Чи дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 під час написання в трудових книжках прізвища та імені?
Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), що набув чинності 01.09.2021, затверджено наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 №144.
Згідно з ДСТУ 4163:2020 розшифрування особистого підпису посадової особи в усіх відповідних реквізитах, що потребують підписання, складається з 2 елементів:
- власного імені посадової особи та її прізвища, яке друкують великими літерами.
Ця вимога стосується й прізвища посадової особи, якій адресують документ.
Таке нововведення базується на приведенні ДСТУ 4163:2020 у відповідність до вимог постанови КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі – Постанова №55).
Реквізити, де зазначається власне ім'я та прізвище
- 15 «Адресат»;
- 16 «Гриф затвердження»;
- 17 «Резолюція»;
- 22 «Підпис»;
- 24 «Віза документа»;
- 25 «Гриф погодження (схвалення) документа»;
- 26 «Відмітка про засвідчення копії документа»;
- 28 «Відмітка про ознайомлення з документом»;
- 29 «Відмітка про виконання документа».
Питання заповнення трудових книжок не віднесено до питань, які регулюються нормами стандарту або Постанови №55.
Отже:
- Відомості на титульному аркуші виконуються повністю із зазначенням прізвища, імені та по батькові працівника.
- Дані ж про особу, що засвідчує своїм підписом відомості в трудовій книжці, тобто керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи, записуються у форматі «ініціали та прізвище», що виконується звичайним рукописним текстом з дотриманням норм правопису.
Джерело: ФРУ
Читайте більше:
Як ФОПу подати сканкопії трудових книжок працівників
Е-трудова книжка: ПФУ відповідає на актуальні запитання
Як провести аудит трудової книжки перед скануванням
Як подати відомості про трудову діяльність до ПФУ у періоді до 1998 року
Оцифрування паперової трудової книжки