Розбіжності в податковій звітності: чому цифри у ДПС не сходяться з вашими

Податкова рахує швидко, але поверхнево

Останнім часом ДПС активно будує власну аналітику: система автоматично зіставляє публічні реєстри, звіти податкових агентів, дані ПРРО та подані декларації. Логіка проста – якщо два числа не збіглися, це сигнал.

Проблема в тому, що на цьому аналіз часто й закінчується. Ніхто не перевіряє призначення платежу, не дивиться на дату надходження коштів, не з’ясовує, хто саме заплатив підприємцю. Лист формується на самому факті невідповідності – і летить платнику.

І тут важливо розуміти справжню мету. Податківцям часто не потрібне доведене порушення. Їм потрібна формальна підстава для наказу на перевірку. А неправильна реакція на лист – це і є та підстава, на яку розраховують.

Три випадки, коли розбіжність існує тільки на папері

Найкраще це видно на реальних листах. Кожен із трьох прикладів нижче – це запит, у якому податкова побачила порушення там, де його фізично немає.

1. Платіж від бюджетної установи на рахунок ФОП 2 групи

ГУ ДПС у Києві надіслало запит підприємцю на другій групі: у відкритому реєстрі публічних фінансів видно надходження бюджетних коштів на його рахунок. Висновок податкової – порушення ст. 291.4 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), адже друга група може працювати лише з платниками єдиного податку та населенням, а бюджетна установа до цих категорій не належить.

Але норму дочитали не до кінця. Обмеження щодо кола покупців стосується виключно послуг. Товари друга група має право продавати кому завгодно – і бюджетній установі, і ТОВ на загальній системі. Якщо оплата надійшла за товар, порушення немає в принципі.

Простими словами: побачивши платіж, податкова не витратила двох хвилин на те, щоб глянути в його призначення. Замість цього – лист із вимогою надати опис господарської діяльності, дані про виробничі потужності й трудові ресурси, банківські виписки з 2023 року, всю первинку та трудові договори. За обсягом це вже не запит, а повноцінна документальна перевірка у формі листа.

2. Розбіжність у 740 тисяч, якої не існує

Другий лист – з Дніпропетровщини, адресат ФОП 3 групи зі ставкою 5%. Податкова зіставила три цифри: задекларований дохід за 2025 рік – 9 033 000 грн, виплати від податкових агентів за формою 4ДФ – 8 146 000 грн, виторг через ПРРО – 147 000 грн.

Висновок: розбіжність приблизно 740 тисяч гривень (у листі ДПС — 739 668 грн; різниця в сотнях гривень пояснюється округленням вихідних сум).

Порахуймо разом. 8 146 000 + 147 000 = 8 293 000 грн. А підприємець задекларував 9 033 000 грн – тобто на 740 тисяч більше, ніж податкова взагалі бачить у своїх базах, і добровільно сплатив із цієї суми податок. Заниження доходу тут не просто відсутнє – картина прямо протилежна.

Чому так виходить?

Форма 4ДФ показує лише виплати від податкових агентів – ФОП і ТОВ, які подають звітність. Оплати від фізичних осіб, надходження від нерезидентів, безготівкові розрахунки без застосування РРО у цій формі не з’являються ніколи. Тому чесний підприємець майже завжди декларує більше, ніж «знає» про нього податкова.

Підставою запиту вказано абз. 1 пп. 73.3.1 ПКУ – виявлені факти, що свідчать про порушення. Але наведені податковою ж цифри свідчать про зворотне. Отже, підстави для запиту немає як такої – і саме це стає стрижнем відповіді.

3. Ознаки 101 і 157 в одному звіті

Третій запит, зі Львівщини: у звіті платника одночасно фігурують ознака 101 (заробітна плата) та ознака 157 (виплата самозайнятій особі) – і стосовно однієї й тієї ж людини. Податкова припускає підміну трудових відносин або приховану зайнятість.

Сам по собі такий збіг порушенням не є. Пункт 177.8 ПКУ дозволяє не утримувати ПДФО при виплаті доходу підприємцю – за умови, що він підтвердив свою державну реєстрацію. Наявність найманих працівників не забороняє додатково купувати послуги в ФОП.

Але в цій самій нормі закладене застереження: правило не працює, якщо буде встановлено, що відносини за цивільно-правовим договором фактично є трудовими. Саме тому питання зводиться не до кодів у звіті, а до змісту відносин. І тут ризик реальний – Верховний Суд сформував критерії, за якими відносини можуть бути перекваліфіковані в трудові:

1. систематична оплата за сам процес роботи, а не за результат;
2. підпорядкування внутрішньому трудовому розпорядку;
3. робота за посадою з державного класифікатора професій;
4. робоче місце й обладнання надані замовником, а не власні;
5. дотримання правил охорони праці на робочому місці замовника.

Якщо ці ознаки доведені, наслідки настають уже за трудовим законодавством. Штраф за неоформленого працівника накладає Держпраці за ст. 265 Кодексу законів про працю України – 10 мінімальних зарплат за кожного, тобто 86 470 грн у 2026 році (за повторне порушення протягом двох років – 30 МЗП, 259 410 грн).

Для ФОП на єдиному податку I – III груп за перше порушення передбачене попередження, а під час воєнного стану штрафу можна уникнути, усунувши порушення у строк, вказаний у приписі. Але ключове тут інше: доводити наявність цих ознак зобов’язана податкова. Ви не маєте виправдовуватися за сам факт двох різних кодів доходу в одному звіті.

Окремо в цьому листі вимагали банківські виписки з даними про осіб, які мають доступ до рахунку та здійснювали операції зняття й поповнення коштів. На нашу думку, така вимога виходить за межі предмета звичайного запиту і фактично зачіпає банківську таємницю – у рамках запиту за ст. 73.3 ПКУ витребувати такі відомості неправомірно.

Єдиний податок і ПДВ: розбіжність, закладена в самому кодексі

Ще один масовий лист отримують юрособи та ФОП третьої групи, які є платниками ПДВ. Питання завжди однакове:

чому дохід у декларації з єдиного податку не збігається з обсягами за декларацією з ПДВ?

Відповідь прямо в кодексі. Дохід єдинника визначається за датою надходження коштів (п. 292.6 ПКУ), а податкові зобов’язання з ПДВ – за правилом першої події (п. 187.1 ПКУ). Це різні моменти визнання.

Уявіть: товар відвантажено в березні, гроші надійшли у квітні. Операція потрапить у декларацію з ПДВ за березень, а в дохід єдинника – за квітень. Розбіжність виникає автоматично й абсолютно законно. Крім того, сама сума ПДВ у дохід єдинника не включається взагалі.

Ще один типовий лист – до ТОВ про співпрацю з ФОП за ознакою 157. Податкова зіставляє декларацію з податку на прибуток, баланс і форму 4ДФ, після чого просить документи по всіх контрагентах-ФОП за цілий рік, посилаючись на п. 44.1 та пп. 134.1.1 ПКУ.

Але це норми про ведення обліку й об’єкт оподаткування – вони не є підставою для витребування документів. Вимога надати все й по всіх, без переліку конкретних ризикових операцій, – це суцільний аналіз діяльності, тобто перевірка, замаскована під лист.

Розбіжність пояснили. Що робити з самим листом?

Пояснити цифри – половина справи. Друга половина – правильно оформити відповідь, бо саме тут підприємці припускаються найдорожчих помилок.

Спершу перевірте формальну якість запиту. Стаття 73.3 ПКУ вимагає, щоб законний лист містив чотири обов’язкові елементи:

1. конкретний підпункт як підставу запиту;
2. опис інформації, яка цю підставу підтверджує;
3. перелік документів, що витребовуються;
4. підпис уповноваженої особи та печатку органу.

На відповідь ви маєте 15 робочих днів з дня, наступного за днем отримання листа. Якщо запит складено з порушенням цих вимог, пп. 73.3.4 ПКУ формально звільняє платника від обов’язку надавати відповідь на такий запит. Загальне посилання «згідно з пунктом 73.3» без конкретного підпункту – це вже дефект, яким варто скористатися.

І тут головне не переплутати два різні поняття. «Не надавати документи» і «не відповідати взагалі» – це не одне й те саме. На практиці ми все одно радимо відповідати навіть на дефектний запит – але не документами, а мотивованим листом.

Причина проста: повне мовчання за ст. 78.1.1 ПКУ стає самостійною формальною підставою призначити документальну позапланову перевірку.

Тобто, ігноруючи лист, ви власноруч даєте податковій те, чого вона й домагалася. Додатково ст. 121.2 ПКУ передбачає штраф за ненадання інформації – одна мінімальна зарплата за кожен факт (8 647 грн у 2026 році), причому сплата штрафу не звільняє від обов’язку все одно відповісти. Для окремих категорій запитів (фінансові агенти, автоматичний обмін інформацією – пп. 6 – 8 п. 73.3.1 ПКУ) штраф вищий: 5 мінімальних зарплат, тобто 43 235 грн за кожен факт.

Що варто запам’ятати

1. Розбіжності в податковій звітності – це нормальний побічний ефект того, що різні реєстри фіксують різні події в різні моменти часу. 4ДФ не бачить оплат від фізосіб і нерезидентів.
2. ПДВ живе за правилом першої події, а єдиний податок – за датою грошей на рахунку. Реєстр публічних фінансів показує суму платежу, але не показує, за що він.
3. Не панікуйте від слова «розбіжність» і не надсилайте документи рефлекторно. Спершу порахуйте самі – часто арифметика податкової працює проти неї ж.
4. Потім перевірте, чи взагалі законний сам запит. І тільки після цього формулюйте позицію.
5. Але ніколи не залишайте лист без відповіді – це єдина помилка, яка гарантовано дорого коштує.

Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа

Читайте більше:

Запит від ДПС про розбіжності між сумою доходу в декларації по ЄП та фінзвітністю юрособи

Запит про розбіжність між декларацією ФОП та 4ДФ: чи можна не надавати документи ДПС

Податкова цікавиться, чому у ФОП з нульовим доходом є виплати у 4ДФ: що відповісти

Чи правомірний запит ДПС про надання інформації по особистій картці ФОП

Запити податкової після подання звітності: як реагувати платникам єдиного податку