Як законно зменшити зарплатне навантаження у 2025 році

1. ФОП-оптимізація: коли працівник – не працівник
2. Цивільно-правовий договір (ЦПД): чи є оптимізація витрат
3. «Дія Сіті»: податкова економія для ІТ-компаній
4. Висновки

ФОП-оптимізація: коли працівник – не працівник

Один із найпоширеніших способів оптимізації витрат на оплату праці – укладення договорів з ФОП, замість оформлення штатних працівників. У такому разі підприємство не сплачує ЄСВ 22% з фонду оплати праці, адже ФОП самостійно подає звітність і сплачує податки, зазвичай – з мінімальної бази.

Це дає бізнесу гнучкість і суттєву економію, однак податкова активно виявляє ознаки прихованих трудових відносин: коли ФОП працює лише з одним замовником, регулярно виконує доручення, діє під контролем компанії, не несе власних підприємницьких ризиків тощо. У таких випадках податкова може перекваліфікувати відносини у трудові та донарахувати ЄСВ, ПДФО, військовий збір і штрафи. Ризики – як фінансові, так і репутаційні.

Якщо працівник оформлений офіційно:

1. зарплата: 43 500,00 грн;
2. ЄСВ (22%): 9 570,00 грн;
3. ПДФО (18%): 7 830,00 грн;
4. ВЗ (5%): 2 175,00 грн;
5. чиста зарплата: 33 495,00 грн;
6. витрати роботодавця: 43 500 + 9 570 = 53 070,00 грн.

Якщо укладено договір із ФОП (3 група, ставка ЄП – 5%):

1. вартість послуг: 33 495,00 + 5% ЄП (1 674,75) + ЄСВ від МЗП (1 760,00) = 36 929,75 грн;
2. чистий дохід ФОПа: 33 495,00 грн;
3. витрати підприємства: 36 929,75 грн;
4. економія: 53 070,00 – 36 929,75 = 16 140,25 грн.

Якщо підприємство є платником ПДВ, частина витрат (оплата послуг ФОП без ПДВ) не потрапляє до податкового кредиту. У такому разі економія менша:

1. невідшкодований ПДВ: 36 929,75 × 20% / 120% ≈ 6 154,96 грн;
2. фактична економія: 16 140,25 – 6 154,96 ≈ 9 985,29 грн.

Схема з ФОПами може дати бізнесу відчутну економію, але за умови правильного оформлення, реальної підприємницької діяльності виконавця й уникнення ознак прихованого працевлаштування. Інакше – значні донарахування, штрафи та блокування діяльності

Цивільно-правовий договір (ЦПД): чи є оптимізація витрат

У спробах оптимізувати витрати на оплату праці та податки, деякі компанії розглядають можливість укладення ЦПД замість трудових договорів. Але чи справді це дозволяє зменшити податкове навантаження.

Розгляньмо, у чому різниця між цими формами співпраці, які податки сплачуються, і що про це думає податкова служба.

ЦПД (цивільно-правова угода) – це форма співпраці, коли одна сторона (виконавець) бере на себе зобов’язання виконати роботу або надати послугу, а інша (замовник) – оплатити результат. Ці взаємини регулюються ЦКУ, а не трудовим законодавством.

Ключові особливості:

1. предмет договору – результат, а не процес роботи;
2. відсутність трудових гарантій: лікарняні, оплачувані вихідні, відпустки не передбачені;
3. виконавець працює самостійно, без втручання в організацію процесу;
4. замовник не зобов’язаний створювати умови праці;
5. винагорода та строки виконання обумовлюються в договорі.

ЦПД зручно використовувати для разових, короткострокових робіт або послуг, коли не потрібна постійна присутність працівника.

Розглянемо відмінності між трудовим договором і ЦПД.

Отже, з точки зору обов’язкових нарахувань, податкове навантаження є однаковим як за трудовим договором, так і за договором ЦПХ. Водночас у випадку ЦПД якщо дохід у вигляді винагороди не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, ЄСВ нараховується виходячи з розміру ЄСВ 22% на фактично нараховану винагороду за договором ЦПХ. Жодного донарахування до рівня мінімального страхового внеску не передбачено, оскільки виконавець не є основним працівником, і роботодавець не зобов’язаний забезпечувати йому мінімальний страховий стаж.

Крім того, працівникам за ЦПД не оплачуються лікарняні і декретні, а також не надаються відпустки. Тобто тут маємо економію з соцгарантій. Але, якщо ДПС виявить, що ЦПД фактично маскує трудові відносини – штрафи можуть бути суттєвими. Податкова та інспекція з праці можуть визнати ЦПД трудовими відносинами, якщо:

1. виконавець працює на постійній основі, а не виконує разові завдання;
2. є графік роботи, звітування, накази;
3. використовуються робочі місця, інструменти та ресурси компанії;
4. винагорода є фіксованою і регулярною (щомісяця);
5. особа має керівника та виконує функції, притаманні штатному працівнику.

У такому разі контролери можуть:

1. донарахувати податки;
2. накласти штрафи за порушення трудового законодавства – до 10 мінімальних зарплат за кожного неоформленого працівника (у 2025 році це 80 000 грн);
3. визнати всі попередні договори ЦПД недійсними як спосіб ухилення від податків

«Дія Сіті»: податкова економія для ІТ-компаній

Спеціальний правовий режим «Дія Сіті» став реальною альтернативою для IT-компаній, які прагнуть знизити податкове навантаження, зберігаючи легальні форми співпраці з фахівцями. Учасники цього режиму можуть залучати до роботи як штатних працівників, так і гіг-спеціалістів – на умовах застосування пільгової ставки ПДФО 5%.

Водночас резиденти «Дія Сіті» не звільняються від базових обов’язків роботодавця:

1. нараховувати зарплату,
2. оплачувати лікарняні, відпустки, відрядження
3. дотримуватись трудового законодавства.

Пільгові податки для резидентів «Дія Сіті»

1. ПДФО: 5% (замість стандартних 18%);
2. Військовий збір: 5%;
3. ЄСВ: не з фактичної зарплати, а з мінімальної зарплати (у 2025 році – 1 760 грн).

Таким чином, навіть за високих доходів працівників чи гіг-контракторів податкове навантаження суттєво знижується.

Але «Дія Сіті» не універсальна для всіх. Цей режим підходить лише для окремих сфер: ІТ, кібербезпеки, технологічних та дослідницьких послуг. Повний перелік видів діяльності – у ч. 4 ст. 5 Закону України від 15.07.2021 №1667-IX «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» (далі – Закон №1667).

Хто має право на 5% ПДФО

Згідно з пп. 170.14-1.2 ПКУ, пільгова ставка ПДФО 5% застосовується до таких виплат:

1. зарплати працівників;
2. винагороди за гіг-контрактами, укладеними згідно з Законом №1667;
3. авторської винагороди за створення службових творів та передання прав на них.

Щоб мати право на пільгу, компанія-резидент має щомісяця дотримуватись умов, наведених у ч. 1 ст. 5 Закону №1667, зокрема:

1. сплачувати працівникам і гіг-спеціалістам не менше 1 200 євро / місяць у гривневому еквіваленті;
2. мати не менше 9 фахівців (штатних або гіг) у середньому за місяць.

У разі порушення цих умов у будь-якому місяці компанія зобов’язана самостійно донарахувати ПДФО за стандартною ставкою 18% – і сплатити цю різницю за власний рахунок, до подання звітності.

З 2025 року для стартапів, які мають менше дев’яти осіб у штаті або серед гіг-контракторів, дозволено застосовувати 5% навіть без дотримання чисельного критерію, за умови відповідного рівня оплати та відсутності податкового боргу. Ця норма діє до 31 грудня наступного року після набуття статусу резидента.

ЄСВ: як сплачується

ЄСВ сплачується із мінімальної зарплати, навіть для сумісників, працівників на неповний місяць чи людей з інвалідністю. Якщо умови резидентства не виконані – ЄСВ сплачується за загальними ставками (22% або 8,41% для осіб з інвалідністю).

Стартапи знову мають пільги: навіть без належної кількості працівників, за дотримання інших вимог, мінімальний ЄСВ залишається актуальним протягом календарного року після вступу до режиму.

Лікарняні та відпустки

Варто розуміти різницю між типами виплат:

1. лікарняні (включно з першими 5 днями) та декретні не входять до фонду оплати праці відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати №5, але є базою для ЄСВ;
2. відпускні входять до фонду оплати праці та підпадають під пільгове оподаткування (ПДФО 5%).

Це важливо враховувати при нарахуванні та формуванні податкової звітності.

Звітність: не припустіться помилки

Податковий розрахунок повинен правильно відображати зміни в ставках і статусі компанії.

1. У Додатку 4ДФ податкового розрахунку треба чітко зазначати ставки ПДФО для кожного працівника.
2. Якщо впродовж місяця змінився статус резидента або були прийняті/звільнені працівники – кожен період відображається окремим рядком.
3. У додатку з ЄСВ – коректно зазначайте ставку внеску відповідно до статусу працівника (звичайний, особа з інвалідністю, сумісник тощо).

Кожна компанія-резидент щороку подає звіт про відповідність умовам Закону №1667. Якщо за підсумками року компанія не відповідає вимогам – вона втрачає статус резидента, а податкові пільги підлягають перерахунку за загальними ставками. Це може призвести до суттєвих фінансових втрат.

Висновки

1. Зменшення податкового навантаження на фонд оплати праці можливе законним шляхом. Ідеться не про сірі схеми, а про цілком легальні механізми, передбачені податковим законодавством.
2. ФОП-оптимізація дозволяє суттєво зменшити податкове навантаження на фонд оплати праці. Однак такий підхід несе ризики: у разі виявлення прихованих трудових відносин податкова може застосувати штрафи, а співпраця з ФОПами, що мають лише одного замовника, викликає особливу увагу контролюючих органів.
3. Використання спеціальних режимів, таких як «Дія Сіті», дає змогу не лише знизити фіскальне навантаження, а й офіційно підвищити дохід працівників у рамках правового поля.

Олена АФОНІНА, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, головна редакторка 7eminar