Один ризиковий товар – облік усього асортименту: що потрібно знати ФОП у 2026 році

Три категорії ФОП, у яких обов’язок є завжди

Обов’язок вести облік товарних запасів встановлює п. 12 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 №265/95-ВР (далі – Закон №265). Він виникає з поєднання двох ознак: ви приймаєте оплату готівкою чи платіжною карткою – і потрапляєте в одну з категорій, для яких закон не зробив винятку.

Таких категорій рівно три:

1. ФОП на загальній системі оподаткування – незалежно від того, чим торгують.
2. ФОП третьої групи єдиного податку, зареєстровані платниками ПДВ (ставка 3%).
3. Єдинники без ПДВ – друга, четверта та третя група за ставкою 5%, – які реалізують товари з ризикових груп.

Інших варіантів немає. Якщо ви на єдиному податку, платником ПДВ не зареєстровані й ризиковими товарами не торгуєте, обов’язку вести облік у вас не виникає взагалі: одяг, взуття, іграшки, продукти чи косметика на другій групі форми обліку не потребують – це підтверджує й податкова у ЗІР, категорія 109.02. Тому спершу з’ясовуєте, яку групу товарів фактично продаєте, і лише потім вирішуєте питання обліку.

Один ризиковий товар – облік на весь асортимент точки

Це найважливіше правило теми, і саме воно породжує найбільші штрафи.

Якщо у магазині продаються одночасно продукти харчування та градусники, аптечки та бинти, то ФОП повинен вести товарний облік. Градусники й аптечки – це вироби медичного призначення, тобто ризикова група. Через них у ФОПа виникає обов’язок обліковувати весь товар у точці: хліб, молоко, воду, зелень, усе. Половинчастого обліку закон не знає, і ДПС у ЗІР, категорія 109.02, формулює це прямо:

якщо обов’язок виник хоча б за одним товаром, вести облік потрібно щодо всіх товарних запасів.

Легальний вихід тут один – ризикову групу виводять на одного підприємця, а звичайний асортимент на іншого. Але тверезо оцініть ціну маневру: два ФОП в одному приміщенні, з одним обладнанням і спільними працівниками – це класичний набір ознак дроблення бізнесу. Схема працює лише тоді, коли підприємці справді самостійні, а не намальовані на папері заради економії на обліку.

Де ховається ризиковий товар, якого ви не помічаєте

Ризикова група – не оціночна категорія і не «те, що виглядає дорого». Закон №265 називає рівно три категорії:

1. технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
2. лікарські засоби та вироби медичного призначення;
3. ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння.

Гарантія – не критерій. Критерій – Перелік №231

Повна назва урядового документа звучить як Перелік груп технічно складних побутових товарів, які підлягають гарантійному ремонту (обслуговуванню) або гарантійній заміні, в цілях застосування реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого постановою КМУ від 16.03.2017 №231 (далі – Перелік №231). Через це багато хто читає норму приблизно так: є гарантійний талон – отже, товар технічно складний.

Це неправильно: слово «гарантія» тут частина назви документа, а не самостійний критерій. Товар має бути прямо названий у Переліку №231 і йому має відповідати код УКТЗЕД.

Є ще механіка, про яку майже не говорять, хоча вона випливає з роз’яснення Мінекономіки.

Годинник, окуляри й вживана техніка

Один і той самий товар може потрапити в ризикову групу з різних підстав. Наручний годинник у корпусі з дорогоцінного металу ризиковий не тому, що це техніка, а тому, що закон окремо відносить до ризикових побутові вироби з дорогоцінних металів.

Магазин оптики – ще яскравіший приклад. Окуляри інтуїтивно не сприймаються ні як техніка, ні як прикраса, але коригувальні окуляри та лінзи є виробами медичного призначення, тож оптика веде повноцінний товарний облік – хоча багато власників таких магазинів про це навіть не здогадуються.

Окремо горять комісійні магазини й точки з вживаною технікою. Логіка «техніка стара, гарантія давно закінчилась, значить товар уже не ризиковий» не працює: за роз’ясненням ДПС ФОП, який продає вживану техніку з простроченою гарантією, все одно зобов’язаний вести облік і мати документи про походження товару.

Чисті послуги: коли обліку немає взагалі

Якщо ФОП тільки надає послуги й нічого не продає окремим товаром, товарний облік йому не потрібен. Це підтверджує консультація податкової щодо стоматологів на третій групі: якщо ліки й матеріали витрачаються в межах самої послуги, а в чеку зазначено надання послуги, обліку немає.

Але межа тонка. Щойно той самий стоматолог почне продавати ліки чи медвироби окремо, у нього з’явиться не тільки послуга, а й товар – а разом із ним обов’язок обліку. Той самий принцип працює для перукарень, автосервісів і майстерень: сама послуга обліку не потребує, продаж товару з ризикової групи – потребує.

Виробництво: власна продукція проти чужого товару

Ви виготовляєте продукцію з власної сировини й продаєте готовий виріб – це не торгівля купленим товаром, і якщо сам виріб не належить до ризикової групи, облік не вмикається.

Ситуація змінюється, щойно поряд із власною продукцією з’являється перепродаж чужих товарів із ризикової групи. З цього моменту працює вже знайоме правило: облік ведеться на весь асортимент точки, включно з вашими власними виробами.

Кафе, ресторани та інші заклади харчування

Це найскладніший випадок, бо в одній точці поєднуються виробництво страв, роздрібна торгівля й послуга. Додайте алкоголь – і ви маєте справу ще й з підакцизними товарами, у яких власні суворі правила.

На практиці заклади харчування ведуть повноцінний товарний облік майже завжди. Шукати виняток для кафе чи ресторану – витрачений час: розумніше одразу будувати систему обліку так, ніби вона обов’язкова.

Коли обов’язок вести облік зникає

Якщо ФОП-єдинник без ПДВ перестав торгувати ризиковою групою і такого товару більше немає на залишку в місці реалізації, зникає й сам обов’язок вести форму обліку. І навпаки: наявність у реєстрі КВЕД на торгівлю технікою чи годинниками сама собою нічого не породжує, якщо фактично ви цими товарами не торгуєте.

Є практична порада щодо самого моменту зупинки. Не обривайте облік посеред місяця. Переконайтеся, що ризикового товару на залишку вже немає, доведіть форму до кінця поточного місяця й припиніть її з першого числа наступного. Так у вас виходить рівний закритий період, до якого складно поставити питання на будь-якій перевірці.

Скільки коштує помилка

За реалізацію товарів, не облікованих у встановленому порядку, штраф дорівнює вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів – 170 грн.

Простими словами: продали необлікованого товару на 200 тисяч – заплатите 200 тисяч штрафу. З 01.10.2023, коли штрафні санкції відновили, ця норма працює в повному обсязі.

Неприємна арифметика виникає, коли порушень два. Відсутність розрахункового документа теж карається стовідсотковим штрафом, тож якщо ви не видали чек і не вели облік – санкція нараховується двічі.

Додатково працівників торгівлі та посадових осіб притягують до адміністративної відповідальності за ст. 155-1 Кодексу про адміністративні правопорушення України: від 34 до 85 грн і від 85 до 170 грн відповідно, а за повторне порушення протягом року суми зростають.

Штраф застосовується під час будь-якої податкової перевірки – фактичної, документальної планової чи позапланової, – але тільки щодо товарів, які фізично знаходяться в місці продажу.

Що зробити вже цього тижня:

1. Визначте свій статус: загальна система, платник ПДВ або торгівля ризиковою групою – якщо жоден пункт не про вас, обліку немає.
2. Перевірте асортимент на «випадкові» ризикові позиції: градусники біля каси, коригувальні окуляри, годинник із дорогоцінного металу, вживану техніку з Переліку №231.
3. Якщо обов’язок є – заведіть форму на кожну точку й склад, почніть з опису залишків і далі підтверджуйте кожен рух товару первинними документами.
4. Якщо ви припинили торгувати ризиковим товаром і розпродали залишки – зупиняйте облік з першого числа нового місяця.

Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа

Читайте більше:

Стоматолог-підприємець: від реєстрації до тонкощів оподаткування та обліку

Товарний облік у ФОП: практичні ситуації

Товар придбаний до реєстрації ФОП: чи можна його продавати без податкових ризиків

Які товари вважаються технічно складними: перелік для продавців

Товарний облік запасів у ФОП: правила і порядок ведення

Товарний облік для підприємців: правила, що не можна ігнорувати

Облік товарних запасів ФОП: які дані обов'язково вносити до Форми