
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996).
Коли обов'язкові реквізити можуть бути відсутні
Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність:
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.
Дія цих положень не поширюється:
- на вимоги до документування господарських операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів;
- господарських операцій, здійснених на виконання договорів найму (оренди) державного або комунального майна;
- договорів будівельного підряду, проектно-вишукувальних робіт;
- договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.
Додаткові реквізити первинних документів
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Як скласти первинних документ
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, далі – Положення №88).
При цьому, відповідно до п. 2.10 Положення №88 вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.
Джерело: ЗІР, Категорія: 104.05
Шаблони та зразки:
Книга обліку доходів і витрат ФОП
Книга обліку доходів платника єдиного податку
Наказ про делегування права підпису первинних документів та договорів
Читайте більше:
Первинні документи на підприємстві
Факсимільний підпис: правила використання
«Самоакт»: коли відсутні первинні документи
Знищення первинних та інших документів на підприємстві
Чи може юридична особа використовувати факсимільний підпис
Штраф на ФОПа 150 тис. грн за відсутність первинних документів: судова справа





















