Як зареєструвати нові КВЕДи для юридичної особи: пояснюють адвокати

Розширення видів економічної діяльності – це природний процес для компанії, що розвивається. Якщо ваше товариство з обмеженою відповідальністю планує надавати нові послуги або займатися додатковими видами бізнесу, необхідно офіційно зареєструвати відповідні КВЕДи.

Навіть коли основний вид діяльності залишається незмінним, додавання нових кодів вимагає дотримання чіткої процедури та внесення змін до Єдиного державного реєстру. Процес може здатися складним, але за умови правильної підготовки документів та розуміння законодавчих вимог, ви зможете швидко розширити офіційний перелік видів діяльності вашої компанії.

Чому потрібно офіційно реєструвати нові КВЕДи?

Коди видів економічної діяльності (КВЕДи) – це не просто формальність, а юридична основа для ведення бізнесу. Відсутність необхідного коду в реєстрі може призвести до низки проблем:

1. Неможливість укладати договори. Багато контрагентів перевіряють відповідність видів діяльності у реєстрі перед підписанням угод. Якщо потрібного КВЕДу немає, ви можете втратити вигідні контракти.
2. Проблеми з банками. Фінансові установи аналізують види діяльності при відкритті рахунків, наданні кредитів або проведенні великих операцій. Невідповідність КВЕДів фактичній діяльності може викликати питання.
3. Податкові ризики. Якщо податкова інспекція виявить, що компанія здійснює діяльність за кодами, які не зареєстровані, це може розглядатися як порушення з відповідними наслідками.
4. Обмеження в тендерах і держзакупівлях. Для участі в багатьох конкурсних процедурах необхідно мати відповідні КВЕДи в офіційному реєстрі.
5. Репутаційні ризики. Потенційні партнери можуть поставити під сумнів надійність компанії, яка працює без належної реєстрації видів діяльності.

Згідно з чинним законодавством України, будь-які зміни у відомостях про юридичну особу, включаючи додавання нових КВЕДів, підлягають обов’язковій державній реєстрації в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань

Крок 1: Проведення загальних зборів учасників

Процедура додавання нових КВЕДів починається з внутрішньокорпоративних процесів. Перший та найважливіший крок – це скликання та проведення загальних зборів учасників товариства.

Підготовка до зборів

1. Визначення порядку денного. Основне питання – розширення видів діяльності товариства шляхом додавання нових КВЕДів. У порядку денному необхідно чітко вказати, які саме коди плануєте додати.
2. Повідомлення учасників. Відповідно до статуту ТОВ, всі учасники повинні бути належним чином повідомлені про дату, час та місце проведення зборів, а також про питання порядку денного.
3. Кворум. Переконайтеся, що на зборах присутня необхідна кількість учасників для прийняття рішень. Зазвичай для таких питань потрібна проста більшість, але точні вимоги встановлені статутом вашого товариства.

Прийняття рішення

На загальних зборах, учасники приймають рішення про додавання нових КВЕДів. Це рішення фіксується у протоколі зборів, який має містити:

1. дату та місце проведення зборів;
2. перелік присутніх учасників з зазначенням розміру їхніх часток;
3. порядок денний;
4. результати голосування за кожним питанням;
5. конкретний перелік нових КВЕДів, які додаються;
6. підписи всіх учасників, які брали участь у голосуванні.

Критично важливо:

Згідно з частиною четвертою статті 17 Закону України від 15.05.2003 №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» (далі – Закон №755), справжність підписів учасників на рішенні загальних зборів повинна бути засвідчена нотаріально з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів.

Нотаріальне засвідчення

Після проведення зборів необхідно звернутися до нотаріуса для засвідчення підписів всіх учасників, які голосували за рішення.

Нотаріус:

1. перевіряє особи учасників;
2. засвідчує справжність їхніх підписів на протоколі;
3. використовує спеціальні бланки нотаріальних документів;
4. вносить відповідний запис до реєстру нотаріальних дій.

Крок 2: Підготовка пакету документів

Після оформлення та нотаріального засвідчення рішення зборів, необхідно підготувати повний пакет документів для державної реєстрації змін.

Перелік необхідних документів

Відповідно до частини четвертої статті 17 Закону №755, для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу подаються такі документи:

1. Заява про державну реєстрацію змін (форма 2)

Заява заповнюється за формою, затвердженою наказом Мін'юсту від 18.11.2016 №3268/5. У заяві необхідно вказати:

1. повне найменування юридичної особи;
2. код ЄДРПОУ;
3. тип змін, що вносяться (додавання КВЕДів);
4. перелік нових кодів економічної діяльності;
5. відомості про особу, уповноважену на подання документів;
6. контактну інформацію.

Заява може бути подана, як у паперовій формі з оригінальним підписом уповноваженої особи, так і в електронному вигляді через портал електронних сервісів з використанням кваліфікованого електронного підпису.

2. Рішення уповноваженого органу управління

Це примірник оригіналу або нотаріально засвідчена копія протоколу загальних зборів учасників товариства про додавання нових КВЕДів. Як зазначалося раніше, підписи учасників на цьому документі повинні бути нотаріально засвідчені.

3. Документ про сплату адміністративного збору

Згідно зі ст. 36 Закону №755, за внесення змін до відомостей про юридичну особу справляється адміністративний збір. Розмір збору встановлюється законодавством і може змінюватися, тому перед поданням документів варто уточнити актуальну суму.

Документом, що підтверджує сплату, може бути:

1. платіжне доручення з відміткою банку про виконання;
2. квитанція про внесення готівки;
3. виписка з банківського рахунку.

Повідомлення учасників. Відповідно до статуту ТОВ, всі учасники повинні бути належним чином повідомлені про дату, час та місце проведення зборів, а також про питання порядку денного.

Кворум. Переконайтеся, що на зборах присутня необхідна кількість учасників для прийняття рішень. Зазвичай для таких питань потрібна проста більшість, але точні вимоги встановлені статутом вашого товариства.

Особливості при змінах статуту

Якщо у статуті вашого товариства міститься вичерпний перелік видів діяльності (КВЕДів), то додавання нових кодів потребує внесення змін до статуту. У такому випадку додатково подається:

Установчий документ юридичної особи в новій редакції (пункт 8 частини четвертої статті 17 Закону).

Більшість сучасних статутів ТОВ містять загальні формулювання щодо видів діяльності без прив’язки до конкретних КВЕДів, що дозволяє додавати нові коди без зміни статуту. Однак якщо ваш статут містить чіткий перелік КВЕДів, потрібно прийняти рішення про затвердження статуту в новій редакції та подати його разом з іншими документами.

Крок 3: Подання документів державному реєстратору

Після підготовки всього пакету документів настає етап їх подання для державної реєстрації змін.

Способи подання документів

1. Особисте звернення. Ви або уповноважена особа можете особисто звернутися до:
2. Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП);
3. приватного нотаріуса, який має право проводити державну реєстрацію;
4. акредитованого суб’єкта (юридичні компанії з відповідною ліцензією).
5. Електронне подання. При електронному поданні всі документи повинні бути підписані кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи.Документи можна подати онлайн через:
6. портал електронних сервісів Мін’юсту;
7. систему Дія.Бізнес;
8. інші електронні сервіси, що мають інтеграцію з Єдиним державним реєстром.
9. Поштове відправлення. Документи можна надіслати рекомендованим листом з описом вкладення, але цей спосіб використовується рідко через тривалість та ризики.

Перевірка документів державним реєстратором

Після отримання документів державний реєстратор:

1. Перевіряє повноту та правильність оформлення пакету документів.
2. Аналізує відповідність поданих КВЕДів класифікатору КВЕД-2010.
3. Перевіряє наявність нотаріального засвідчення підписів.
4. Контролює сплату адміністративного збору.
5. Звіряє повноваження особи, що подає документи.

Якщо виявлені недоліки або помилки, державний реєстратор може повернути документи із зазначенням причин відмови. У такому разі потрібно усунути зауваження та подати документи повторно

Крок 4: Отримання результату реєстрації

Після успішного проведення державної реєстрації змін, відомості про нові КВЕДи вносяться до Єдиного державного реєстру.

Отримання підтверджуючих документів

Державний реєстратор формує та надає:

Виписку з Єдиного державного реєстру. Це основний документ, що підтверджує внесення змін. У виписці відображається оновлений перелік КВЕДів вашої компанії, включаючи щойно додані коди.

Виписку можна отримати:

1. в електронному вигляді (підписану кваліфікованим електронним підписом державного реєстратора)
2. у паперовій формі (з печаткою та підписом)

Відмітка на поданих документах. На примірнику рішення зборів ставиться відмітка про проведення державної реєстрації з зазначенням дати та номера запису

Перевірка відомостей у реєстрі

Рекомендується самостійно перевірити внесені зміни через публічний доступ до Єдиного державного реєстру:

1. Зайдіть на офіційний сайт Мін’юсту.
2. Перейдіть до розділу «Єдиний державний реєстр».
3. Введіть код ЄДРПОУ вашої компанії.
4. Перегляньте актуальний перелік КВЕДів.

Якщо виявлені розбіжності або помилки, негайно зверніться до державного реєстратора для їх виправлення

Висновки

Додавання нових КВЕДів до реєстру юридичної особи – це обов’язкова процедура при розширенні видів діяльності компанії. Процес складається з чотирьох основних етапів:

1. проведення загальних зборів учасників з прийняттям відповідного рішення;
2. підготовка повного пакету документів згідно з вимогами частини четвертої статті 17 Закону №755;
3. подання документів державному реєстратору;
4. отримання оновленої виписки з Єдиного державного реєстру.

Джерело: Команда адвоката Богдана Янківа

Читайте більше:

КВЕДи для ФОП-бухгалтера: підбірка від адвокатів

Адвокати пояснюють, як відкрити ФОП-грумінг: податки, КВЕДи, РРО

Як ФОП змінити основний КВЕД через портал «Дія»: покрокова інструкція