Зміна назви підприємства: порядок реєстрації та що потрібно зробити бухгалтеру

1. Яким має бути найменування ТОВ
2. Хто приймає рішення про зміну назви
3. Які документи потрібні для державної реєстрації
4. Куди подавати документи
5. Коли назва вважається зміненою
6. Що робити бухгалтеру після зміни назви
7. Висновки

Яким має бути найменування ТОВ

Найменування юридичної особи є відомостями, які містяться в ЄДР, а для ТОВ також зазначаються у статуті. Тому змінити назву просто наказом директора або рішенням учасника недостатньо – нове найменування потрібно затвердити та зареєструвати у встановленому законом порядку.

Зміна назви не означає створення нового підприємства. Юридична особа продовжує існувати, зберігає свій ідентифікаційний код, права, обов'язки, активи, зобов'язання та історію діяльності.

Вимоги до найменування юридичної особи встановлюють, зокрема, Цивільний кодекс України, Закон України від 15.05.2003 №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон №755) та Вимоги до написання найменування юридичної особи, затверджені наказом Наказ Міністерства юстиції України від 05.03.2012 №368/5.

Найменування юридичної особи зазначається безпосередньо після організаційно-правової форми. За бажанням у ЄДР можуть зазначатися найменування англійською мовою та його скорочений варіант.

Важливо, що назва юридичної особи не повинна бути тотожною найменуванню іншої юридичної особи, крім передбачених законом винятків. Тому перш ніж затверджувати нову назву, варто перевірити її в Єдиному державному реєстрі та переконатися, що вона відповідає встановленим вимогам.

Це потрібно зробити до прийняття рішення про зміну назви.

Тобто алгоритм такий:

1. Обрати нову назву.
2. Перевірити її в ЄДР та на відповідність вимогам законодавства.
3. Підготувати корпоративні документи.
4. Прийняти рішення про зміну найменування.
5. Затвердити нову редакцію статуту.
6. Подати документи для державної реєстрації змін.
7. Перевірити внесення нового найменування до ЄДР.

Це дозволить уникнути ситуації, коли учасники вже затвердили назву, але державний реєстратор не може провести відповідну реєстраційну дію через невідповідність назви встановленим вимогам.

Хто приймає рішення про зміну назви

Зміна найменування ТОВ належить до корпоративних питань, тому спочатку потрібно прийняти відповідне рішення уповноваженим органом товариства:

1. якщо у ТОВ один учасник, він оформлює рішення єдиного учасника;
2. якщо учасників декілька, проводяться загальні збори та оформлюється протокол загальних зборів учасників.

У рішенні доцільно передбачити не лише зміну найменування, а й:

1. затвердження нової редакції статуту;
2. визначення особи, уповноваженої подати документи для державної реєстрації;
3. за потреби – інші пов'язані зміни.

Це важливо, оскільки найменування ТОВ зазначається у статуті. Тому просто змінити запис у ЄДР без приведення статуту у відповідність не вийде.

Відомості про найменування товариства містяться у його статуті згідно зі ст. 11 Закону України від 06.02.2018 №2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю». Тому після прийняття рішення про зміну назви потрібно затвердити нову редакцію статуту.

Які документи потрібні для державної реєстрації

Для державної реєстрації зміни найменування ТОВ готують пакет документів, передбачений Законом №755.

У загальному випадку це:

1. заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу;
2. рішення єдиного учасника або протокол загальних зборів учасників;
3. статут у новій редакції;
4. документ про сплату адміністративного збору – у випадках, коли він справляється;
5. документ, що підтверджує повноваження представника (довіреність), якщо документи подає уповноважена особа.

Зверніть увагу: перелік документів залежить від того, які саме відомості змінюються одночасно з найменуванням

Наприклад, якщо разом із назвою змінюються склад учасників, керівник, відомості про кінцевих бенефіціарних власників або інші дані, можуть знадобитися додаткові документи. Тому перед поданням документів варто перевірити актуальний перелік саме для вашої реєстраційної дії.

Куди подавати документи

Документи для державної реєстрації змін можна подати, зокрема, через відповідного державного реєстратора, ЦНАП або нотаріуса, який має повноваження у сфері державної реєстрації.

Назва адміністративної послуги може звучати як:

Державна реєстрація змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, у тому числі змін до установчих документів юридичної особи.

Перед поданням документів рекомендуємо перевірити актуальні вимоги до їх оформлення та перелік документів у конкретного суб'єкта державної реєстрації.

Коли назва вважається зміненою

Після проведення державної реєстрації відповідні зміни вносяться до ЄДР. З цього моменту юридична особа офіційно має нове найменування.

Водночас варто розмежовувати дату прийняття рішення учасниками та дату державної реєстрації зміни. Саме після внесення відповідних відомостей до ЄДР потрібно поступово привести документи, облікові системи та інформацію для контрагентів у відповідність до нової назви.

Що робити бухгалтеру після зміни назви

Після внесення змін до ЄДР починається практична частина роботи бухгалтера.

Адже нова назва має з'явитися не лише в реєстрі, а й у всіх документах та системах, де використовується найменування підприємства.

1. Перевірити інформацію в ЄДР

Перш за все потрібно переконатися, що державна реєстрація проведена коректно.

Перевірте:

1. повне найменування;
2. скорочене найменування;
3. найменування англійською мовою – якщо воно реєструвалося;
4. інші відомості, які змінювалися одночасно.

Це важливо зробити до того, як нові дані почнуть використовуватися в договорах та первинних документах.

2. Перевірити дані в податковій

Після зміни відомостей у ЄДР потрібно проконтролювати, як нове найменування відображається в інформаційних системах податкового органу.

Особливу увагу слід звернути на підприємства, які мають спеціальні податкові статуси або є платниками ПДВ.

3. Перевірити реєстрацію платника ПДВ

Якщо ТОВ є платником ПДВ, зміна найменування потребує відповідних дій щодо реєстраційних даних платника.

Бухгалтеру варто проконтролювати актуальність інформації в Реєстрі платників ПДВ та виконати передбачені податковим законодавством дії.

Це важливо і для подальшого складання податкових накладних, адже документи мають містити актуальні дані платника.

4. Оновити банківські дані

Необхідно повідомити обслуговуючий банк про зміну найменування та перевірити, чи актуальні дані підприємства у банківських системах.

Також варто переглянути шаблони платіжних документів та інші реквізити, які автоматично підтягуються під час формування платежів.

5. Перевірити КЕП та електронний документообіг

Окремо потрібно перевірити електронні підписи керівника, бухгалтера та інших відповідальних осіб.

Також варто перевірити:

1. програму подання звітності;
2. систему електронного документообігу;
3. електронні шаблони документів;
4. налаштування бухгалтерської програми.

Особливо важливо, щоб після дати державної реєстрації зміни назви нові документи формувалися вже з актуальним найменуванням.

6. Оновити бухгалтерську програму

Цей пункт часто недооцінюють. Назва підприємства може бути зазначена одразу в декількох місцях бухгалтерської програми: у картці підприємства, шаблонах первинних документів, рахунках, актах, накладних, звітах тощо.

Тому після зміни назви потрібно перевірити налаштування програми та переконатися, що нова назва автоматично підставляється у документи.

7. Перевірити первинні документи

Потрібно оновити форми документів, які підприємство використовує у поточній роботі.

Йдеться, зокрема, про:

1. рахунки;
2. акти;
3. накладні;
4. договори;
5. листи;
6. довіреності;
7. рахунки на оплату;
8. інші документи, у яких зазначається найменування підприємства.

Водночас не потрібно «переписувати історію» та замінювати стару назву у документах, які були належним чином оформлені до дати зміни найменування.

8. Повідомити контрагентів

Контрагентів бажано офіційно повідомити про зміну назви. Це дозволить уникнути ситуацій, коли одна сторона вже використовує нове найменування, а інша продовжує зазначати стару назву у документах. Особливо важливо перевірити умови чинних договорів. У деяких договорах прямо передбачено обов'язок сторони повідомляти про зміну реєстраційних даних.

При цьому укладати всі договори заново лише через зміну назви не потрібно, якщо інше не передбачено умовами конкретного договору або законодавством.

9. Перевірити ліцензії та дозволи

Якщо діяльність підприємства підлягає ліцензуванню або потребує спеціальних дозволів, потрібно окремо перевірити, як зміна найменування впливає на відповідні документи.

Не варто обмежуватися лише інформацією в ЄДР – необхідно перевірити вимоги спеціального законодавства для конкретного виду діяльності.

10. Оновити кадрові та внутрішні документи

Зміна назви стосується не лише бухгалтерських документів.

Потрібно перевірити кадрову документацію, внутрішні положення, інструкції, бланки, накази та інші документи підприємства, де зазначено старе найменування.

Також слід перевірити порядок відображення зміни найменування у документах, пов'язаних із трудовими відносинами та трудовою діяльністю працівників.

11. Що робити з печаткою

Якщо підприємство використовує печатку, після зміни найменування потрібно оцінити необхідність її заміни.

Зверніть увагу, що наявність печатки не є загальною обов'язковою умовою діяльності ТОВ, тому це питання залежить від того, чи використовує її конкретне підприємство та які документи воно оформлює.

Висновки

1. Зміна назви ТОВ – це не одна реєстраційна дія, а послідовність корпоративних, реєстраційних та організаційних кроків.
2. Спочатку потрібно перевірити нове найменування та переконатися, що воно відповідає законодавчим вимогам. Далі учасники приймають рішення про зміну назви, затверджують нову редакцію статуту та подають документи для державної реєстрації.
3. А після появи нової назви в ЄДР важливо не зупинятися на реєстрації. Бухгалтеру потрібно перевірити податкові та банківські дані, ПДВ, КЕП, бухгалтерську програму, первинні документи, договори, кадрову документацію та інші документи підприємства.
4. Тоді зміна назви не перетвориться на джерело помилок у документах та звітності, а підприємство безперешкодно продовжить роботу вже під новим найменуванням.

Читайте більше:

Чи дозволяється реєстрація ТОВ з назвою, що містить українські та англійські слова

Реєстрація ТОВ через «Дію»: 5 помилок, які можуть призвести до відмови

Трансформація ФОПа у ТОВ: 10 типових помилок на старті

ТОВ чи ФОП: порівняння бізнес-моделей, обліку та оподаткування

Чи може ТОВ працювати без працівників (тільки власник)

ФОП чи ТОВ: що обрати для свого бізнесу? Переваги, ризики та критерії вибору