Як ФОПу подати сканкопії трудових книжок працівників

В Україні активно триває процес переходу від паперових до електронних трудових книжок – це частина державної цифрової реформи у сфері обліку трудової діяльності. До 10 червня 2026 року всі роботодавці, зокрема фізичні особи-підприємці, мають подати до Пенсійного фонду скановані копії трудових книжок своїх працівників. ПФУ надає детальний покроковий алгоритм для ФОП, як правильно це зробити


В Україні триває процес оцифрування паперових трудових книжок, який є складовою переходу до електронного обліку трудової діяльності. Згідно із Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», роботодавці зобов’язані подавати до Пенсійного фонду відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок.

За Законом на оцифрування трудових книжок відведено 5 років, до 10 червня 2026 року

Алгоритм подання ФОП сканованих копій трудових книжок найманих працівників


Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду


ФОП заходить на офіційний сайт portal.pfu.gov.ua і натискає кнопку «Вхід». Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.


Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка «Кабінет страхувальника» (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) – саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.


Крок 2. Перехід до послуги з подання скан-копій


У меню потрібно обрати:


  1. Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів.


Тут відкривається форма, у якій вносяться дані працівника – прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).


Крок 3. Завантаження документів


ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність). Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.


Крок 4. Підпис і відправлення


Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до Пенсійного фонду України через вебпортал.


Крок 5. Контроль результату


Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі «Вхідні/Надіслані документи».


Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.


Чому це важливо


Оцифрування трудових книжок забезпечує повноту даних про трудовий стаж працівника в електронній системі.


У майбутньому, після запровадження механізму автоматичного призначення пенсій без звернення особи, всі відомості братимуться лише з електронних реєстрів. Якщо трудова книжка не буде оцифрована, частина стажу може не врахуватися, що вплине на розмір пенсії.


Джерело: ПФУ


Читайте більше:


Оцифрування трудового стажу ФОП: які документи необхідно подати до ПФУ

Оцифрування паперової трудової книжки

Трудова книжка в обліку: коли і як видати працівнику

Сканування трудової книжки: хто, коли та за яких умов

Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇