Як законно зменшити зарплатне навантаження у 2026 році

1. ФОП-оптимізація: коли працівник – не працівник
2. Цивільно-правовий договір (ЦПД): чи є оптимізація витрат
3. «Дія Сіті»: податкова економія для ІТ-компаній
4. Висновки

ФОП-оптимізація: коли працівник – не працівник

Один із найпоширеніших способів оптимізації витрат на оплату праці – укладення договорів з ФОП, замість оформлення штатних працівників. У такому разі підприємство не сплачує ЄСВ 22% з фонду оплати праці, адже ФОП самостійно подає звітність і сплачує податки, зазвичай – з мінімальної бази (ЄП і ВЗ у ФОП 3 групи залежать від фактичного доходу).

Це дає бізнесу гнучкість і суттєву економію, однак податкова активно виявляє ознаки прихованих трудових відносин: коли ФОП працює лише з одним замовником, регулярно виконує доручення, діє під контролем компанії, не несе власних підприємницьких ризиків тощо. У таких випадках податкова може перекваліфікувати відносини у трудові та донарахувати ЄСВ, ПДФО, військовий збір і штрафи. Ризики – як фінансові, так і репутаційні.

Якщо працівник оформлений офіційно:

1. зарплата: 43 500,00 грн;
2. ЄСВ (22%): 9 570,00 грн;
3. ПДФО (18%): 7 830,00 грн;
4. ВЗ (5%): 2 175,00 грн;
5. чиста зарплата: 33 495,00 грн;
6. витрати роботодавця: 43 500 + 9 570 = 53 070,00 грн.

Якщо укладено договір із ФОП (3 група, ставка ЄП – 5%, військовий збір – 1% доходу). Для порівняння припустимо, що ФОП хоче отримати після сплати власних податків суму, еквівалентну чистій зарплаті працівника – 33 495 грн:

1. вартість послуг (у т.ч. податки та збори): 33 495,00 + 5% ЄП (1 674,75) + ЄСВ від МЗП (1 902,34) + ВЗ (334,95) = 37407,04 грн;
2. чистий дохід ФОПа: 33 495,00 грн;
3. витрати підприємства = вартості послуг (у т.ч. податки та збори): 37407,04 грн;
4. економія: 53 070,00 – 37407,04 грн; = 15 662,96 грн.

Схема з ФОПами може дати бізнесу відчутну економію, але за умови правильного оформлення, реальної підприємницької діяльності виконавця й уникнення ознак прихованого працевлаштування. Інакше – значні донарахування, штрафи та блокування діяльності

Цивільно-правовий договір (ЦПД): чи є оптимізація витрат

У спробах оптимізувати витрати на оплату праці та податки, деякі компанії розглядають можливість укладення ЦПД замість трудових договорів. Але чи справді це дозволяє зменшити податкове навантаження.

Розгляньмо, у чому різниця між цими формами співпраці, які податки сплачуються, і що про це думає податкова служба.

ЦПД (цивільно-правова угода) – це форма співпраці, коли одна сторона (виконавець) бере на себе зобов’язання виконати роботу або надати послугу, а інша (замовник) – оплатити результат. Ці взаємини регулюються ЦКУ, а не трудовим законодавством.

Ключові особливості:

1. предмет договору – результат, а не процес роботи;
2. відсутність трудових гарантій: лікарняні, оплачувані вихідні, відпустки не передбачені;
3. виконавець працює самостійно, без втручання в організацію процесу;
4. замовник не зобов’язаний створювати умови праці;
5. винагорода та строки виконання обумовлюються в договорі.

ЦПД зручно використовувати для разових, короткострокових робіт або послуг, коли не потрібна постійна присутність працівника.

Розглянемо відмінності між трудовим договором і ЦПД.

Отже, з точки зору обов’язкових нарахувань, податкове навантаження є однаковим як за трудовим договором, так і за договором ЦПХ. Водночас у випадку ЦПД якщо дохід у вигляді винагороди не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, ЄСВ нараховується виходячи з розміру ЄСВ 22% на фактично нараховану винагороду за договором ЦПХ. Жодного донарахування до рівня мінімального страхового внеску не передбачено, оскільки виконавець не є основним працівником, і роботодавець не зобов’язаний забезпечувати йому мінімальний страховий стаж.

Крім того, працівникам за ЦПД не надаються відпустки. Але, якщо ДПС виявить, що ЦПД фактично маскує трудові відносини – штрафи можуть бути суттєвими. Податкова та інспекція з праці можуть визнати ЦПД трудовими відносинами, якщо:

1. виконавець працює на постійній основі, а не виконує разові завдання;
2. є графік роботи, звітування, накази;
3. використовуються робочі місця, інструменти та ресурси компанії;
4. винагорода є фіксованою і регулярною (щомісяця);
5. особа має керівника та виконує функції, притаманні штатному працівнику.

У такому разі контролери можуть:

1. донарахувати податки;
2. накласти штрафи за порушення трудового законодавства – до 10 мінімальних зарплат за кожного неоформленого працівника (у 2026 році це 86 470 грн). Водночас у період дії воєнного стану законодавство передбачає особливості застосування штрафів за порушення трудового законодавства, зокрема у разі виконання припису про усунення порушення у встановлений строк;
3. встановити факт трудових відносин та застосувати відповідні фінансові санкції і донарахування.

«Дія Сіті»: податкова економія для ІТ-компаній

Спеціальний правовий режим «Дія Сіті» став реальною альтернативою для IT-компаній, які прагнуть знизити податкове навантаження, зберігаючи легальні форми співпраці з фахівцями. Учасники цього режиму можуть залучати до роботи як штатних працівників, так і гіг-спеціалістів – на умовах застосування пільгової ставки ПДФО 5%.

Водночас резиденти «Дія Сіті» не звільняються від базових обов’язків роботодавця:

1. нараховувати зарплату;
2. оплачувати лікарняні (з урахуванням обмежень), відпустки, відрядження;
3. дотримуватись трудового законодавства.

Пільгові податки для резидентів «Дія Сіті»

1. ПДФО: 5% (замість стандартних 18%). Але «знижена» ставка 5% застосовується до доходу в межах еквівалента 240 000 євро за календарний рік. Сума перевищення оподатковується за ставкою 18% та декларується спеціалістом самостійно;
2. військовий збір: 5%;
3. ЄСВ: не з фактичної зарплати, а з мінімальної зарплати (у 2026 році – 1 902,34 грн).

Таким чином, навіть за високих доходів працівників чи гіг-контракторів податкове навантаження суттєво знижується. Але також врахуйте, доходи спеціалістів, нараховані (виплачені) у місяці набуття статусу резидента «Дія Сіті», оподатковуються за ставкою 18%. Ставка 5% застосовується з наступного календарного місяця!

Але «Дія Сіті» не універсальна для всіх. Цей режим підходить лише для окремих сфер: ІТ, кібербезпеки, технологічних та дослідницьких послуг. Повний перелік видів діяльності – у ч. 4 ст. 5 Закону України від 15.07.2021 №1667-IX «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» (далі – Закон №1667).

Хто має право на 5% ПДФО

Згідно з пп. 170.14-1.2 ПКУ, пільгова ставка ПДФО 5% застосовується до таких виплат:

1. зарплати працівників;
2. винагороди за гіг-контрактами, укладеними згідно з Законом №1667;
3. авторської винагороди за створення службових творів та передання прав на них.

Щоб мати право на пільгу, компанія-резидент має щомісяця дотримуватись умов, наведених у ч. 1 ст. 5 Закону №1667, зокрема:

1. сплачувати працівникам і гіг-спеціалістам не менше 1 200 євро / місяць у гривневому еквіваленті;
2. мати не менше 9 фахівців (штатних або гіг) у середньому за місяць.

У разі порушення цих умов у будь-якому місяці компанія зобов’язана самостійно донарахувати ПДФО за стандартною ставкою 18% – і сплатити цю різницю за власний рахунок, до подання звітності.

З 2025 року для стартапів, які мають менше дев’яти осіб у штаті або серед гіг-контракторів, дозволено застосовувати 5% навіть без дотримання чисельного критерію, за умови відповідного рівня оплати та відсутності податкового боргу. Ця норма діє до 31 грудня наступного року після набуття статусу резидента.

ЄСВ: як сплачується

За умови виконання вимог для застосування спеціального режиму ЄСВ резидент «Дія Сіті» сплачує за працівників та гіг-спеціалістів ЄСВ у розмірі мінімального страхового внеску – 1 902,34 грн у 2026 році. Якщо умови для спеціального режиму не виконані, ЄСВ нараховують за загальними правилами.

Стартапи знову мають пільги: навіть без належної кількості працівників, за дотримання інших вимог, мінімальний ЄСВ залишається актуальним протягом календарного року після вступу до режиму.

Лікарняні та відпустки

Варто розуміти різницю між типами виплат:

1. лікарняні (включно з першими 5 днями) та декретні не входять до фонду оплати праці відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5, але є базою для ЄСВ;
2. відпускні входять до фонду оплати праці та підпадають під пільгове оподаткування (ПДФО 5%).

Це важливо враховувати при нарахуванні та формуванні податкової звітності.

Звітність: не припустіться помилки

Податковий розрахунок повинен правильно відображати зміни в ставках і статусі компанії.

1. У Додатку 4ДФ податкового розрахунку треба чітко зазначати види доходів для кожного працівника.
2. Якщо впродовж місяця змінився статус резидента або були прийняті/звільнені працівники – кожен період відображається окремим рядком.
3. У додатку з ЄСВ – коректно зазначайте ставку внеску відповідно до статусу працівника (звичайний, особа з інвалідністю, сумісник тощо).

Кожна компанія-резидент щороку подає звіт про відповідність вимогам Закону №1667. Невиконання встановлених вимог може мати наслідком втрату статусу резидента. Крім того, якщо резидент «Дія Сіті» не відповідав установленим критеріям у відповідному місяці, це може спричинити донарахування ПДФО за такий місяць за ставкою 18%.

Висновки

1. Зменшення податкового навантаження на фонд оплати праці можливе законним шляхом. Ідеться не про сірі схеми, а про цілком легальні механізми, передбачені податковим законодавством.
2. ФОП-оптимізація дозволяє суттєво зменшити податкове навантаження на фонд оплати праці. Наявність одного замовника сама по собі не свідчить про трудові відносини, але разом з іншими ознаками може підвищувати ризик перекваліфікації відносин у трудові
3. Використання спеціальних режимів, таких як «Дія Сіті», дає змогу не лише знизити фіскальне навантаження, а й офіційно підвищити дохід працівників у рамках правового поля.

Читайте більше:

Як округлювати середньоденну зарплату при нарахуванні зарплати, відпускних, лікарняних, компенсаціях

Мінімальна зарплата – 2027: скільки отримуватиме працівник «на руки»

Війна не скасовує зарплату: що потрібно знати працівникам і роботодавцям

Невиплата зарплати під час війни: коли законно

Зарплата та відпускні: як виплатити не порушуючи закон

Мінімальна зарплата – 2027: нові суми ЄСВ, штрафів і податків для ФОП