SAF-T UA – коли почати підготовку, які є варіанти впровадження та ціна питання

1. Важливі факти про SAF-T у цифрах, які варто пам’ятати
2. Варіанти рішень для формування SAF-T
3. Як відбувається впровадження SAF-T
4. Коли краще розпочати впровадження SAF-T
5. Висновки

Важливі факти про SAF-T у цифрах, які варто пам’ятати

1. з 1 січня 2025 року вимога до формування та подання файлу SAF-T розповсюджується лише на великих платників податків (далі – ВПП);
2. з 1 січня 2027 року SAF-T згідно з законопроєктом №6255 мав стати обов’язковим для всіх компаній України, проте проєкт був відкликаний та ймовірно допрацьовується;
3. від 2 тижнів до кількох місяців на практиці триває впровадження SAF-T на підприємстві – це залежить від стану та обсягу облікових даних, наявності помилок тощо;
4. 2 дні надається платнику податків на відправку SAF-T файлу у відповідь на запит ДПС, тобто встигнути підготуватися по факту отримання вимоги від податкової нереально;
5. 1 мінімальна ЗП (8647 грн на січень 2026 року) – розмір штрафу за ненадання звіту, подачу не в повному обсязі або з помилками. Водночас сплата штрафу не звільняє особу від обов’язку подання інформації.

Варіанти рішень для формування SAF-T

На ринку наявні 3 варіанти впровадження нового стандарту податкового аудиту:

1. Розробка з «нуля».

Підприємство самостійно вивчає вимоги ДПС та створює завдяки програмістам власну розробку, яка врахує всі нюанси обліку бізнесу.

Основний плюс такого варіанту – максимальний контроль над продуктом.

Серед мінусів – необхідність самостійно все аналізувати, формувати ТЗ програмістам та контролювати хід робіт, величезні витрати часу та коштів на реалізацію. Звичайно, подальша підтримка, виправлення можливих помилок та оновлення системи будуть додатковим навантаженням на бюджет.

Ціна питання: розраховується індивідуально.

2. Зовнішнє рішення з обміном даними через АРІ.

Прикладом є M.E.Doc API SAF-T UA. Програма дозволяє вивантажувати дані з облікової системи, формувати файл SAF-T згідно вимог ДПС та експортувати його для відправки через Електронний кабінет платника податків (саме такою є вимога податкової). В разі відсутності частини інформації потрібно доповнювати звіт вручну безпосередньо в M.E.Doc API SAF-T UA.

Безумовний плюс даного рішення – готовий функціонал роботи з файлом SAF-T UA: від створення та експорту до відправки в ДПС.

Ціна питання: 240 000 грн на рік за використання та обслуговування M.E.Doc API SAF-T UA. Вартість впровадження розраховується індивідуально, оскільки залежить від стану обліку на вашому підприємстві.

3. Повноцінна інтеграція SAF-T в облікову програму – модуль «Формування SAF-T в BAS».

Файл SAF-T створюється автоматично в BAS на основі ваших даних бухгалтерського та податкового обліку. Структура документа відповідає вимогам ДПС.

Автоматична перевірка допоможе вчасно виявити помилки та одразу їх виправити. Готовий XML-файл можна вивантажити з BAS і відправити через Електронний кабінет платника податків. Перед експортом модуль ще раз перевіряє звіт на відповідність технічним стандартам і відсутність помилок. Всі сформовані SAF-T файли зберігаються в BAS, що зручно.

Модуль «Формування SAF-T в BAS» можна впровадити для всіх конфігурацій облікових рішень, які містять бухгалтерський план рахунків. Але насамперед така інтеграція зацікавить користувачів:

1. BAS ERP;
2. BAS Управління торговим підприємством;
3. BAS Бухгалтерія;
4. BAS Бухгалтерія КОРП;
5. BAS Комплексне управління підприємством.

Серед плюсів рішення – всі дії відбуваються в програмі BAS, що зводить до мінімуму ручну роботу та вірогідність помилок, можливість адаптувати модуль під свою специфіку обліку та доопрацювати згідно власних потреб, прозорий контроль процесу формування звіту, регулярні оновлення та вдосконалення модулю.

До мінусів можна віднести чималу вартість, хоча вона менша в порівнянні з попередніми варіантами.

Ціна питання: 4000 євро (199 200 грн) за модуль одноразово. Подальший супровід на рік складає 900 євро (44 820 грн). Вартість впровадження та за потреби доопрацювання розраховуються індивідуально.

Детальне про впровадження SAF-T читайте в статті

Як відбувається впровадження SAF-T

Аудиторський файл SAF-T UA має чітку структуру, формат і має бути сформований так, щоб відповідати вимогам XSD-схеми від податкової – інакше контролюючий орган може відмовити у прийомі.

Звіт має містити дані про:

1. активи, власний капітал та зобов’язання підприємства;
2. рух коштів, надходжень/витрат;
3. первинні документи, бухгалтерські регістри, фінзвітність;
4. контрагентів, товари/послуги/запаси, рахунки.

Як бачите, обсяг даних чималий. Який би варіант впровадження SAF-T ви не обрали, щоб підготуватися необхідно витратити не один тиждень:

1. Попередній аналіз бази та оцінка витрат – від 1 до 3 днів.

На цьому етапі відбувається оцінка обсягів бази та її відповідність всім вимогам до довідників, облікових даних, первинних документів. Також здійснюється аналіз ступеню доопрацювань, які впливають на формування файлу SAF-T. Це перший крок.

Щоб його зробити, зверніться до компанії з впровадження. Наприклад, компанію СОФТКОМ, спеціалісти якої проводять індивідуальні безкоштовні консультації тривалістю 1-2 години, після чого протягом 2-3 робочих днів ви отримуєте комерційну пропозицію, яка враховує всі нюанси вашого обліку.

2. Встановлення та налаштування програми – до 2 тижнів.

На цьому етапі важливо коректно налаштувати доступ до необхідних для звітування довідників, документів та інших даних.

3. Виправлення помилок та доопрацювання даних – до 1 місяця.

Якщо у вас немає помилок в обліку, цей крок можна пропустити. В реальних умовах він може тривати від кількох днів до кількох місяців.

4. Тестування – від 2 до 5 робочих днів.

Необхідно переконатися в коректності роботи рішення на всіх стадіях: валідації, формування, експорту. Тестуйте на реальних обсягах, не обмежуйтеся невеликими SAF-T звітами.

5. Навчання та початок експлуатації – від 1 день.

Приділіть увагу навчанню всіх бухгалтерів, які працюють в BAS. Це допоможе уникнути помилок в майбутньому.

Коли краще розпочати впровадження SAF-T

Початок року – найкращий час для реалізації проєкту.

1. Мінімум незакритих документів.
2. Є час для тестування нововведення без поспіху та ризику отримати запит від ДПС (не стосується ВПП, до яких за законом ДПС вже може звертатися із запитами).

Також можна розглядати варіанти впровадження після закриття кварталу чи місяця. Головне, щоб не було «хвостів» в документах.

Висновки

SAF-T UA – це не просто «чергова форма звітності». Це нова ера електронного аудиту, яка змінює підхід до податкового контролю. Хоч наразі достеменно не відомо, коли саме SAF-T стане обов’язковим для всіх підприємств в Україні, проте чим раніше ви його впровадите, тим краще.

Підготуйте свій бізнес до нових вимог разом із СОФТКОМ – надійним партнером у сфері автоматизації обліку.

Замовляйте безкоштовний попередній аналіз бази BAS або іншої облікової програми:

067 516 84 68, 044 50 141 50 або через офіційний сайт

СОФТКОМ автоматизує українські бізнеси вже понад 20 років, має необхідні знання та компетенції для швидкого впровадження SAF-T на підприємствах будь-яких розмірів.

Серед сертифікатів компанії:

1. Центр супроводу;
2. Центр сертифікованого навчання;
3. Центр ERP;
4. ISO 9001:2015.