Звіт з праці №1-ПВ (місячна): інструкція із заповнення

Хто подає Звіт з праці за формою №1-ПВ (місячна)

Звіт з праці за формою №1-ПВ (місячна) подають юридичні особи, відокремлені підрозділи юридичних осіб за переліком, який визначає Держстат.

Перелік таких респондентів органи Держстату визначають відповідно до чинної методології. Відбір підприємств, що мають звітувати, здійснюють раз на рік за Методикою формування сукупності для проведення обстеження підприємств з питань статистики праці, затвердженою наказом Держкомстату від 26.01.2016 №14.

Основним критерієм відбору підприємств є показник середньої кількості працівників. Для розрахунку цього критерію включають усіх штатних працівників, сумісників та осіб, що виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру. Згідно з цією методикою обстеження проводять так:

1. великі та середні підприємства із середньою кількістю працівників 50 і більше осіб обстежують щомісяця на суцільній основі;
2. малі з кількістю працівників від 10 до 49 осіб включно – із застосуванням вибіркового методу;
3. підприємства з середньою кількістю працівників менш як 10 осіб, фізичні особи – підприємці та їх наймані працівники не обстежують.

Увага! ФОП з найманими працівниками Звіт з праці не подають

У Кабінеті респондента можна дізнатися, чи потрібно вам подавати цей статзвіт. Або скористайтеся пошуком форм державних статистичних спостережень за ЄДРПОУ.

На замітку! Сервіс «Пошук за кодом ЄДРПОУ» про необхідність звітування до Держстату для пошуку інформації використовує службовий кваліфікований електронний підпис підприємства

Які строки подання Звіту з праці за формою №1-ПВ (місячна)

Звіт з праці подають до 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом.

Якщо граничний термін подання звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є перший після нього робочий день.

Проте зважте, що в період дії воєнного стану положення ст. 73 КЗпП щодо святкових днів не застосовують.

Не пропустити жоден дедлайн та уникнути штрафів за прострочки допоможе наш зручний сервіс «Календар бухгалтера». З ним отримаєте усю звітність та платежі в одному місці: на тиждень, місяць і навіть рік!

Куди подавати Звіт з праці за формою №1-ПВ (місячна)

Звіт з праці подають до територіального органу Держстату.

Яка відповідальність за неподання Звіту з праці за формою №1-ПВ (місячна)

Порушення порядку подання або використання даних державних статистичних спостережень тягне за собою відповідальність згідно зі ст. 186-3 Кодексу про адміністративні правопорушення (КпАП).

Так, за неподання органам статистики Звіту або подання його з недостовірними даними, не в повному обсязі, не за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, чи із запізненням загрожує штраф:

1. від 10 до 15 нмдг (від 170 до 255 грн);
2. від 15 до 25 нмдг (від 255 до 425 грн) – за повторне вчинення правопорушення особою, на яку вже накладали адмінстягнення протягом року.

На замітку! Для накладення стягнення на особу, винну у неподанні Звіту, органам статистики не потрібно звертатися до суду (ст. 244-3 КпАП)

Форма, за якою звітують із праці щомісяця

Починаючи зі звіту за січень 2025 року Звіт з праці подавайте за формою, затвердженою наказом Держстату від 15.04.2024 №117.

Завантажити бланк:

Звіт із праці № 1-ПВ (місячна)

Який порядок заповнення Звіту з праці за формою №1-ПВ (місячна)

Для коректного заповнення форми №1-ПВ (місячна) застосовуйте:

1. Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5 (далі – Інструкція №5);
2. Інструкцію зі статистики кількості працівників, затверджену наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286 (далі – Інструкція №286);
3. роз'яснення Держстату від 28.11.2024 №19.1.2-12/24-24 (далі – роз’яснення №19).

Заповнюйте Звіт з праці на підставі первинних облікових документів, документів бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Серед них:

1. наказ про прийняття на роботу (№П-1);
2. особова картка працівника (№П-2);
3. наказ про надання відпустки (№П-3);
4. наказ про припинення трудового договору (№П-4);
5. табель обліку використання робочого часу (№П-5);
6. розрахунково-платіжна відомість працівника (№ П-6);
7. розрахунково-платіжна відомість (зведена) (№ П-7).

Звіт з праці за формою №1-ПВ (місячна) умовно поділяють на заголовну та табличну частину.

У заголовній частині зазначають:

1. найменування юрособи та її місцезнаходження
2. назву територіальної громади;
3. код території відповідно до Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (КАТОТТГ). У разі подання звіту в електронній формі цей код визначається автоматично.

За відсутності в підприємства статпоказників, то у блоці «Інформація щодо відсутності даних» відмічаємо спеціальною позначкою «V» одну із причин:

1. «Одиниця припинена або перебуває в стадії припинення»;
2. «Здійснюється сезонна діяльність або економічна діяльність, пов’язана з тривалим циклом виробництва»;
3. «Тимчасово призупинено економічну діяльність через економічні чинники/карантинні обмеження»;
4. «Проведено чи проводиться реорганізація або передано виробничі фактори іншій одиниці»;
5. «Відсутнє явище, яке спостерігається».

Табличну частину Звіту з праці за формою №1-ПВ (місячна) слід заповнювати з урахуванням норм Інструкції №5, Інструкції №286 та роз’яснення №19.

Наведемо порядковий алгоритм заповнення цього звіту.

Рядок 1020 «Фонд оплати праці усіх працівників»

Тут зазначають суму фонду оплати праці усіх працівників, визначену згідно з Інструкцією №5.

Згідно з роз'ясненням №19 показник включає в себе дані щодо фонду оплати праці:

1. штатних працівників (рядок 1070);
2. тих, що працюють за сумісництвом;
3. осіб, які виконують роботи за цивільноправовими договорами;
4. учнів та студентів, які проходять виробниче навчання та виробничу практику на підприємстві;
5. інших категорій працівників (у тому числі звільнених, а також поновлених на посаді за рішенням суду), яким здійснювали нарахування з фонду оплати праці у звітному періоді.

У цьому рядку також зазначають суми виплат за підсумками роботи за рік, заохочень та інших виплат, нарахованих штатним працівникам, які перебувають:

1. у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами або для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (крім допомоги, що надають коштом ПФУ);
2. працівників, призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом;
3. звільнених.

Рядок 1030 «Сума податку з доходів фізичних осіб, що відрахована з фонду оплати праці усіх працівників (крім тимчасової непрацездатності)»

Сюди вносять суми ПДФО, які відраховано з фонду оплати праці всіх працівників (крім тимчасової непрацездатності). Цей показник містить дані про суму ПДФО із фонду оплати праці всіх працівників, без перерахунків за попередній рік. Заповнюють у тисячах гривень, з одним десятковим знаком.

Увага! Відсоток податку розрахований як відношення рядка 1030 до рядка 1020 не може перевищувати 18%

Рядок 1040 «Середньооблікова кількість штатних працівників»

Показник щодо середньооблікової кількості штатних працівників містить дані про середньооблікову кількість штатних працівників відповідно до пункту 3.2 Інструкції №286, крім тих, які:

1. перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами

або

1. для догляду за дитиною до досягнення нею віку, встановленого чинним законодавством.

У роз'ясненні №19 Держстат під час заповнення цього рядка не рекомендує вносити працівників:

1. призваних на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, під час мобілізації, на особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом;
2. відносно яких призупинено дію трудового договору;
3. які евакуювалися в іншу місцевість або місцезнаходження яких тимчасово невідоме;
4. які протягом періоду дії воєнного стану перебувають у відпустках без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки».

У пригоді вам також можуть стати матеріали:

1. Як визначати середньооблікову кількість штатних працівників у 2026 році: роз’яснення Держстату
2. Донори і працівники після військової служби у формі №1-ПВ

Рядок 1060 «Кількість відпрацьованого робочого часу штатними працівниками»

У цьому рядку зазначають дані про кількість фактично відпрацьованих штатними працівниками людино-годин, зокрема, у вихідні (за графіком), святкові та неробочі дні, період службових відряджень, на надурочних роботах, а також час роботи надомників, і тих, які працюють за сумісництвом на тому самому підприємстві, де й основне місце роботи (у повному обсязі).

Рядок 1070 «Фонд оплати праці штатних працівників»

Сюди заносять дані про фонд оплати праці штатних працівників (рядок 1040). Дані рядка 1070 можуть бути меншими за фонд оплати праці усіх працівників (рядок 1020) на суму нарахувань особам, які не враховують у середньообліковій кількості штатних працівників.

У рядках зазначають суми в тисячах гривень, з одним десятковим знаком.

Важливо! Рядки 1020 та 1070 містять дані про суми нарахувань за дні відпусток, що припадають на звітний місяць. Тобто суми нарахувань за час відпусток у фонді оплати праці відображають пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у звітному місяці (періоді)

Крім того дані рядка 1030 також слід зазначати з урахуванням перехідних відпускних. Тобто не тільки саму суму відпускних, але й і ПДФО, утриманий із таких відпускних ми відображаємо пропорційно.

Коли заповнюєте Звіт з праці, після заповнення розділу І, потрібно пояснити два відхилення:

Відхилення 1. Якщо показник СКШП за звітний місяць, який зазначено у ряд. 1040, відхиляється на 25% і більше (+/-) порівняно з попереднім періодом. Треба порівняти показник поточного місяця (ряд. 1040) з таким саме показником у звіті за попередній місяць (ряд. 1040).

Відхилення 2. Якщо середня зарплата штатного працівника (ряд.1070 ÷ ряд. 1040 × 1000) відхиляється на 10% і більше порівняно з попереднім періодом.

Як наслідок, необхідно порівняти такі показники за поточний місяць із показниками минулого. У разі виникнення розбіжностей, то пояснення надають у довільній формі. Якщо відхилень не було, то пояснення не заповнюють.

Як виправляти помилки у Звіті з праці за формою №1-ПВ (місячна)

Під час виправлення помилок у статистичній звітності фахівці Держстату рекомендують керуватися положеннями, зокрема:

1. Закону України «Про офіційну статистику» від 16.08.2022 №2524-IX (п. 4 ч. 1 ст. 17);
2. Положення про Державну службу статистики України, затвердженого постановою КМУ від 23.09.2014 №481;
3. Порядку подання е-звітності до органів держстатистики, затвердженого наказом Держстату від 12.01.2011 №3 (далі – Порядок №3);
4. Інструкції про порядок виправлення звітних даних у випадках виявлення приписок та інших перекручень у державній статистичній звітності, затвердженої наказом Мінстату від 10.05.1994 №94 (втратила чинність 10.07.2015, але деякі її положення застосовні на практиці).

Зважаючи на зазначені акти та напрацьовану практику, наведемо алгоритм дій, якщо ви виявили помилку у поданій статистичній звітності.

Самостійне виправлення помилок до граничного терміну подання звітності

Щодо виправлення помилок, виявлених безпосередньо респондентом маємо лише роз’яснення Держстату у листі від 20.02.2017 №09.3-07/33-17. Так, якщо ви виявили помилки у поданих статзвітах, зверніться до органу статистики та з’ясуйте, чи потребують вони виправлення.

На замітку! Врахує орган статистики виправлені дані або ні, залежить від того, коли подаєте новий звіт (до чи після оприлюднення ним статданих) і зважаючи на суттєвість виявленої помилки, її впливу на узагальнену інформацію по країні/регіону

Якщо орган статистики погодить внесення виправлень, то подавайте нові звіти разом із поясненнями щодо причин виправлень.

Якщо надішлете кілька примірників одного е-звіту (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), то оригіналом вважатиметься саме останній звіт (п. 3.8 розд. III Порядку №3).

Увага! До закінчення граничного терміну подання звітності ви можете подавати виправлені форми необмежену кількість разів. Оригіналом вважатиметься останній надісланий звіт

Виправлений звіт подавайте Держстату згідно з Порядком №3.

Виправлення помилок після прийняття звіту органами статистики

Якщо після прийняття звіту органи статистики виявлять невідповідності або помилки, вони можуть надіслати вам квитанцію-повідомлення про необхідність повторного подання звіту з виправленнями (п. 6.3 розд. VI Порядку №3).

Квитанція-повідомлення про необхідність повторного подання електронного звіту містить інформацію щодо:

1. дати та часу відправлення квитанції-повідомлення про необхідність повторного подання електронного звіту;
2. стислий зміст помилки, що потребує виправлення;
3. термін подання виправленого звіту;
4. дані посадової особи адресату звітності, що формує квитанції-повідомлення.

Виправлений звіт слід подати Держстату згідно з Порядком №3 та у встановлені в квитанції-повідомленні терміни.

Якщо не надішлете виправлену форму статистичної звітності та/або фінансову звітність у термін, зазначений у квитанції-повідомленні про необхідність повторного подання звіту, то форму статистичної звітності та/або фінансову звітність вважатимуть поданою недостовірною (пп. 6.3.3 розд. VI Порядку №3).

Виправлення помилок після оприлюднення статистичних даних

Після оприлюднення статистичних даних виправлення можливе лише у випадку суттєвої недостовірності даних.

У такому разі необхідно звернутися до органу державної статистики з письмовим поясненням причин внесення змін.

Детальнішу інформацію щодо виправлення помилок у статистичній звітності можна отримати на офіційному сайті Держстату.

Для більш детального ознайомлення з процедурою виправлення помилкових даних у статистичних звітах рекомендуємо переглянути також відео.

Як подавати Звіт з праці за формою №1-ПВ (місячна)

Починаючи з 1 січня 2023 року Звіт подають винятково в електронній формі (ч. 4 ст. 10 Закону України від 16.08.2022 №2524-IX «Про офіційну статистику»).

Зробити це можна через безкоштовний сервіс для електронного звітування «Кабінет респондента» за посиланням.

У поміч вам – покрокова інструкція «Як зареєструватися в кабінеті респондента від Держстату»

Також на офіційному сайті Держстату можете ознайомитися з Переліком форм державних статистичних спостережень та фінансової звітності, які можуть подаватись респондентами в електронному вигляді у 2025–2026 роках. У цьому переліку наведені код шаблону та звітний період дії шаблону форми.

Для форми №1-ПВ (місячна) передбачений код шаблону S0301016, чинний зі звіту за січень 2025 року.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Для обрахунку середньої кількості працівників на підприємстві, рекомендуємо скористатися нашим сервісом – Калькулятор середньооблікової кількості штатних працівників

Матеріали за темою:

Звіт з праці №1-ПВ (квартальна): інструкція із заповнення

Як визначати середньооблікову кількість штатних працівників у 2026 році: роз’яснення Держстату

Донори і працівники після військової служби у формі №1-ПВ

Довідник за темою:

Типові помилки під час заповнення статистичної звітності

Шаблони та зразки документів:

Звіт із праці №1-ПВ (місячна)

Звіт із праці №1-ПВ (квартальна)