
ЄСВ
09.07.2026
Як заправляти власне авто директора без додаткового блага та з витратами по підприємству
Директору має власну машину та використовує її в службових цілях. Чи може підприємство видати картку на заправку паливом? Як документально оформити такі службові поїзди та витрати палива, щоб це були витрати підприємства та не виникало додаткове благо?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Видати директору паливну картку для заправки його особистого автомобіля без податкових наслідків і ризиків у сфері ліцензування можна лише за умови, що підприємство належним чином оформить користування цим автомобілем за договором оренди або позички. Якщо такого договору немає, використання паливної картки створює ризики визнання вартості пального додатковим благом та кваліфікації передачі пального як його реалізації.
Щоб особистий автомобіль директора використовувався як службовий, необхідно укласти один із цивільно-правових договорів.
Договір оренди (найму) транспортного засобу укладається у письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню, якщо однією зі сторін є фізична особа, відповідно до ст. 799 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ). Орендна плата оподатковується ПДФО та військовим збором.
Альтернативою є договір позички. Відповідно до ст. 828 ЦКУ договір позички транспортного засобу укладається у письмовій формі. Для наземних самохідних транспортних засобів нотаріальне посвідчення такого договору не є обов'язковим. За цим договором фізична особа може безоплатно передати автомобіль підприємству у користування.
Після оформлення договору автомобіль використовується як службовий транспорт підприємства. Заправлення такого автомобіля паливною карткою підприємства є використанням пального для власних господарських потреб, а не його реалізацією.
Відповідно до пп. 14.1.212 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) операції з використання пального для власного споживання не є реалізацією пального, а паливний бак транспортного засобу не є акцизним складом відповідно до пп. 14.1.6 ПКУ. Тому отримувати ліцензію на торгівлю пальним або зберігання пального у такій ситуації не потрібно.
Для підтвердження господарського використання автомобіля необхідно оформити наказ про використання орендованого або отриманого у позичку автомобіля в господарській діяльності, закріпити його за директором та затвердити норми витрат пального.
Облік службових поїздок доцільно вести за маршрутними (подорожніми) листами, які підприємство може розробити самостійно. Вони повинні містити всі обов'язкові реквізити первинного документа відповідно до ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також маршрут, показники одометра, пробіг та фактичну витрату пального.
На підставі маршрутних листів складається акт списання пального, після чого його вартість списується на витрати підприємства.
Проведення:
- cписано пальне на адміністративні потреби – Дт 92 – Кт 203
або
- cписано пальне на витрати на збут – Дт 93 – Кт 203/
Якщо ж підприємство видасть директору паливну картку без укладення договору оренди чи позички автомобіля, вартість використаного пального може бути визнана його доходом у вигляді додаткового блага відповідно до пп. «е» пп. 164.2.17 ПКУ. При цьому ПДФО 18% нараховується із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до п. 164.5 ПКУ (1,21951219), а військовий збір 5% утримується у загальному порядку.
Крім того, якщо пальне використовується для заправлення приватного автомобіля, який не оформлений для використання підприємством, виникає обов'язок нарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ відповідно до п. 198.5 ПКУ.
Також існує ризик, що контролюючий орган розцінить передачу права на заправлення приватного автомобіля паливною карткою підприємства як передачу (реалізацію) пального іншій особі, що без відповідної ліцензії може спричинити застосування санкцій, передбачених Законом України від 18.06.2024 №3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального».
Існує ще один законний варіант, який дозволяє уникнути ризиків, пов'язаних із передачею пального.
Альтернативою є оформлення використання особистого автомобіля директора в господарській діяльності підприємства з виплатою йому грошової компенсації за використання власного майна. У такому випадку підприємство не передає директору пальне чи паливну картку, а компенсує понесені ним витрати у грошовій формі. Це мінімізує ризик визнання передачі пального його реалізацією.
Відповідно до ст. 125 Кодексу законів про працю України працівники, які використовують для потреб роботодавця власні інструменти, механізми, обладнання чи інші технічні засоби, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). На практиці цю норму застосовують і при використанні працівником власного автомобіля в інтересах роботодавця за умови належного документального оформлення.
Компенсація виплачується виключно у грошовій формі. Отримавши її, директор самостійно здійснює заправлення власного автомобіля та сплачує вартість пального власними коштами. Підприємство не передає пальне, не видає паливну картку та не бере участі у придбанні пального для приватного транспортного засобу.
Сума такої компенсації включається до оподатковуваного доходу фізичної особи та підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором. При цьому ЄСВ на таку компенсацію не нараховується, оскільки вона не входить до бази нарахування єдиного внеску відповідно до Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170.
Для підтвердження господарського характеру витрат доцільно оформити наказ про використання особистого автомобіля директора для службових потреб, визначити порядок розрахунку компенсації та вести маршрутні (подорожні) листи або інші первинні документи, що підтверджують службові поїздки, їх маршрут, пробіг і використання автомобіля саме у господарській діяльності підприємства. Такі документи дозволять обґрунтувати розмір виплаченої компенсації.
Перевагою цього варіанта є те, що підприємство взагалі не передає директору пальне або право на його отримання, а тому відсутній ризик кваліфікації операції як реалізації пального відповідно до пп. 14.1.212 ПКУ. За належного документального оформлення витрати на виплату компенсації можуть бути віднесені до витрат підприємства як витрати, пов'язані з його господарською діяльністю.
Джерело: 7еminar
Шаблони та зразки документів:
Читайте більше:
Дострокове припинення договору оренди автомобіля: акт приймання-передачі vs нотаріальна угода
Автоматична пролонгація договору оренди на рік: чи буде така оренда короткострокова
Оренда авто: чи обов'язково складати акти наданих послуг
Оренда авто у фізособи: як правильно заповнити форму №20-ОПП
Нотаріальний договір оренди авто: чи потрібно йти до нотаріуса для внесення змін до договору
Дивіденди
08.10.2026
Оподаткування роялті: правила для виплат за використання інтелектуальної власності у 2026 році
Не кожен платіж за програмне забезпечення чи інші об’єкти інтелектуальної власності є роялті для цілей оподаткування. Вирішальне значення мають не назва платежу в договорі, а зміст переданих прав та умови їх використання. Окремі правила діють при виплаті роялті нерезидентам: у загальному випадку застосовується ставка 15%, якщо інше не передбачає міжнародний договір

Відпустка, відпускні
08.10.2026
Коли працівник може не повертати гроші за невідпрацьовані дні відпустки: пояснює Держпраці
Відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки можливі при звільненні працівника, але є винятки, коли такі відрахування не здійснюються. Винятки включають звільнення через призов на військову службу, вихід на пенсію, переведення, відмову від роботи через зміну істотних умов праці або інші причини, передбачені законодавством

Судова практика
08.10.2026
ЄСПЛ про пропорційність податкових штрафів: чи може суд зменшити санкцію, встановлену законом
ЄСПЛ надав консультативний висновок у справі щодо штрафу 63,86 млн грн за порушення правил продажу пального та алкоголю через РРО. Суд наголосив: автоматичні санкції, встановлені законом, самі по собі не суперечать Конвенції. Водночас держава має забезпечити справедливий баланс між публічним інтересом і правом особи на мирне володіння майном, а національна правова система – механізми, які не допускають непропорційного тягаря в конкретній справі

ПДВ
08.10.2026
ФОП-платників ПДВ обиратимуть квартал чи місяць для звітності та інші зміни: Комітет рекомендував альтернативний №16037-д
КМУ схвалив законопроєкт, який пропонує комплексні зміни до адміністрування ПДВ. Документ передбачає спрощення звітності для ФОП, нові правила складання податкових накладних, збільшення порогу для перевірок бюджетного відшкодування та запровадження квартального звітного періоду для підприємців – платників ПДВ. 6 жовтня 2026 року на своєму засіданні Комітет рекомендував прийняти за основу та в цілому доопрацьований законопроєкт №16037-д

Працевлаштування, переведення
08.10.2026
Статус «у розшуку» у кандидата на посаду: чи можна працевлаштувати у 2026 році
Роботодавці, які не належать до критично важливих підприємств, мають право працевлаштовувати військовозобов’язаних та резервістів навіть за наявності порушень правил військового обліку або статусу «у розшуку», якщо громадянин надає чинний військово-обліковий документ

Політика, економіка
08.10.2026
Яким буде тариф на світло з 1 листопада 2026 року для населення: рішення Уряду
Уряд зберіг чинні пільгові тарифи на електроенергію для населення на весь опалювальний сезон 2026/27. Воно стосується в тому числі домогосподарств з електроопаленням, для яких вартість електроенергії також залишається без змін. Для інших побутових споживачів тариф також залишається на рівні 4,32 грн за кВт·год

Військовий облік
08.10.2026
ВЛК під час воєнного стану: хто обов’язково має проходити огляд лікарів
Під час воєнного стану ВЛК проходять військовозобов’язані, добровольці, окремі категорії жінок і військовослужбовці за потреби. Направлення можна отримати як у ТЦК, так і онлайн через застосунок, а висновок комісії є чинним протягом одного року. Втім, він не означає автоматичну мобілізацію

Податкова та фінзвітність
08.10.2026
ТОВ здає приміщення в оренду: чи потрібно подавати в ДПС звіт рієлторів за 3 квартал 2026 року
ТОВ на ЗС, платник ПДВ, надає послуги оренди нежитлового приміщення іншим юридичним особам, має відповідний КВЕД 68.20. Чи потрібно подавати звіт за 3 квартал «Інформація суб`єктів господарювання, які проводять посередницьку діяльність, пов`язану з наданням послуг з оренди нерухомості (рієлторів), про укладання за їх посередництвом цивільно-правові угоди»?

ПДВ
08.10.2026
Гарантійна заміна імпортного товару: як відобразити ПДВ і податковий кредит
При імпорті товарів дата виникнення податкових зобов’язань з ПДВ пов’язана з поданням митної декларації, а право на податковий кредит виникає на дату сплати ПДВ за імпортними операціями. Підтвердженням є належним чином оформлена митна декларація. Окремі правила діють і при гарантійній заміні товару: імпортер може включити сплачений ПДВ до податкового кредиту, а постачальник при поверненні неякісного товару має провести коригування та скласти нову податкову накладну

Перевірки, штрафи
08.10.2026
ТОП-5 запитів до ФОП від ДПС і банку: коли виникають запитання та як уникнути зайвого контролю
ДПС та банки постійно моніторять операції ФОП. І є певні «червоні прапорці», які можуть привернути їхню увагу та стати приводом для додаткових запитань. Для підприємця це може закінчитись отриманням запиту про надання пояснень. У статті зібрали для вас ТОП-5 практичних кейсів, які стають приводом для запитів з боку ДПС та банків. Розберемо – як діяти далі, як відповісти та як скоригувати свою роботу так, щоб взагалі не отримувати запитів

ПДФО
08.10.2026
Стипендія для студентів та курсантів від підприємства: ПДФО і військовий збір
Сума стипендії, що виплачується учням, студентам, курсантам, ординаторам, аспірантам або ад’юнктам за рахунок коштів юридичної особи, не підлягає оподаткуванню ПДФО, якщо не перевищує граничного розміру, встановленого для стипендій (у 2026 році – 4660 грн). Якщо ж сума стипендії перевищує цей ліміт, надлишок підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%

ФОП
08.10.2026
Шахрайське зарахування коштів на рахунок ФОП: податкові наслідки від ДПС
Помилкове або несанкціоноване зарахування коштів на рахунок ФОП-єдинника може потрапити до підприємницького доходу, навіть якщо кошти фактично не пов’язані з діяльністю ФОП. ДПС пояснює, як діяти, якщо гроші надійшли в одному звітному році, а повернулися вже в наступному, та які документи підтверджують помилкове зарахування

Документообіг, первинні документи
08.10.2026
Наказ про преміювання: чи потрібно ознайомлювати працівника під підпис
Чи потрібно ознайомлювати працівників із наказами про одноразову премію та зміну розміру надбавки за престижність? Так, в обох випадках роботодавець має довести відповідні накази до відома працівників під підпис із зазначенням дати. Це пов’язано як із правилами роботи з кадровими наказами, так і з обов’язком роботодавця інформувати працівників про умови оплати праці

Документообіг, первинні документи
08.10.2026
Видаткова накладна для ФОП 2 групи: чи обов’язкова при інтернет-торгівлі
ФОП 2 група на єдиному податку здійснює інтернет-торгівлю (основний КВЕД 47.91). Покупці сплачують за товар як по передоплаті, так і накладним платежем. Чи обов'язково в посилку з товаром вкладати паперову видаткову накладну, чи можна її направити в електронному вигляді на електронну пошту покупцю?

Кадрова робота
08.10.2026
Працівниця працює на декретному місці: чи повинен роботодавець повідомити про вакансію
Працівниця, яка працює на декретному місці за строковим трудовим договором, також має право претендувати на безстрокове працевлаштування. Держпраці нагадує: роботодавець зобов’язаний повідомляти таких працівників про вакансії, що відповідають їхній кваліфікації та передбачають можливість укладення безстрокового трудового договору

Інше
08.10.2026
Перелік територій бойових дій та окупованих територій: швидкий пошук населених пунктів і всі зміни 2026 року
У вересні 2026 року наказом Мінрозвитку від 15.09.2026 №1984 було внесено зміни у Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або які тимчасово окуповані рф, який активно використовують у роботі чимало роботодавців. Щоб кадровикам та бухгалтерам не довелося шукати інформацію серед понад 10 800 населених пунктів, ми створили зручний сервіс пошуку. Крім того, ми постійно відстежуємо всі зміни до Переліку та збираємо їх в окремій таблиці із зазначенням дат, номерів наказів і територій, яких вони стосуються







