якщо ви платите зарплату з готівкової виручки або інших касових надходжень, наприклад за рахунок фінансової допомоги. ПДФО та військовий збір у такому разі необхідно сплатити протягом трьох операційних днів з дня, наступного за днем виплати з каси. А ось для ЄСВ жодного відтермінування немає – його сплачують безпосередньо в день виплати готівки з каси.

Покроковий алгоритм виплати зарплати через касу

Щоб мінімізувати ризики помилок, роботодавцю варто дотримуватися чіткої послідовності кроків.

Якщо виплата готівкою є винятком на вашому підприємстві, переконайтеся, що працівник подав заяву про бажання отримувати кошти через касу. Бухгалтер проводить нарахування заробітної плати, розраховує податки та визначає «чисту» суму до видачі на руки.

Бухгалтер готує Відомість на виплату готівки, якщо виплата здійснюється декільком працівникам. Форма відомості наведена у додатку 1 до Положення №148.

Якщо кошти виплачуються одному працівнику окремо, то оформлюють видатковий касовий ордер. Його оформлюють і для виплати міжрозрахункових сум, зокрема відпускних та лікарняних.

Зверніть увагу: виправлення в касових ордерах та відомостях суворо заборонені

Касир обов’язково вимагає від отримувача пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Працівник ставить свій підпис у відомості або видатковому касовому ордері про одержання грошей, зазначаючи суму гривень словами, а копійок – цифрами. Видавати касові документи одержувачам на руки до підписання заборонено.

Після закінчення встановленого строку виплати, а це максимум три робочих дні, касир зобов'язаний зробити напис «Депоновано» напроти прізвищ тих працівників, хто не з’явився за грошима. Також потрібно скласти реєстр депонованих сум. У відомості слід вказати фактично виплачену та депоновану суми, засвідчивши це підписом. Бухгалтер виписує один загальний видатковий касовий ордер на фактично виплачену суму для відображення операції в касовій книзі.

Що робити з копійками: як уникнути порушень при округленні

Поширеною проблемою сьогодні є вилучення з обігу дрібних монет. Сьогодні фактично єдиною доступною дрібною монетою залишається 50 копійок.

Як вчинити, якщо після утримання податків сума заробітної плати працівника становить, наприклад, 24 230,36 грн? Якщо округлити до 24 230,00 грн, то виникає недоплата на 36 копійок, що є порушенням трудового законодавства. Якщо округлити у більше сторону, тобто до 24 230,50 грн, то буде виплачено зайві 14 копійок доходу, з якого не утримано податки.

Найбільш безпечний і законний спосіб – це перенесення копійок на наступний місяць у складі кредиторської заборгованості на субрахунку 661. Для цього працівник має написати заяву з проханням виплачувати йому заробітну плату готівкою в сумі, кратній 50 копійкам (або 1 гривні), з перенесенням решти на наступний місяць.

На що звертають увагу податківці під час перевірок

Під час податкових перевірок інспектори можуть звернути увагу на повноту та своєчасність оприбуткування готівки. Кошти на виплату зарплати мають бути вчасно відображені в касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

Безперечно буде також перевірятися своєчасність сплати податків. Для цього будуть звірені дати виплати готівки з каси за відомостями та дати платіжних доручень на сплату ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Також податківці контролюють дотримання ліміту каси. Якщо ліміт каси не встановлено внутрішнім документом підприємства, він вважається нульовим, а вся невиплачена готівка на кінець дня вважатиметься понадлімітною.

Зверніть увагу: для виплати зарплати підприємство має право тримати в касі готівку понад ліміт каси протягом трьох робочих днів із дня настання строку виплати в межах сум, зазначених у платіжних відомостях

Висновки

1. Виплата зарплати готівкою залишається законним способом розрахунку з працівниками, але потребує правильного оформлення касових операцій та дотримання трудових гарантій.
2. Найбільші ризики виникають через помилки в касових документах, депонування зарплати, перевищення ліміту каси та несвоєчасну сплату податків.
3. Джерело готівки має значення для визначення строків сплати податків. Бухгалтеру важливо чітко встановити, за рахунок яких коштів здійснюється виплата, та правильно визначити дату виникнення податкових зобов’язань.

Шаблони та зразки документів:

Відомість на виплату готівки

Видатковий касовий ордер

Заява про виплату зарплати готівкою

Касова книга

Прибутковий касовий ордер

Читайте більше:

Виплата зарплати готівкою, яка надійшла в касу як фіндопомога

Є зарплатна картка, але хочете отримувати готівку: чи може роботодавець відмовити

Ліміт каси: правила встановлення та вимоги ДПС

Коли можна переглянути ліміт каси та строки здавання готівки

Переплатили зарплату через округлення дрібних копійок: чи виникають податки

Як округлювати середньоденну зарплату при нарахуванні зарплати, відпускних, лікарняних, компенсаціях

Банк заблокував картку працівника: чи буде у роботодавця відповідальність за невиплату зарплати

Виплата заробітної плати працівника на картку іншої особи: зразок заяви

Виплата зарплати працівнику з особистої картки ФОП: які наслідки

Мінікурси на тему:

Утримання із зарплати: як не порушити закон

Відомість нарахування заробітної плати: як скласти без помилок

Аванс за першу половину місяця: як правильно виплатити без порушень