Подарунки працівникам, дітям, клієнтам: первинка, бухоблік, оподаткування та звітність

1. Підтвердні документи для подарунків
2. Оподаткування подарунків
3. Бухоблік подарунків та вплив на податок на прибуток
4. Вплив подарунків на середню зарплату
5. Відображення подарунків у звітності
6. Алгоритм дій роботодавця у разі видачі подарунків
7. Особливі випадки
8. Ключові висновки

На свята компанії традиційно радують своїх працівників, їх дітей та клієнтів подарунками. Дехто робить це тільки раз на рік, а дехто – регулярно протягом року, але для бухгалтерів навіть найрадісніші «сюрпризи» обертаються обліком і розбором податкових тонкощів. Проте, якщо знати правила, правильно оформити документи та врахувати всі податково-облікові аспекти, подарунки залишаться лише приємною складовою корпоративної культури.

У статті розберемо:

1. які документи потрібні для підтвердження подарунків;
2. які податкові наслідки обдаровування працівників, дітей працівників та клієнтів;
3. як відобразити подарунки в бухобліку та звітності.

Підтвердні документи для подарунків

Щоб подарунки можна було віднести до витрат, необхідно правильно їх задокументувати. Підтвердними документами у такому випадку є:

1. Наказ (розпорядження) про видачу подарунків. Для юридичних осіб обов’язковий наказ керівника. Для підприємця-роботодавця – розпорядження. У ньому зазначають:

1. що закуповують;
2. кому роздають;
3. хто відповідальний за оформлення документів та видачу подарунків.

2. Документи на придбання:

1. договір купівлі-продажу;
2. накладна від постачальника (ФОПа чи юрособи);
3. платіжна інструкція або фіскальний чек (якщо оплата готівкою);
4. кошторис, якщо подарунків кілька видів, для точного розмежування витрат.

3. Документи на видачу та списання:

1. відомість на видачу подарунків, яка підтверджує отримання подарунків одержувачами (з підписами та датами);
2. акт списання подарунків, складений на підставі цієї відомості.

4. Додаткові документи для подарунків дітям працівників – копія свідоцтва про народження для підтвердження віку. Адже вік дитини важливий у цілях оподаткування (детальніше нижче).

Під час оформлення подарунків важливо враховувати, хто їх отримує. Від цього залежать податкові наслідки та особливості відображення в звітності:

1. Клієнт–фізична особа – необхідно зазначати ІПН одержувача.
2. Працівник – подарунок без прив’язки до дітей.
3. Діти працівників – законним представником виступає працівник.

У відомості на видачу подарунків обов’язково мають бути зазначені:

1. прізвище одержувача (для дитячих подарунків – також ім’я дитини);
2. дата народження дитини;
3. опис/ідентифікація подарунка (що саме отримав кожен одержувач);
4. підпис одержувача або його законного представника.

Також, оформлюючи подарунки, зважте на віковий поріг для дитячих подарунків.

За законом дитиною вважається особа до 18 років (ст. 6 Сімейного кодексу України).

Але підприємство може встановити власний віковий поріг (наприклад, 14–15 років). Це має бути зафіксовано у наказі.

Оподаткування подарунків

ПДФО та військовий збір

Не підлягає оподаткуванню вартість подарунків, що не перевищує 25% мінімальної зарплати на 1 січня, за винятком грошових виплат (пп. 165.1.39 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).

Йдеться винятково про речові подарунки – цукерки, іграшки, техніку або інші предмети, що не є грошима. Грошові виплати в будь-якому розмірі під це правило не підпадають. Тобто якщо працівнику виплатили 1000 або 5000 грн готівкою, це вже не подарунок, а нецільова благодійна допомога.

Важливо! Неоподатковувана вартість подарунка для 2025 року – 2000 грн, для 2026-го – 2161,75 грн

Виділимо особливості застосування ліміту у 25% мінімальної зарплати.

1. Ліміт застосовують щомісяця. Наприклад, на 1 січня 2025 року мінімальна зарплата становить 8000 грн, тож 25% від неї – 2000 грн. Це означає, що кожного місяця можна видавати подарунки на суму до 2000 грн без оподаткування ПДФО та військовим збором. При цьому одержувачем може бути будь-яка фізична особа, не обов’язково працівник. Це можуть бути клієнти або навіть випадкові люди.

2. Його рахують на одного одержувача, незалежно від кількості подарунків. Якщо одному отримувачу видають кілька подарунків і їхня загальна вартість перевищує ліміт, оподатковують лише суму перевищення.

Увага! Порівнювати з лімітом треба загальну кількість усіх подарунків за місяць, а не кожен окремо

3. Якщо перевищено 25% мінімалки, суму перевищення оподатковують так: ПДФО з натуральним коефіцієнтом, військовий збір (ВЗ) – без натурального коефіцієнта.

4. Під час визначення суми подарунка враховують його ринкову ціну з ПДВ. Тобто, коли важливо не перевищити ліміт, слід враховувати саме повну вартість з ПДВ, а не ціну подарунка без нього.

Унаочнимо наведене на Прикладах 1–3.

Приклад 1. Подарунки в різні місяці. Компанія видала працівнику один подарунок вартістю 2000 грн у серпні 2025-го до дня народження, а у грудні 2025-го ще й дитячий вартістю 700 грн.

Ліміт 2000 грн застосовують до кожного місяця окремо. Оскільки, як у серпні, так і у грудні вартість подарунка не перевищує встановлений ліміт, його не оподатковують.

Приклад 2. Декілька подарунків одному отримувачу. Працівник має двох дітей віком 7 і 12 років. У грудні 2025-го отримав два негрошові подарунки вартістю по 1500 грн кожний.

Позаяк ідеться про одного отримувача – батька, то розрахунок виглядатиме у цьому випадку так:

1. загальна вартість – 3000 грн;
2. неоподатковувана частина – 2000 грн;
3. оподатковувана частина – 1000 грн.

Натомість, якби подарунки на загальну суму 3000 грн (по 1500 грн кожний) видали б кожній дитині працівника окремо (отримувачами були дві окремі особи – діти) або ж окремо видали батьку та матері дітей (неважливо, є вони працівниками компанії чи ні), тоді ліміт на 2025 рік у розмірі 2000 грн застосовували б до кожної фізичної особи окремо і в такому випадку перевищення ліміту та, відповідно, оподаткування не буде.

Приклад 3. Перевищення неоподатковуваного ліміту. Якщо загальна вартість подарунка перевищує ліміт, то оподатковують лише суму перевищення.

За умовами Прикладу 2 це – 1000 грн. При цьому ПДФО нараховують із натуральним коефіцієнтом:

1000 грн × 1,219512 = 1219,51 грн.

ПДФО (18%): 219,51 грн із натуркоефіцієнтом.

Військовий збір (5%): 60.98 грн (з натуральним коефіцієнтом). А все тому, що військовий збір, відповідно до підпункту 1.4 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ, розраховується за правилами розділу 4 ПКУ, а розділ 4 включає пункт 164.5 щодо натурального коефіцієнта.

Якщо маєте сумніви щодо (не)застосування натуркоефіцієнта до ВЗ, радимо заручитися індивідуальною податковою консультацією (ІПК). Вона гарантує платнику, що він діє відповідно до законодавства і не буде притягнутий до відповідальності за відповідну операцію, якщо керуватиметься рекомендаціями з ІПК.

Важливо! ПДФО та ВЗ, утримані з вартості негрошового подарунка, сплачують до бюджету протягом трьох операційних днів після надання подарунка (пп. 168.1.4 ПКУ)

ЄСВ

Якщо подарунок надають дитині працівника, його вартість не входить до фонду оплати праці та не обкладають ЄСВ. Такий висновок випливає з п. 3.23 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5, та п. 8 розд. ІІ Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабміну від 22.12.2010 №1170.

Якщо ж подарунок видають безпосередньо працівнику, або якщо подарунок формально оформлений як вручений дитині, але у звітності зазначено ІПН працівника, податковий орган може перекласифікувати дохід. У такому випадку вартість подарунка вважатиметься іншими заохочувальними та компенсаційними виплатами, які входять до фонду оплати праці. Це означає, що на таку суму слід обов’язково нараховувати ЄСВ.

ПДВ

Якщо йдеться про звичайні святкові набори – цукерки, фрукти та іграшки українського виробництва, – то вхідного ПДВ, швидше за все, не буде. Щодо цього діє щорічне звільнення: з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року (наприклад, із 15.11.2025 до 15.01.2026) не оподатковують набори товарів, кондитерські вироби, що містять тільки іграшки вітчизняного виробництва, і фрукти загальною вартістю не більше 8% прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня року (Закон України від 30.11.2000 №2117-III «Про звільнення від оподаткування грошових коштів, які спрямовуються на проведення новорічно-різдвяних свят для дітей та на придбання дитячих святкових подарунків»). У 2025 році це 242,42 грн, у 2026-му – 266, 24 грн. Якщо подарунковий набір «вписується» у це обмеження – вхідний ПДВ не виникає.

Якщо вартість перевищена або подарунок інший (не підпадає під пільгу), ви купуєте його як звичайний товар: із ПДВ – включаєте ПДВ до кредиту, за умови що постачальник правильно його нарахував.

Надалі під час безоплатної передачі (роздачі) матимемо справу з ПДВ-наслідками. Для цілей ПДВ така передача прирівнюється до постачання, тож у цьому випадку слід керуватися п. 188.1 ПКУ: базу оподаткування такої операції визначати з договірної вартості подарунків (у цьому випадку – нульової), але не нижче за ціну їх придбання.

У результаті потрібно скласти дві податкові накладні:

1. першу – на суму, розраховану виходячи з фактичної ціни постачання, тобто на нульову вартість у випадку з безоплатно переданими подарунками;
2. другу – на суму перевищення ціни придбання подарунків над фактичною ціною їх постачання з типом причини «15» (п. 15 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 №1307).

При цьому компенсуючі ПДВ-зобов’язання за п. 198.5 ПКУ не нараховують, адже операція вважається продажем (постачанням). Тому немає значення, яким був вхідний ПДВ під час придбання.

Бухоблік подарунків та вплив на податок на прибуток

Відображення подарунків у бухгалтерському обліку та їх вплив на податок на прибуток має свої особливості.

Проводки з оприбуткування подарунків стандартні. При надходженні подарунків, як правило, роблять проведення Дт 209 – Кт 631, при цьому формується вхідний податковий кредит із ПДВ. Далі все залежить від того, чи виникають податкові зобов’язання з ПДВ. Якщо їх нараховують, то відображають проведенням Дт 949 – Кт 6412 ПДВ.

Списання вартості подарунків до витрат може здійснюватися по-різному: через рахунок 92 (адміністративні витрати) або 949 (інші операційні витрати). Конкретний варіант залежить від вашого наказу про облікову політику – зважаючи на те, чи вважаєте ви такі витрати адміністративними, чи іншими операційними.

На замітку! Бухпроведення щодо подарунків дивіться також за посиланням

Підставою для бухобліку слугуватиме відомість на видачу подарунків та акт списання.

Що ж до податкових різниць з податку на прибуток, то якщо подарунки надають фізичним особам, збільшувальна різниця на безоплатну передачу не виникає навіть у високодохідників, оскільки пп. 140.5.10 ПКУ містить виняток щодо фізичних осіб. Тобто безоплатно передані подарунки фізособам не формують збільшувальну податкову різницю.

Вплив подарунків на середню зарплату

Для лікарняних та декретних

Як уже згадували вище, якщо подарунок видають працівнику, його вартість включають до фонду оплати праці та до бази нарахування ЄСВ. Відповідно, на суму подарунка нараховують ЄСВ, і її враховують під час обчислення середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності й пологах.

Якщо подарунок надають дитині працівника, ЄСВ на таку суму не нараховують, тому цю вартість не включають до розрахунку середньої зарплати для лікарняних і декретних.

Для відпускних та компенсації невикористаної відпустки

Для розрахунку відпускних і компенсації за невикористані відпустки діє окремий порядок.

Так, під час обчислення середньої зарплати для відпускних/компенсацій за відпустки враховують усі суми нарахованої заробітної плати, крім виплат разового характеру (п. 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабміну від 08.02.1995 №100).

Оскільки подарунки мають разовий характер, їх не включають до середньої заробітної плати для розрахунку відпускних.

Відображення подарунків у звітності

Форма 4ДФ

У 4ДФ суму подарунка показують з ознакою доходу:

1. «160» – у неоподатковуваній частині;
2. «126» – оподатковувану частину.

Суму, що перевищує неоподатковану межу, відображають у графах 2а та 3 – там, де показують оподатковувану частину доходу. Причому з урахуванням натурального ПДФО-коефіцієнта.

Одне з найбільш популярних питань:

А чий ІПН зазначають у формі 4ДФ у разі видачі подарунків?

Якщо подарунок надають клієнту – фізичній особі, у 4ДФ зазначають ІПН цього клієнта.

Якщо подарунок надають працівнику, у 4ДФ зазначають ІПН працівника.

Якщо подарунок видають дитині працівника, правильним і більш безпечним варіантом є зазначення ІПН дитини. Наразі немає обмежень щодо отримання ІПН – його можна оформити навіть для новонародженої дитини. Саме тому доцільно порадити працівникам заздалегідь оформити ІПН для дітей.

Є й альтернативний варіант: якщо у дитини немає ІПН, можна зазначати ІПН батька або матері. Така позиція зустрічається в ІПК. Однак варто пам’ятати, що ІПК не є універсальними та можуть змінюватися, а підхід податкових органів – переглядатися.

Це питання має значення не лише для ПДФО, а й впливає на ЄСВ. Якщо подарунок надають працівнику – виникає обов’язок нарахування ЄСВ. Якщо подарунок надають дитині працівника – ЄСВ не нараховують. Проте якщо в 4ДФ буде зазначено ІПН батька або матері, є ризик, що податковий орган може розцінити подарунок як дохід працівника.

В одній з ІПК розглядали ситуацію, коли підприємство вирішило привітати дітей працівників (які йдуть до школи) до 1 вересня та вручити їм подарунки вартістю 500 грн із застосуванням неоподатковуваної межі у 25% мінімальної зарплати. Окрім цього, платник запитував, чи можна видавати такі неоподатковувані подарунки кілька разів на рік.

Податкова роз’яснила, що ліміт у 25% мінімальної зарплати застосовують окремо до кожного місяця, тобто підприємство може надавати неоподатковувані подарунки хоч щомісяця (лист ДПС від 11.10.2024 №4793/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

Щодо заповнення 4ДФ податкова зазначила: якщо отримувачем доходу фактично є працівник, у 4ДФ потрібно вказувати реєстраційний номер облікової картки саме працівника або, у разі відмови від ІПН з релігійних переконань, серію та номер його паспорта.

Саме тому важливо зважати, кого зазначаєте у 4ДФ, адже це прямо впливає на податкові наслідки, у тому числі на питання нарахування ЄСВ.

Форма Д1

Якщо подарунок видано працівнику, на нього нараховують ЄСВ, тому його слід показувати у додатку Д1 як нараховану зарплату із кодом 01.

Якщо подарунок надано дитині працівника, то у Д1 його не відображають, оскільки ЄСВ на таку суму не нараховують.

Алгоритм дій роботодавця у разі видачі подарунків

Наведемо покроковий алгоритм дій роботодавця.

Крок 1. Підготовка наказу. Оформіть наказ про видачу подарунків із зазначенням одержувачів та вікового порогу.

Крок 2. Придбання. Закупіть подарунки та зберіть усі підтвердні документи.

Крок 3. Видача. Оформіть відомість на видачу подарунків із підписами одержувачів.

Крок 4. Розрахунок. Розрахуйте ПДФО та ВЗ з оподатковуваної частини, ЄСВ (за необхідності).

Крок 5. Сплата. Сплатіть податки протягом трьох операційних днів.

Крок 6. Звітність. Відобразіть дохід у додатках 4ДФ та Д1 (за необхідності).

Особливі випадки

Подарунок як елемент рекламної акції

З’ясуємо, чи є об’єктом оподаткування ПДФО подарунки, які роздають відвідувачам під час рекламних акцій.

З позиції податкової, якщо подарунки роздають невизначеному колу осіб (усім, хто зайшов або взяв участь у заході), об’єкта оподаткування ПДФО не виникає. Якщо ж подарунок отримує конкретна ідентифікована особа, потрібно утримувати ПДФО та військовий збір.

Тому важливо, щоб із наказу про проведення рекламної акції та інших організаційних документів чітко випливало, що подарунки роздають саме невизначеному колу осіб.

Також, щоб зменшити ризики спорів із податковими органами, доцільно мати не лише первинні документи, а й додаткові докази реальності заходу: фото- та відеофіксацію, публікації в соціальних мережах, інші матеріали, що підтверджують формат заходу та те, що подарунки вручали саме невизначеному колу осіб, а не конкретно визначеним отримувачам.

Ще один нюанс – якщо витрати на рекламну акцію включені до собівартості товарів чи послуг, які реалізують в оподатковуваних операціях, компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 ПКУ та ПДВ як за безоплатної передачі не нараховують.

Подарунки у вигляді медалей, знаків, кубків

Подарунки у вигляді медалей, орденів, знаків, кубків, дипломів, грамот, квітів, які вручають працівникам або переможцям конкурсів і змагань, не мають обмежень за вартістю для неоподаткування.

Але все одно слід дотримуватися стандартних процедур документального підтвердження (наказ, відомість) та відображення у звітності.

Ключові висновки

1. ПДФО та військовий збір не нараховують, якщо вартість подарунка не перевищує ліміт у 25% мінімалки на особу.
2. ЄСВ не нараховують незалежно від вартості подарунка, якщо його надають дитині працівника. Якщо подарунок отримує безпосередньо працівник, його вартість включають до фонду оплати праці, а отже ЄСВ нараховують у загальному порядку.
3. У додатку 4ДФ у разі видачі подарунка дитині працівника доцільно зазначати ІПН саме дитини. Якщо отримати ІПН дитини неможливо, допустимо наводити ІПН законного представника – батька або матері. Є ІПК, в яких податкові органи погоджуються з таким підходом. Водночас варто пам’ятати, що позиція податкових органів може змінюватися, тому безпечнішим є зазначення ІПН фактичного отримувача подарунка.

Отже, навіть щедрі подарунки можна оформити без проблем для бухгалтерії, якщо слідувати правилам і належно оформлювати всі необхідні підтвердні документи. Це дозволить уникнути податкових неприємностей і зробить свято приємним для всіх.

Шаблони та зразки документів:

Відомість на видачу подарунків

Відомість на видачу дитячих новорічних подарунків

Наказ про придбання та видачу подарунків для працівників

Наказ про придбання та видачу новорічних подарунків

Наказ про придбання та видачу подарунків для привітання працівників

Наказ про придбання та видачу подарунків партнерам

Наказ про проведення рекламної акції

Наказ про безкоштовну роздачу товарів з рекламною метою

Читайте більше:

Подарунки дітям працівників до Дня святого Миколая чи на Новий рік: облік і податки

Новорічний корпоратив і подарунки працівникам на корпоративі

Подарунки на 8 березня у вигляді сертифікатів номіналом 500 грн: облік і оподаткування

Подарунки контрагентам: облік, оподаткування та документальне оформлення