Щоб мінімізувати ризики та уникнути конфліктів, дотримуйтесь цих правил при роботі з поверненнями.
Рекомендація 1: Завжди пропонуйте дзеркальне повернення
Це має бути вашим першим і основним варіантом:
- «Ми можемо повернути кошти на ту саму картку, якою ви платили».
- «Готівку повертаємо готівкою».
Поясніть клієнту, що це стандартна практика та найшвидший спосіб.
Рекомендація 2: Оцініть ризики перед згодою
Перш ніж погодитися на альтернативну форму, врахуйте:
- Чи маєте ви достатньо готівки в касі?
- Чи не створить це проблем з касовою дисципліною?
- Чи зможете ви документально підтвердити операцію?
- Наскільки довіряєте клієнту?
Рекомендація 3: Документуйте все максимально детально
Чим більше документів – тим краще:
- Письмова заява клієнта – обов’язково.
- Акт повернення – обов’язково.
- Фото / копія документа клієнта – для сум понад 2000 грн.
- Фото товару, що повертається – бажано.
Рекомендація 4: Перевірте особу клієнта
При поверненні коштів, особливо у великих сумах або готівкою, попросіть документ, що посвідчує особу. Це:
- Захистить від шахрайства.
- Допоможе при можливих спорах.
- Підтвердить, що кошти отримала саме та особа, що купувала товар.
Рекомендація 5: Встановіть внутрішні правила
Розробіть чіткі правила для персоналу:
- До якої суми можна змінювати форму повернення без схвалення керівника.
- Які документи обов’язкові в кожному випадку.
- Як діяти при нестандартних ситуаціях.
Рекомендація 6: У разі сумнівів – відмовте коректно
Ви маєте право відмовити у зміні форми повернення, якщо це створює ризики для вашого бізнесу:
- «На жаль, ми можемо повернути кошти тільки у формі оплати».
- «Така операція не передбачена нашою обліковою політикою».
- «Рекомендую отримати повернення стандартним способом для швидкості».
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Повернення коштів покупцю: оподаткування та відображення в 4ДФ
Повернули товар: ДПС підказала, як скоригувати ПДВ
Повернення коштів: чи можна змінити форму оплати