Укладення договорів: типові помилки

1. Предмет угоди: чого ми хочемо і як це отримати
2. Ризики: що може піти не так
3. Як себе убезпечити

Перед підготовкою договору слід чітко визначити два головні аспекти: предмет угоди і ризики, пов’язані з її виконанням. Саме вони повинні визначати зміст і структуру договору.

Предмет угоди: чого ми хочемо і як це отримати

Легковажне ставлення до суті договору, а саме до конкретизації його предмету, призводить до великої кількості судових спорів – як із контрагентами, так і з контролюючими органами (перш за все, звісно, в особі податкової служби).

Розглянемо «класичні» помилки.

1. Відсутність чіткості у визначенні предмету договору.

Особливо актуальною ця проблема є для договорів щодо надання послуг.

Формулювання на кшталт «надання консультаційних послуг», «інформаційний супровід», «сприяння», «надання допомоги» без деталізації – одна з найпоширеніших помилок.

Хоча послуги не створюють матеріального результату та споживаються в процесі їх надання, у договорі має бути визначено, яким чином фіксується результат діяльності виконавця. Таким результатом можуть бути:

1. звіти,
2. висновки,
3. рекомендації,
4. підготовлені документи,
5. аналітичні матеріали або інші письмові підтвердження виконаних дій.

Відсутність визначеного способу фіксації результату ускладнює доведення факту надання послуг і підвищує як юридичні, так і податкові ризики, адже податкові органи перевіряють, чи пов’язані послуги з господарською діяльністю і чи створюють послуги економічний ефект або потенційну вигоду.

Трапляється подібне і з договорами поставки: сторони зазначають найменування товару, але не обтяжуються деталізацією вимог щодо його якості, комплектності, стану тощо. У результаті сторона може отримати обумовлений договором товар, але в непридатному для використання стані. При цьому відсутність деталізації не дає можливості довести, що продавець такого товару порушив умови договору.

Щодо робіт, то частою бідою є етапність та результати. Сторони можуть визначити етапи виконання робіт та порядок їх прийняття, проте не зазначають, що конкретно є предметом договору: сукупність результатів кожного етапу чи певний кінцевий результат, який неможливий без кожного етапу. Особливо актуальним це питання є для складних проєктів у будівництві, ІТ чи розробці документації.

2. Неврахування специфіки договору.

Від виду правовідносин залежать умови, які є визначальними:

1. для договору поставки – це специфікація товару, його кількості та якості, правила заміни/повернення, строки доставки;
2. для договору підряду – технічне завдання, проміжні етапи і порядок здачі-приймання робіт, гарантійні зобов’язання;
3. для надання послуг в ІТ – конкретний результат таких послуг, передача прав інтелектуальної власності, умови нерозголошення та неконкуренції і т.д.

Часто трапляється, що договори є змішаними, тобто передбачають і поставку товару, і надання певних послуг, і виконання робіт. Відтак, до кожної частини такого договору застосовуватимуться відповідні норми законодавства. З точки зору комерції, це не має особливого значення, але коли справа доходить до суду, то саме застосовні норми права вийдуть на перший план і можуть зіграти вирішальну роль у спорі.

Ризики: що може піти не так

Теоретично можна виділити види ризиків, із якими в тій чи іншій мірі пов’язана будь-яка угода:

1. Юридичні ризики: проблеми з повноваженнями підписантів; відсутність у контрагента необхідного статусу, ліцензій, дозволів; нечіткість та/чи суперечність умов договору.
2. Фінансові ризики: порушення умов оплати, коливання курсу валют, непередбачені додаткові витрати.
3. Операційні ризики: порушення строків поставки, некомплектність товару, поставка товару неналежної якості.
4. Ризики, пов’язані з війною та воєнним станом: мобілізація працівників; блекаут; затримки логістики; руйнування складів або виробництв.
5. Інформаційні ризики: витік конфіденційної інформації; використання конфіденційної інформації контрагентом у власних цілях, у т.ч. в рамках конкуренції.
6. Репутаційні ризики: публічні конфлікти; негативна репутація контрагентів; негативна асоціація з брендом.
7. Податкові ризики: проблеми з документальним підтвердженням витрат, визнання операцій нереальними, штрафи.

Як себе убезпечити

Типові помилки при підготовці та укладенні договорів стають підґрунтям для реалізації перерахованих вище ризиків. Протидія ризикам – це системна робота, що в ідеалі має супроводжувати укладення кожної угоди і включати такі етапи:

1. Перевірка інформації про контрагента у відкритих реєстрах, включаючи Єдиний державний реєстр судових рішень та автоматизованій системі виконавчих проваджень.
2. Перевірка повноважень підписантів: отримання копії статуту контрагента або довіреності. Така вимога – наслідок сформованої судової практики, відповідно до якої якщо договір містить умову про підписання його особою, яка діє на підставі статуту підприємства чи іншого документа, що встановлює повноваження зазначеної особи, то це свідчить про обізнаність іншої сторони договору з таким статутом (іншим документом) у частині, яка стосується відповідних повноважень.
3. Перевірка наявності необхідних дозволів, ліцензій, статусу: для окремих видів робіт і послуг (фінансових, аудиторських, послуг перевезення певних видів вантажів тощо) законодавством передбачена обов’язкова наявність спеціального статусу або ліцензії. Її відсутність може поставити під сумнів реальність господарської операції.
4. Перевірка фактичної можливості контрагента виконати угоду: з’ясування наявності відповідних виробничих потужностей, транспорту, приміщень, фінансових можливостей. Джерелом такої інформації може бути фінансова звітність контрагента, дані відкритих реєстрів (включаючи реєстр судових рішень), документи, надані самим контрагентом.
5. Чітке формулювання предмета договору та інших важливих умов (ціна, строки).
6. Включення до договору «заходів безпеки» в залежності від типу ризиків, які є найбільш притаманними для того чи іншого виду договору. Це можуть бути:
7. встановлення графіку платежів;
8. визначення формули ціни (що може включати певні змінні величини);
9. визначення еквіваленту ціни договору в іноземній валюті;
10. визначення чіткої процедури приймання результатів товарів, робіт послуг та порядок їх документування (з конкретним переліком первинних документів);
11. встановлення санкцій за прострочення виконання зобов’язань (штраф, пеня);
12. включення обов’язку щодо внесення забезпечувального платежу, надання гарантії, застави, застосування права притримання;
13. визначення порядку дій при виникненні будь-яких непередбачуваних обставин: при необхідності здійснення додаткових витрат, отриманні додаткових дозволів, послуг тощо;
14. визначення досудового порядку врегулювання спору з чіткими строками відповіді на претензію.
15. Визначення дій у випадку форс-мажору: які конкретно випадки сторони вважають форс-мажорними (з урахуванням воєнного стану, коли сторони і так працюють в умовах форс-мажору), яким чином і в які строки має відбутися повідомлення, якими документами слід підтвердити ті чи інші обставини, як змінюються строки поставки, оплати тощо.
16. Включення до договору положень щодо конфіденційної інформації:комерційної таємниці з чітким її визначенням, нерозголошення та неконкуренції.
17. Перевірка узгодженості пунктів договору: недопущення двозначності або плутанини у термінології, що використовується в договорі; недопущення посилання на пункти або додатки, яких немає в договорі або зміст яких не відповідає відсилці.
18. Перевірка реквізитів сторін. Особливо – електронної пошти. Спілкування між контрагентами переважно відбувається з використанням електронної пошти. Проте як доказ таке листування можливо буде використати тільки якщо сторони чітко вкажуть про це в договорі і зазначать конкретні електронні пошти, якими вони користуватимуться.

При цьому, у випадку особливо важливих та складних договорів радимо звертатись до професіоналів, які допоможуть перевірити відповідну угоду, оцінити ризики, доповнити необхідні елементи та, як наслідок, забезпечити захист ваших інтересів.