Комп’ютери та оргтехніка в обліку підприємства

1. Ідентифікація та придбання оргтехніки
2. Облік комп’ютерної техніки
3. Програмне забезпечення
4. Експлуатаційні витрати, ремонт оргтехніки
5. Вибуття оргтехніки
6. Висновки

На сьогодні, напевно, жодне підприємство не може обійтись без використання оргтехніки (організаційна техніка) зокрема: комп’ютерів, принтерів, сканерів тощо. Цифровізація процесів та активне використання штучного інтелекту змушує роботодавців купувати сучасні комп’ютери для роботи не лише офісних працівників, але й дуже часто на виробничі ділянки.

Для впевненого і правильного бухгалтерського обліку слід розібратись в таких ключових моментах, як от:

1. придбання оргтехніки,
2. експлуатаційні витрати, пов’язані з використанням такої оргтехніки,
3. ремонт та заміна деталей,
4. списання активу.

Окремо слід виділити питання щодо використання такого нематеріального активу, як програмне забезпечення, оскільки без його наявності комп’ютери (сканери…) не будуть використовуватись за призначенням, бо їхня функція реалізується саме через певні програмні продукти.

Ідентифікація та придбання оргтехніки

До оргтехніки слід віднести наступні активи:

1. Сканери, зчитувачі штрих-кодів, інших кодів тощо для зчитування інформації.
2. Демонстраційні пристрої: екрани, проєктори, телевізори, монітори, цифрові дошки.
3. Пристрої для введення та обробки інформації: комп’ютери, ноутбуки, сервери, калькулятори, інші обчислювальні пристрої
4. Принтери, шредери (пристрої для знищення паперів).
5. пристрої для креслень і розробки конструкцій: плоттери, креслярські дошки, графічні дисплеї, широкоформатні принтери, графічні планшети.
6. пристрої для ручної роботи з паперами: нумератори, брошурувальники та ламінатори.
7. техніка для зв’язку: телефони, смартфони, міні АТС, інші засоби ІР-телефонії, гарнітура для телефонних розмов тощо.

Придбання такої оргтехніки може відбуватись шляхом купівлі-продажу, внесенням у статутний капітал підприємства або можуть бути отримані безоплатно. Залежно від способу придбання слід вірно визначити первісну вартість. У випадку придбання по договорах купівлі-продажу первісною буде вартість, зазначені в документах на придбання плюс усі витрати по доставці, встановленню та налагодженню такої техніки перед її експлуатацією (див. п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси», від 20.10.1999 №246 (далі – НП(С)БО 9), та/ або п. 8 НП(С)БО 7 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 27.04.2000 №92( далі – НП(С)БО 7)).

У випадку отримання оргтехніки через внесок у статутний капітал або отримані безоплатно, слід керуватись правилами визначення справедливої вартості (п. 11, 12 НП(С)БО 9 та / або п. 10 НП(С)БО 7).

У будь-якому випадку потрібно зосередити увагу на повноті та правильності оформлення первинних документів щодо такого придбання. Серед документів, які свідчитимуть про реальність здійсненої операції будуть:

1. видаткова накладна;
2. ТТН;
3. акт прийому-передачі активу;
4. акт оприбуткування активу;
5. довідка про визначення справедливої вартості (погоджена уповноваженими представниками).

Наступний етап – визначення строку корисного використання у сукупності із вартісним критерієм визнання активів. Щодо строку експлуатації слід зазначити, що переважна більшість оргтехніки буде служити підприємству більше одного року. Проте слід критично підходити до такого питання і зважати на те, що певні види оргтехніки можуть служити і менше одного року. В такому разі їх слід визнавати як МШП, та застосовувати положення НП(С)БО 9.

Облік комп’ютерної техніки

Переважна більшість оргтехніки все-таки буде відноситися до необоротних активів підприємства, і швидше за все, буде обліковуватись на рахунках 1-го класу. Тобто, основним нормативним документом, який регулюватиме правильність обліку такої оргтехніки буде НП(С)БО 7.

Розподіляти оргтехніку між 10 і 11 рахунками обліку слід таким чином, аби врахувати класифікацію НП(С)БО 7 щодо ОЗ. Тобто підприємство керується в першу чергу логікою технічної придатності та продуктивності того чи іншого активу. Наприклад, комп’ютери, ноутбуки, маршрутизатори, модеми, модулі, принтери дуже часто відносять до рахунку 104 «Машини та обладнання», ідентифікуючи їх як обладнання призначене для внесення та обробки, друку інформації. Якщо ми говоримо про проєктори, шредери, телефони тощо, то тут можна користуватись рахунком 106 «Інструменти, прилади, інвентар».

Переважно підприємства використовують рахунок 112 «ІНМА» з метою обліку малоцінних необоротних активів. Облікова політика підприємства має містити інформацію щодо такої вартісної межі та застосовуватись підприємством на постійній основі. Підприємства вправі самостійно визначати такий вартісний критерій (п. 5 НП(С)БО 7), оскільки лише проаналізувавши власну діяльність, та спираючись на внутрішні показники, можна застосувати той чи інший критерій.

Поняття вартісного критерію необоротних активів застосовується підприємством і з позиції дотримання норм податкового законодавства. Щодо таких обмежень, то обов’язковими вони є для тих платників, які використовують податкові різниці згідно з розділом ІІІ Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

П. 138.3.1 ПКУ визначає, що «розрахунок амортизації основних засобів та нематеріальних активів здійснюється відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку або міжнародних стандартів фінансової звітності з урахуванням обмежень, встановлених підпунктом 14.1.138 пункту 14.1 статті 14 розділу I ПКУ, підпунктами 138.3.2–138.3.4 цього пункту. При такому розрахунку застосовуються методи нарахування амортизації, передбачені національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку».

Своєю чергою п. 14.1.138 ПКУ містить наступне визначення:

основні засоби – матеріальні активи, у тому числі запаси корисних копалин наданих у користування ділянок надр (крім вартості землі, незавершених капітальних інвестицій, автомобільних доріг загального користування, бібліотечних і архівних фондів, матеріальних активів, вартість яких не перевищує 20000 гривень, невиробничих основних засобів і нематеріальних активів), що призначаються платником податку для використання у господарській діяльності платника податку, вартість яких перевищує 20000 гривень і поступово зменшується у зв'язку з фізичним або моральним зносом та очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких з дати введення в експлуатацію становить понад один рік (або операційний цикл, якщо він довший за рік).

Практика показує, що більшість підприємств прописує в Обліковій політиці вартісний критерій ІНМА на рівні визначеному ПКУ, тобто 20000,00 грн. Для обліку таких ІНМА, як правило, використовується рахунок 1121, і амортизація по таким ІНМА нараховується або 100% в момент введення в експлуатацію, або 50/50 – на момент введення та на момент вибуття такого ІНМА.

Відповідно бухгалтерські проведення виглядатимуть наступним чином:

1. Дт 1531 /1521 Кт 63, 37 придбання ОЗ, ІНМА;
2. Дт 1531 /1521 Кт 424 безоплатно отримані ОЗ, ІНМА;
3. Дт 10 / 11 Кт 1531 /1521 введення в експлуатацію ОЗ, ІНМА;
4. Дт 231 / 91 / 92 / 93 Кт 13 нарахування амортизації по придбаним ОЗ, ІНМА;
5. Дт 424 Кт 745 визнання доходу по безоплатно отриманим ОЗ, ІНМА в розмірі нарахованої амортизації.

Програмне забезпечення

Розглянемо також ситуацію щодо придбання програмного забезпечення, яке придбавається як окремий компонент і встановлюється на ПК чи ноутбук. А також ситуацію, коли таке ПЗ уже встановлено на ПК чи ноутбук в момент придбання.

У випадку придбання ПЗ як окремого активу, який встановлюється на ПК чи ноутбук і без нього ПК не працюватиме (Windows, наприклад), то таке ПЗ слід розглядати як частину первісної вартості ПК, оскільки основний засіб можливо експлуатувати за призначенням лише при сукупності таких компонентів. Строк експлуатації і метод буде для такого ОЗ єдиним.

Проте у випадку купівлі програм, які дозволяють працювати над вирішення різних завдань чи задач (графічні програми для дизайнерів, кошторисні програми для розрахунків при будівництві, програми Медок, Арт-Звіт, BAS, SAP, Odoo тощо для бухгалтерів) – то в даному випадку ми маємо справу з нематеріальним активом. Однак слід зауважити, що дуже часто таке придбання фіксує купівлю лише ліцензії на право користування такою програмою, а не придбання окремо такої програми. Отже, відділяємо купівлю ліцензії, яка може як амортизуватись через 12 (НМА) рахунок, так і переноситись на витрати через 39 рахунок (витрати майбутніх періодів) від придбання саме програмного продукту.

Нематеріальний актив вводиться в експлуатацію і амортизується відповідно до положень ПСБО 8 «Нематеріальні активи», а також враховуємо податкові положення ст. 138 розділу ІІІ ПКУ щодо обмежень для тих підприємств, які використовують податкові різниці.

Для оформлення введення в експлуатацію ОЗ, ІНМА, НМА слід керуватись як положеннями Облікової політики, так і оформляти внутрішній первинний документ – Акт вводу в експлуатацію та / або наказ про введення в експлуатацію ОЗ, ІНМА, НМА. Основними точками контролю мають бути:

1. строк корисного використання
2. метод амортизації
3. матеріально-відповідальна особа
4. рахунок обліку амортизаційних відрахувань.

Строк корисного використання зазначається на розсуд підприємства, виходячи з експлуатаційних властивостей ОЗ, ІНМА. Дуже часто на допомогу приходять гарантійні талони, інструкції користування із вказаними строками експлуатації.

Метод амортизації підприємство прописує в Обліковій політиці, керуючись власними виробничими процесами на підприємстві. Нарахування амортизації може здійснюватися з урахуванням мінімально допустимих строків корисного використання основних засобів, встановлених податковим законодавством (крім випадку застосування виробничого методу) (п. 26 НП(С)БО 7).

Фіксація матеріально-відповідальної особи та ознайомлення її під підпис як з правилами експлуатації, так і з строками корисного використання дає можливість підприємству уникнути зловживань та інших маніпуляцій з такими активами.

Щодо рахунку амортизаційних витрат, то тут слід з’ясувати який відділ користуватиметься даним майном. Наприклад:

1. принтер, що знаходиться у бухгалтерії – адміністративні витрати 92 рахунок);
2. телевізійний екран на виробничій ділянці з метою відтворення ремонтних процесів, які приховані для зовнішнього спостерігача – виробничі витрати (231 рахунок);
3. графічний дисплей, який використовується з метою презентації для імовірних покупців – витрати на маркетинг та рекламу (93 рахунок).

Експлуатаційні витрати, ремонт оргтехніки

Вся оргтехніка, яка експлуатується підприємством, так чи інакше потребує обслуговування, періодичних ремонтів або заміни комплектуючих.

Приклад: заміна, регенерація картриджа, заправлення картриджа для друку; збільшення обсягу пам’яті комп’ютерної техніки шляхом її доставляння (модернізації); перепрошивка налаштувань; заміна екрана чи дисплею у телефоні, планшеті тощо.

За загальним правилом п. 15 НП(С)БО 7 до поточного ремонту, а відповідно і до витрат періоду, відноситься ремонт, який забезпечує поточну роботу ОЗ, ІНМА, або підтримує такий актив у придатному для експлуатації стані.

Бухгалтерські проведення наступні:

1. Дт 231 / 91/ 92 / 93 Кт 63, 37.

У випадку покращення властивостей, збільшення ресурсу, можливість отримувати більші вигоди від експлуатації ОЗ, збільшення строків експлуатації будемо мати модернізацію такого активу, яка відповідно буде інвестицією, та відображатиметься як збільшення первісної вартості активу з подальшим нарахуванням амортизації.

Прикладом модернізації буде власне збільшення обсягу пам’яті комп’ютерної техніки шляхом її доставляння.

В такому випадку бухгалтерські проведення будуть виглядати наступним чином:

1. Дт 152 Кт 63, 37;
2. Дт 10 Кт 1521.

У випадку модернізації ІНМА слід керуватись наступним. Сума модернізації збільшить первісну вартість ІНМА, і тут слід уважно слідкувати чи не перевищить така збільшена первісна вартість величину критерію, встановленого для визнання активу ІНМА.

Наприклад: придбаний ноутбук вартістю 18000,00 грн, введено в експлуатацію ІНМА, нараховано 100% зносу, через 6 місяців збільшено пам’ять (модернізація) на суму 5000,00 грн. Первісна вартість 18000,00 в момент придбання та введення в експлуатацію в розмірі 100% перенесена на витрати підприємства. Модернізована первісна вартість становитиме 23000,00 грн (18000,00+5000,00), що перевищує встановлену межу вартісного критерію для визнання ІНМА.

Такі ситуації слід прописати в Обліковій політиці, керуватись логікою процесу та враховувати суттєвість сум при таких операціях та їх впливу на фінансову звітність підприємства.

Ще одним важливим моментом по експлуатаційних витратах буде, власне, поточне обслуговування оргтехніки. Особливістю таких витрат буде їх зв’язок з господарською діяльністю. Наприклад, підприємство на періодичній основі заправляє та регенерує картриджі, проте на балансі підприємства немає жодного принтера. Слід критично аналізувати операційні витрати на предмет реальності з фіскальної точки зору.

Вибуття оргтехніки

Оргтехніка вибуває з двох причин: моральна застарілість (зменшення ресурсу) та поломка несумісна з подальшою експлуатацією.

Як, правило, підстави вибуття фіксуються як скарги від працівників або в процесі інвентаризації.

У випадку необхідності заміни оргтехніки на новішу, якіснішу, старий екземпляр такого активу слід списувати з балансу, але слід зважати на строк фактичної експлуатації. Наприклад, підприємство придбало телефон, який обліковується як ІНМА, проте строк фактичного користування становив 6 місяців. Постає питання донарахування ПДВ (яке було відшкодовано при придбанні), оскільки таке списання може буде розцінено як негосподарське використання, тому що строк необхідної експлуатації ІНМА – більше 1 року. Окрім того, така техніка повинна бути повернута на склад та утилізована (можливо навіть із оприбуткуванням певних матеріалів) або продана. В іншому випадку таке списання може бути розцінено як додаткове благо матеріально відповідальної особи з усіма наслідками по податках (ПДФО +ВЗ).

При списанні внаслідок поломок, неможливості подальшої експлуатації після року фактичної експлуатації, ризики щодо донарахування ПДВ зменшуються до нуля. Проте вимога щодо повернення на склад від ФО та утилізації залишається чинною.

Первинними документами на підтвердження списання будуть:

1. рішення щодо списання із вказанням причин списання;
2. акт списання ІНМА;
3. акт оприбуткування матеріалів (при наявності);
4. акт утилізації (можливо від сторонньої організації).

Висновки

1. Облікова політика фіксує рахунки обліку оргтехніки.
2. Облікова політика містить вартісні критерії щодо визнання ОЗ та ІНМА.
3. Облікова політика містить методи нарахування амортизації та строки корисного використання ОЗ, ІНМА.
4. Прописуємо в Обліковій політиці поняття поточного ремонту, модернізації ОЗ, ІНМА.
5. Оформляємо усі необхідні первинні документи щодо введення в експлуатацію, нарахування амортизації та вибуття ОЗ, ІНМА.

Шаблони та зразки документів:

Видаткова накладна

Акт оприбуткування

Читайте більше:

Ноутбук фірми залишився у мобілізованого працівника: що з амортизацією

Чайник, мікрохвильовка, кавомашина, кондиціонер в офіс: податкові нюанси для бізнесу

Холодильник для кухні в офісі: чи можна визнати виробничим основним засобом

Купили кавомашину для офісу? Як правильно оформити в обліку та отримати податковий кредит