Подарунки дітям працівників до Дня святого Миколая чи на Новий рік: облік і податки

Як оформити видачу новорічних подарунків дітям працівників

Придбання та видача подарунків дітям працівників починається із відповідного наказу, в якому серед іншого зазначають і відповідальну особу за проведення закупів та видачу подарунків.

Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про придбання та видачу новорічних подарунків

Відділ кадрів чи бухгалтерія (у кого як заведено) формують списки дітей працівників. Такий перелік формується на підставі копій свідоцтв про народження дітей, які зберігаються в особових справах.

Кожен роботодавець самостійно визначає вікову категорію дітей для надання подарунків. Як правило, подарунки видають неповнолітнім дітям. Згідно зі ст. 6 Сімейного кодексу України, це діти віком до 18 років.

На підставі такого переліку складається та затверджується керівником кошторис на закупівлю подарунків.

Видача подарунків оформляється відомістю, в якій зазначають перелік працівників, які мають дітей. Форма відомості видачі подарунків підприємство розробляє самостійно, але дотримуючись обов’язкових реквізитів первинного документа.

Завантажуйте шаблон та зразок Відомості на видачу дитячих новорічних подарунків

На підставі оформленої відомості з підписами працівників, які отримали дитячі подарунки, складається акт на списання таких подарунків та відображається проведенням в бухобліку.

Новорічні подарунки дітям працівників: оподаткування

ПДВ. Щороку діє пільга з ПДВ по операції з продажу виробничими та торговими підприємствами дитячих святкових подарунків, що закуповуються коштом профспілкових комітетів підприємств та організацій, інших неприбуткових організацій (Закон України від 30.11.2000 №2117-II «Про звільнення від оподаткування грошових коштів, які спрямовуються на проведення новорічно-різдвяних свят для дітей та на придбання дитячих святкових подарунків»).

Не виключення і 2024 – 2025 роки. Так, починаючи з 15.11.2024 по 15.01.2025 року включно не оподатковуються набори товарів, кондитерські вироби, що містять тільки, іграшки вітчизняного виробництва і фрукти, загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленої законом на 1 січня звітного податкового року. У 2024 році це 242,42 грн. З огляду на параметри проєкту Держбюджету на 2025 рік ця неоподатковувана сума залишиться без змін.

Якщо роботодавець планує придбати подарунки діткам більшою вартістю чи такі, що не відповідають наведеним у Закону №2117 параметрам, то така операція оподатковуватиметься ПДВ на загальних підставах.

У платників ПДВ придбання подарунків на новорічні свята для дітей працівників у контрагента – платника ПДВ формується податковий кредит за зареєстрованою в ЄРПН податковою накладною.

Видачу подарунків дітям працівників розцінюють як постачання товарів. База оподаткування операцій із постачання товарів визначається із договірної вартості подарунків, але не нижче за ціну придбання таких товарів. (п. 188.1 ПКУ). Враховуючи, що у випадку із подарунками дітям працівників їх договірна вартість дорівнює нулю, підприємство складає дві податкові накладні (п. 15 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 №1307):

1. перша, на суму, розраховану виходячи з фактичної ціни постачання, тобто на нульову вартість у випадку із безоплатно переданими подарунками;
2. друга, на суму перевищення ціни придбання товарів/послуг над фактичною ціною постачання, яку складають із типом причини «15».

При цьому, компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 ПКУ не нараховуються.

Якщо мова про роботодавця – не платника ПДВ, то «вхідний» ПДВ у складі вартості подарунка списується на витрати підприємства.

ПДФО та військовий збір. В період з 15.11.2024 по 15.01.2025 року включно не відноситься до сукупного оподатковуваного доходу батьків дитячі подарунки (кондитерських виробів та іграшок вітчизняного виробництва і фруктів), придбані коштом профспілки,  загальною вартістю 242,42 грн (ст. 3, 5 Закону №2117). Цією пільгою користаються здебільше роботодавці, де подарунки придбаваються коштом профспілки.

Більшість роботодавців користається загальною «подарунковою» пільгою за ПКУ. Так, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку вартість дарунків, якщо їх вартість не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати у розрахунку на місяць, встановленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ).  В 2024 році це 1775 грн на місяць (7100 грн х 25%). Сума перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо з коефіцієнтом 1,219512 (п. 164.5 ПКУ).

Аналогічний порядок оподаткування військовим збором, але коефіцієнт для розрахунку бази оподаткування не застосовується при обчисленні збору із суми перевищення.

ЄСВ. Вартість подарунків до свят і квитків на видовищні заходи для дітей працівників не є фондом оплати праці (п. 3.23 Інструкції за статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5). Відповідно їх вартість не є базою нарахування ЄСВ (розд. II Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170).

Подарунки дітям в Податковому розрахунку

Враховуючи те, що подарунки дітям працівників не оподатковується ЄСВ, в Додатку 1 Податкового розрахунку такі доходи не відображаються.

А от в Додатку 4ДФ є особливості відображення дитячих подарунків.

Подарунки дітям, що надані за Законом №2117 доцільно відображати в 4ДФ за ознакою доходу «127».

Неоподатковувану вартість дитячого подарунку за пп. 165.1.39 ПКУ (1775 грн) в 4ДФ відображаємо за ознакою доходу «160». Оподатковувані подарунки (їх частину) з урахуванням натурального коефіцієнта – з ознакою доходу «126».

Звісно виникає питання:

Чий ІПН зазначати в 4 ДФ (працівника чи дитини)?

Законодавство не визначає обмежень щодо віку отримання ІПН. Зараз він називається Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП). Саме тому і на діток можна отримати ІПН і за цим ІПН відобразити подарунки в 4ДФ.

Але це можливо і за ІПН батьків. Так, в ІПК від 11.10.2024 №4793/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК податківці роз’яснили, що оскільки отримувачем доходу у вигляді вартості подарунку є фізична особа (працівник), то юридична особа в 4ДФ зазначає реєстраційний номер облікової картки працівника (або серію та номер паспорта цього працівника, якщо він відмовився нього).

Відображення новорічних подарунків дітям в бухобліку

У бухгалтерському обліку придбані подарунки для дітей працівників відображаються на рахунку 28 або субрахунку 209 на підставі первинних документів.

Якщо новорічні подарунки придбаваються за підзвітні суми, оприбуткування таких подарунків відображатиметься після звітування із наданням первинних документів (фіскальний чек, накладні тощо) проведенням через рахунок 372.

Висновки

1. Для придбання та передачі дитячих передноворічних та новорічних подарунків видається наказ по підприємству.
2. Дитячі подарунки не є фондом оплати праці, отже ЄСВ не нараховують.
3. По ПДФО / військовому збору можливо застосування пільги за пп. 165.1.39 ПКУ.
4. Сума перевищення в 2024 році вартості подарунку – 1775 грн на місяць є допблагом з відповідним оподаткуванням.
5. Видача новорічних подарунків діткам працівників оформлюється відповідною відомістю.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про придбання та видачу новорічних подарунків

Відомість на видачу дитячих новорічних подарунків