Оренда автомобіля у працівника: облік і оподаткування

1. Укладення договору оренди авто між працівником і роботодавцем
2. Облік витрат орендаря за договором оренди автомобіля
3. Оренда автомобіля у працівника: податкові наслідки
4. Ремонти та поліпшення об'єкта оренди: ризики для сторін
5. Висновки

Укладення договору оренди авто між працівником і роботодавцем

Хоч договір найму (оренди) транспорту (авто), укладається між працівником та роботодавцем, проте регулюються ці відносини загальними нормами цивільного права.

За договором найму (оренди) наймодавець (фізична особа) передає або зобов'язується передати наймачеві (підприємству) майно у користування за плату на певний строк (ст. 759 Цивільного кодексу України, далі – ЦКУ).

Працівник може укласти договір оренди легкового автомобіля, якщо він є власником або йому належать майнові права на цей автомобіль (ст. 761 ЦКУ).

Договір оренди легкового автомобіля з фізичною особою укладається у письмовій формі та підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ).

Істотними умовами договору оренди є (виходячи зі змісту статей 798-805 ЦКУ):

1. предмет договору (найменування, марка автомобіля, номерний знак транспортного засобу, рік випуску, колір, реквізити посвідчення про реєстрацію транспортного засобу);
2. строк договору оренди;
3. орендна плата (розмір та періодичність виплати);
4. умови повернення транспортного засобу тощо.

Завантажуйте зразок Договір оренди автомобіля між фізичною та юридичною особою

Облік витрат орендаря за договором оренди автомобіля

Передання автомобіля за договором оренди оформлюється актом приймання-передачі.

Завантажуйте шаблони Акт приймання-передачі предмета оренди (автомобіля)

Автомобіль обліковується на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».

Витрати на оренду автомобіля та його експлуатацію відображаються в обліку з урахуванням мети використання автомобіля – у складі:

1. загальновиробничих (рахунок 91),
2. адміністративних витрат (рахунок 92),
3. витрат на збут (рахунок 93)
4. інших витрат (рахунок 94).

Відображення в обліку орендних операцій

Оренда автомобіля у працівника: податкові наслідки

Сума орендної плати є доходом фізичної особи – орендодавця (пп. 14.1.54 Податкового кодексу України (далі – ПКУ)), який, своєю чергою, включають до об’єкта оподаткування ПДФО та військовим збором (пп. 163.1.2 ПКУ). Крім того, суми винагород та інших виплат, нарахованих (виплачених) платнику податку відповідно до умов цивільно-правового договору, включають до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (пп. 164.2.2 ПКУ).

Отже, дохід орендодавця оподатковують ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%. ПДФО та військовий збір сплачують за місцезнаходженням податкового агента (пп. 168.4.4 ПКУ).

ЄСВ на суму орендної плати не нараховується, оскільки відносини, які виникають між підприємством та працівником при укладенні договору найму (оренди), не мають ознак правовідносин, що регулюють виконання робіт або надання послуг (ЗІР, категорія 201.03).

Операції з отримання авто в оренду та його повернення не є об’єктом обкладення ПДВ (пп. 196.1.2 ПКУ). Оскільки працівник як фізична особа не є платником ПДВ, податковий кредит за сумами орендної плати не виникає.

Наприклад, за договором оренди автомобіля підприємство виплачує орендодавцю (фізичній особі) орендну плату у розмірі 7000 грн.

Суми орендних платежів, які виплачуються податковим агентом на користь фізичних осіб на підставі договорів оренди рухомого майна (транспортний засіб, обладнання, устаткування та інше майно) відображаються ним у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «127» (ЗІР, категорія 103.25).

Зразок додатку 4ДФ

Ремонти та поліпшення об'єкта оренди: ризики для сторін

Інакше діятимуть загальні норми, вказані у ст. 776 ЦКУ:

1. поточний ремонт речі, переданої у найм (оренду), провадиться наймачем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом;
2. капітальний ремонт такої речі провадиться наймодавцем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом.

Для цього слід врахувати визначення, наведені у п. 1.3 розд. І Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженого наказом Мінтранспорту від 30.03.1998 №102:

1. поточний ремонт – ремонт, який виконується для забезпечення або відновлення роботоздатності виробу і полягає в заміні і (або) відновленні окремих частин;
2. капітальний ремонт – ремонт, який виконується для відновлення справності та повного або близького до повного відновлення ресурсу виробу із заміною чи відновленням будь-яких частин, у тому числі базових;
3. технічне обслуговування – комплекс операцій чи операція щодо підтримки роботоздатності або справності виробу під час використання за призначенням, зберігання та транспортування.

Тож якщо договором передбачено, що орендар здійснює поточний ремонт та технічне обслуговування автомобіля, переданого в оренду, то в орендодавця (працівника) не виникає дохід для оподаткування ПДФО та ВЗ. ДПС підтверджує такий підхід у роз’ясненні в ЗІР, категорія 103.02.

Разом з тим, якщо орендар проведе капітальний ремонт автомобіля за свій рахунок, то в орендодавця (працівника) виникає дохід, який підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Оподаткування можна уникнути, якщо працівник відшкодує роботодавцю вартість капітального ремонту. Втім підстави для цього мають бути передбачені відповідними положеннями договору оренди.

Висновки

1. За договором оренди автомобіля, який належить працівнику, правовідносини, які виникають між сторонами, носять цивільно-правовий характер і не відносяться до трудових відносин.
2. Передання автомобіля за договором оренди оформлюється актом приймання-передачі.
3. Дохід орендодавця податковий агент (орендар) оподатковує ПДФО та ВЗ і сплачує за своїм місцезнаходженням. ЄСВ на суму орендної плати не нараховується.
4. Для уникнення податкових ризиків важливо у договорі оренди визначити, хто зі сторін здійснює поточний та капітальний ремонт і забезпечує техобслуговування автомобіля.

Читати більше:

Форма № 20-ОПП: алгоритм заповнення та зразки

Збір за місця для паркування транспортних засобів

Декларація з транспортного податку: подання і заповнення

Відомості про транспортний засіб до ТЦК: посібник з практичних ситуацій

Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів на підприємстві: як скласти і подати до ТЦК

Шаблони та зразки документів:

Договір оренди автомобіля

Акт приймання-передачі легкового автомобіля з оренди

Акт приймання-передачі предмета оренди (автомобіля)

Акт приймання-передачі до договору оренди легкового автомобіля