«Декретні» відпустки в Податковому розрахунку

1. Види «декретних» відпусток
2. Відпустка по вагітності та пологах в додатку 1 та додатку 4ДФ
3. Коли та як показувати «декретні» відпустки у Додатку 5
4. Продовження відпустки в Додатку 5
5. Робота в період відпустки для догляду за дитиною
6. Дострокове припинення доглядової відпустки
7. Звільнення в період «декретної» відпустки
8. Чи заповнювати Додаток 1 та Додаток 4ДФ на працівників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3/6 років
9. Відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною до 16/18 років
10. Працівники в «декреті» та рядки 101,102,103 Податкового розрахунку
11. Висновки

Види «декретних» відпусток

Для початку пояснимо, що трудове законодавство України не містить такого виду відпустки як «декретна». Кодексом законів про працю (далі – КЗпП) та Законом України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) передбачено три різні відпустки, які пов’язані із народженням та доглядом за дитиною:

1. відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 179 КЗпП, ст. 17 Закону про відпустки),
2. відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (часто в розмові її називають відпустка до 3 років) (ст. 179 КЗПП, ст. 18 Закону про відпустки),
3. відпустка збереження заробітної плати матері або іншим особам, зазначеним у частині третій статті 18 та частині першій статті 19 цього Закону, в разі якщо дитина потребує домашнього догляду, – тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки). Хоча за цією підставою можуть надавати відпустку більшої тривалості але при певних умовах. Але найрозповсюдженішою є відпустка для догляду за дитиною до 6 років.

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами є оплачуваною. Надається як правило на 126 календарні дні. Але у разі народження двох і більше дітей та у разі ускладнення пологів, її тривалість буде 140 календарних днів. А для працівниць які є особами постраждалими від Чорнобильської катастрофи – 180 календарні дні.

Відпустка для догляду за дитиною до 3 та 6 років не оплачується роботодавцем (хоча роботодавець небюджетного підприємства за рахунок власних коштів може передбачити певні виплати таким працівникам).

Тож давайте далі розглянемо, як відображати ту чи іншу відпустку в додатках до Податкового розрахунку.

Відпустка по вагітності та пологах в додатку 1 та додатку 4ДФ

Додаток 1. Допомога по вагітності та пологах є базою нарахування ЄСВ. Тому її показуємо в додатку 1 до Податкового розрахунку. Суму допомоги показуємо в додатку 1 того звітного місяця, в якому вона була фактично нарахована. Але показуємо не загальною сумою за 126 днів, а з розбивкою за місяцями відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (пропорційно дням такої відпустки в кожному з місяців).

При чому допомогу по вагітності та пологах показуємо зі спеціальним кодом категорії застрахованої особи в графі 8 додатку 1:

1. 42 – для працівниці без інвалідності, до якої застосовується звичайна ставка ЄСВ 22%;
2. 43 – для працівниці, якій встановлено групу інвалідності і застосовується пільгова ставка ЄСВ 8,41%.

В графі 10 за кожним рядком із допомогою зазначається місяць і рік, на які припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Крім того, в графі 15 зазначаємо кількість днів відпустки по вагітності та пологах, яка припадає на відповідний місяць. А в графі 14 – календарні дні трудових відносин.

Увага! Якщо в місяці початку відпустки у працівниці є нарахована зарплата чи інші нарахування, то графу 14 заповнюйте у рядку із заробітною платою. Крім того, графу 14 заповнюйте і за майбутні місяці декретної відпустки. Порядком заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженим наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі – Порядок №4), саме для такої відпустки це дозволяється на відміну від інших ситуацій. Тому в рядках із допомогою по вагітності за наступні місяці рядок 15 буде дорівнювати рядку 14. В останньому місяці відпустки по вагітності та пологах в графі 14 також зазначайте всі календарні дні місяця (як за повний місяць), навіть якщо така відпустка закінчується не в останній день місяця

Приклад 1. Працівниці (основне місце роботи, ставка ЄСВ 22%) у грудні 2025 року нараховано допомогу по вагітності та пологах за 126 днів декретної відпустки за період з 01.12.2025 по 05.04.2026 в сумі 63000 грн.

Розподіляємо суму допомоги та нарахований ЄСВ за місяцями «декретної» відпустки (див. таблицю нижче).

Зразок заповнення Додатку 1 за грудень 2025 року при нарахуванні допомоги по вагітності та пологах:

Зверніть увагу! Допомогу по вагітності та пологах нараховуємо за всі 126 днів декретної відпустки. Тому і в додатку 1 її відображаємо за дні такої відпустки наперед. Оскільки допомога є базою нарахування ЄСВ, то потрібно контролювати її розмір і при необхідності ЄСВ нараховувати виходячи із мінімальної зарплати. Але за майбутні місяці цю вимогу не виконують, оскільки це не передбачено законодавством. Так, в прикладі 1 допомога за квітень 2026 року (2500 грн) нарахована у сумі що менше за розмір МЗП квітня (8647 грн). Проте тільки у квітні можна буде нарахувати ЄСВ на додаткову базу, за умови що нарахований дохід залишиться менше мінімальної зарплати.

Додаток 4ДФ. Допомога по вагітності та пологах не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу відповідно до пп. 165.1.1 Податкового кодексу України. Тобто ПДФО та ВЗ з неї не утримують. Проте таку виплату все одно потрібно показати в додатку 4ДФ, зазначаючи:

1. у графі 2 – податковий номер працівниці;
2. у графі 3а, 3 – суму нарахованої / виплаченої допомоги;
3. графи 4а, 4а, 5а, 5 – не заповнюють або проставляють нулі;
4. у графі 6 – ознака доходу «128».

Зразок заповнення додатку 4ДФ за грудень 2025 року у разі нарахування допомоги по вагітності та пологах:

Коли та як показувати «декретні» відпустки у Додатку 5

В додатку 5 потрібно показувати дати початку та закінчення «декретних» відпусток. Це передбачено Порядком №4. Додаток 5 заповнюємо тільки в тому звітному місяці (періоді), на який прийшлась дата початку або закінчення:

1. відпустки по вагітності та пологах;
2. відпустки для догляду за дитиною до 3 років;
3. відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років.

Увага! Інші відпустки в додатку 5 не відображаємо!

Для відображання «декретних» відпусток в додатку 5 передбачені спеціальні коди категорії застрахованої особи, які обов’язково слід зазначити в графі 7 (див. таблицю 2).

При заповненні додатку 5 для декретних відпусток буде зазначено:

1. графа 7 – категорія застрахованої особи (4,5 або 6);
2. графа 10 – дата початку або закінчення «декретної» відпустки;
3. графа 11 – зазначаємо 1 якзо відіпустка надається внутрішньому суміснику, в інших випадках – 0;
4. графа 12 0 проставляємо 0;
5. графи 13 – 14 – не заповнюємо;
6. графа 16 – номер та дата наказу про надання або дострокове припинення відпустки;
7. графу 17 – не заповнюємо.

Приклад 2. Працівниці надано відпустку по вагітності та пологах на 126 днів з 1 грудня 2025 року по 5 квітня 2026 року.

В Додатку 5 за грудень показуємо дату початку відпустки.

Зразок заповнення Додатку 5 за грудень 2025 року (дата початку відпустки по вагітності та пологах):

В додатку 5 за квітень 2026 року буде відображено дату її закінчення, причому в графі 16 зазначаємо реквізити наказу, на підставі якого була надана така відпустка, оскільки вже в такому наказі була зазначена дата її закінчення.

Зразок заповнення Додатку 5 за квітень 2026 року (дата закінчення відпустки по вагітності та пологах):

Увага! Додаток 5 заповнюємо за той місяць, на який приходиться відповідна подія, а саме початок або закінчення «декретної» відпустки. Навіть якщо наказ про відпустку видано в наступному місяці.

Приклад 3. Працівниці надано відпустку по вагітності та пологах на 126 днів з 28 листопада 2025 року по 2 квітня 2026 року. Наказ про надання такої відпустки видано 08.12.2025 року.

Дату початку відпустки по вагітності та пологах показуємо в Додатку 5 за листопад 2025 року.

Зразок заповнення Додатку 5 за листопад 2025 року (дата початку відпустки по вагітності та пологах):

Якщо на один місяць приходиться дата закінчення однієї відпустки та дата початку іншої – в додатку 5 формуємо на працівника два рядки.

Приклад 4. У працівниці 15.12.2025 р. закінчилась відпустка по вагітності та пологах. З 16.12.2025 вона оформила відпустку для догляду за дитиною до 3 років.

Дату закінчення однієї відпустки (категорія 5) та початку іншої (категорія 6) показуємо в додатку 5 за грудень 2025 року.

Зразок заповнення Додатку 5 за листопад 2025 року (дата початку відпустки по вагітності та пологах):

Продовження відпустки в Додатку 5

В додатку 5 показуємо тільки дату початку «декретної» відпустки та дату її закінчення. Якщо відпустку було продовжено, то таке продовження в додатку 5 не зазначаємо.

Приклад 5. Працівниці було надано відпустку по вагітності та пологам на 126 днів з 20.07.2025 по 22.11.2025. Також їй було оформлено додатковий листок непрацездатності через ускладнені пологи і відпустку було подовжено на 14 днів з 23.11.2025 по 06.12.2025.

В додатку 5 за липень 2025 року було відображено дату початку відпустки по вагітності та пологах. Згідно із первинним ЛН дата закінчення приходилась на листопад 2025 року. Проте на підставі додаткового ЛН відпустку було продовжено з 23 листопада по 6 грудня. Тому додаток 5 за листопад із датою продовження не заповнюємо. Дата закінчення декретної відпустки, тривалість якої склала 140 днів, буде вже відображена в додатку 5 за грудень 2025 року. При чому в графі 16 зазначайте реквізити наказу на підставі якого відпустка була продовжена.

Зразок заповнення Додатку 5 за липень та грудень 2025 року (продовження відпустки по вагітності та пологах):

Робота в період відпустки для догляду за дитиною

Статтею 179 КЗпП передбачено можливість працівників не припиняючи доглядову відпустку, працювати на умовах неповного робочого часу. Так,

за бажанням матері, батька дитини або осіб, зазначених у частині сьомій цієї статті, у період перебування їх у відпустці для догляду за дитиною вони можуть працювати на умовах неповного робочого часу або вдома.

Тобто працівник може вийти на роботу не припиняючи відпустку до 3/6 років. Проте вихід на роботу в додатку 5 не відображають, адже працівник і досі перебуває у доглядовій відпустці, вона не припиняється. Тому і підстав заповнювати додаток 5 немає.

Дострокове припинення доглядової відпустки

Перебування у відпустці до 3/6 років – це право, а не обов’язок працівника. Тому він може достроково припинити відпустку та вийти на роботу. Але згідно зі статтею 179 КЗпП повинні повідомити роботодавця про дострокове припинення такої відпустки не пізніш як за 10 календарних днів до дня дострокового припинення такої відпустки.

Для цього працівник надає заяву роботодавцю, а роботодавець видає відповідний наказ.

Завантажуйте шаблони та зразки:

1. Заява про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
2. Наказ про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
3. Заява про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку
4. Наказ про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку

Дату дострокового припинення відпустки до 3/6 років відображаємо в додатку 5. При чому в графі 16 зазначаємо реквізити наказу, на підставі якого припинили відпустку.

Приклад 6. Працівниці було надано відпустку для догляду за дитиною до 3 років до 05.04.2027 р. Проте жінка вирішила припинити таку відпустку та вийти на роботу з 05.01.2026 року. Заяву вона надала 15.12.2025, роботодавець видав наказ №58/к-тр від 16.12.2025.

Дату дострокового закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років показуємо в додатку 5 за січень 2026 року.

Зразок заповнення Додатку 5 за січень 2026 року (дата дострокового припинення відпустки до 3 років):

Звільнення в період «декретної» відпустки

У цій ситуації на працівника слід заповнити два рядки: один із датою закінчення відпустки, другий – із датою звільнення. При чому в графі 10 буде зазначена однакова дата. В графі 16 також зазначаємо реквізити одного наказу про звільнення, оскільки «декретна» відпустка припиняється через звільнення працівника.

Приклад 6. Працівниця перебуває у відпустці до 3 років до 25.08.2026 року. Проте вона вирішила звільнитись 31.12.2025 р.

Зразок заповнення Додатку 5 за грудень 2025 року (звільнення в період відпустки для догляду за дитиною до 3 років):

Чи заповнювати Додаток 1 та Додаток 4ДФ на працівників, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3/6 років

Додаток 1. В загальному випадку додаток 1 на працівників у доглядових відпустах без сумових показників не заповнюють. Проте в окремих випадках він буде заповнений, а саме:

1. якщо в звітному місяці працівнику були нараховані зарплатні доходи, які є базою нарахування ЄСВ (наприклад, була виплачена премія до свята);
2. якщо період відпустки до 3/6 років зараховується до спецстажу. Тоді на таких працівників продовжуємо формувати додаток 1 без сумових показників із звичайною зарплатною категорією, зазначаючи і графі 14 дні трудових відносин і проставляючи в графі 23 ознаку спецстажа «1». Крім того на таких працівників буде сформований і додаток 6 з кодом, який відповідає займаній посаді.

Додаток 4ДФ. Якщо в звітному місяці працівнику не нараховувались доходу, то пустий рядок в додатку 4ДФ на нього не формуємо.

Відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною до 16/18 років

Статтею 25 Закону про відпустки передбачено відпустки без збереження зарплати для догляду за дитиною за медвисновком і більшої тривалості ніж до 6 років. Зокрема, відпустка без збереження зарплати надається в разі, якщо дитина потребує домашнього догляду (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки):

1. тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку,
2. а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій не встановлено інвалідність, хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, – не більш як до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку,
3. а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи А» або дитина, якій не встановлено інвалідність, отримала тяжку травму, потребує трансплантації органа, потребує паліативної допомоги – до досягнення дитиною вісімнадцятирічного віку.

Відпустку для догляду за дитиною до 6 років обов’язково показуємо в додатку 5 (дату початку та закінчення). Але інші відпустки – для догляду за дитиною до 16/18 років в додатку 5 не відображаємо! Це не передбачено Порядком №4.

Але такі відпустки (без збереження зарплати для догляду за дитиною до 16/18 років) відображаємо в Додатку 1 Податкового розрахунку як звичайні неоплачувані відпустки, а саме:

1. у графі 08 вказуємо відповідний зарплатний код застрахованої особи;
2. у графі 10 – місяць;
3. у графі 13 – кількість календарних днів такої без збереження зарплати,
4. у графі 14 – кількість календарних днів перебування у трудових відносинах протягом місяця.
5. графи 16,17,20 не заповнюємо (нульові показники).

Працівники в «декреті» та рядки 101,102,103 Податкового розрахунку

Рядок 102 «Облікова кількість штатних працівників». Якщо працівники, які перебувають у відпустці по вагітності та пологах, у відпустці для догляду за дитиною до 3/6 років, оформлені за основним місцем роботи, то вони будуть відображатись в рядку 102. Адже відповідно до п. 2.5.8, 2.5.9 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286 (далі – Інструкція №286), вони включаються до облікової кількості штатних працівників.

Рядок 101 «Середньооблікова кількість штатних працівників». Працівників у «декретних» відпустках в рядку 101 не зазначаємо. Підстава – п. 3.2.2 Інструкції №286:

При обчисленні середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені у пунктах 2.4, 2.5 цієї Інструкції, крім працівників, які перебувають у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого чинним законодавством або колективним договором підприємств.

Рядок 103 «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховано заробітну плату». Якщо працівнику у відповідному звітному періоді не було нараховано зарплату, в рядку 103 його не зазначаємо. Це підтверджували і податківці:

Таким чином, згідно з цим роз'ясненням, до рядка 103 включають тільки працівників, яким нараховано зарплату, лікарняні. Якщо працівник перебуває весь місяць у неоплачуваній відпустці, у відпустці до 3/6 років, то він не буде врахований до рядка 103.

Висновки

1. У Додатку 1 відражаємо допомогу по вагітності та пологах з розбивкою за місяцями, за які таку допомогу нараховано, в додатку 4ДФ допомогу відображаємо з ознакою доходу «128».
2. Дату початку та закінчення декретних відпусток показуємо в додатку 5 із відповідною категорією.
3. У разі продовження «декретної» відпустки додаток 5 не заповнюють.
4. Декретниць за основним місцем роботи включаємо до рядка 102, але не включаємо до рядка 101. В графі 103 зазначаємо тільки у разі нарахування протягом звітного періоду зарплатних доходів.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Читати більше:

Відпустка по догляду за дитиною до 3 років

Декретні для ФОП: приклади та умови нарахування допомоги від ПФУ

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами: оформлення та нюанси під час дії воєнного стану

Шаблони та зразки документів:

Заява про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Наказ про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку

Заява про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку

Наказ про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку

Сервіс для бухгалтера:

Калькулятор середня зарплата – лікарняні