Взаємозалік заборгованостей: як оформити просто, безпечно, законно

1. Які умови для проведення заліку зустрічних вимог (взаємозаліку)
2. Чи можливий частковий взаємозалік заборгованостей
3. Коли зарахування заборгованостей заборонене
4. Як документально оформити залік заборгованостей
5. Чекліст взаємозаліку
6. Які обліково-податкові наслідки взаємозаліку заборгованостей
7. Висновки

Уявімо ситуацію: компанія не має грошей, щоби розрахуватися зі своїм постачальником. Але постачальник водночас сам винен їй за іншим договором. Найзручніше, що можна зробити в такому випадку, – провести взаємозалік. Тобто кожна сторона зараховує свою заборгованість і таким чином обидва зобов’язання припиняються. Це передбачено ст. 601 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ). Навіть якщо у договорі не прописали умови про взаємозалік, це не заважає припинити зобов’язання зарахуванням.

Які умови для проведення заліку зустрічних вимог (взаємозаліку)

Закон дозволяє проводити залік лише тоді, коли сторони справді мають взаємні (зустрічні) вимоги, що вже настали або підлягають виконанню на вимогу.

Важливим є також строк виконання зустрічних однорідних вимог, який може бути таким:

1. вже настав;
2. не встановлений;
3. визначається моментом пред’явлення вимоги.

Причому строк виконання зобов’язання має настати за обома зобов’язаннями. Якщо строк виконання за одним з договорів вже минув, а за іншим ще не настав, тоді потрібно чекати, поки не настане строк виконання другого зобов’язання.

Наприклад, ви винні контрагенту 50 тисяч гривень за товар, а він винен вам 50 тисяч за послуги. Якщо терміни обох зобов’язань уже настали, можна здійснити їх зарахування. При цьому вимоги мають бути однорідними.

Тобто і вам, і вашому контрагенту належить виконати схожі зобов’язання: або обидва мають переказати гроші, або передати однорідні товари. Якщо ж в одному випадку потрібно поставити товар, а в іншому – заплатити кошти, це не вважається однорідними вимогами, – залік тут недопустимий.

Суди часто відмовляють у задоволенні позовів податкової, наголошуючи, що закон не забороняє взаємозалік у тому числі за зовнішньоекономічними зобов’язаннями, за умови, що сформовані всі законодавчі умови: зустрічність, однорідність, настання строку виконання (постанова ВС№ від 27.10.2020 у справі №820/420/16, рішення Київського окружного адмінсуду від 03.09.2024 №640/19287/22, підтримане 22.01.2025 Шостим апеляційним адмінсудом).

Чи можливий частковий взаємозалік заборгованостей

Взаємозалік може бути як повним, коли суми збігаються, так і частковим, якщо заборгованості різні. У такому випадку меншу суму погашають повністю, а більшу – лише частково, і залишок треба покрити в інший спосіб.

Наприклад, якщо одна сторона винна 70 тисяч, а інша – 50 тисяч, то після взаємозаліку залишиться борг у 20 тисяч, який треба буде погасити окремо.

Коли зарахування заборгованостей заборонене

Однак є ситуації, коли проводити залік заборонено. Закон прямо забороняє це робити, якщо йдеться про вимоги щодо відшкодування шкоди, заподіяної життю або здоров’ю, або якщо сплив строк позовної давності. Також не можна проводити залік, якщо одна зі сторін – банк, який визнано неплатоспроможним, або коли майно боржника знаходиться в податковій заставі – без дозволу податкового органу.

Заборона також стосується і платників єдиного податку першої–третьої груп: п. 291.6 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) чітко передбачає, що такі суб’єкти господарювання можуть розраховуватися за товари, роботи або послуги лише грошовими коштами. Якщо вони зроблять взаємозалік замість грошового платежу – це буде підставою для виключення з реєстру спрощенців згідно з п. 299.10 ПКУ.

Як документально оформити залік заборгованостей

Щоби зарахування вимог мало юридичну силу, операцію потрібно правильно оформити документально. Для проведення взаємозаліку, відповідно до ч. 2 ст. 601 ЦКУ, достатньо ініціативи – заяви однієї сторони. Це означає, що за певних умов погашення зустрічних вимог можливе навіть без підписання двостороннього документа – достатньо надіслати іншій стороні письмову заяву у довільній формі (постанова ВС від 25.01.2022 у cправі №914/346/20 (914/155/21)). Перевага цього способу – швидкість, адже немає потреби чекати підпису контрагента.

Важливо мати підтвердження, що контрагент отримав вашу заяву та не заперечує проти заліку. Якщо в документі зазначена конкретна дата припинення зобов’язань, то саме вона вважатиметься датою заліку; якщо дату не вказано – орієнтиром стане день отримання заяви іншою стороною. Для поштових відправлень це дата, коли представник адресата розписався у повідомленні про вручення. Якщо не доведено факт отримання заяви, підстав для заліку не буде. Цю позицію підтверджено постановою ВГСУ від 30.07.2014 у справі №909/1094/13, де наголошено:

залік відбувається лише після отримання заяви іншою стороною.

Щоб уникнути конфліктів, доцільно заздалегідь обговорити питання заліку хоча б телефоном і отримати письмову згоду. Окремо варто скласти бухгалтерську довідку – вона стане підставою для відображення операції в обліку.

Для більшої правової визначеності ініціатор може надіслати разом із заявою два підписані примірники угоди про припинення зобов’язань зарахуванням. У тексті заяви варто чітко зазначити прохання повернути один примірник після підписання (зазначивши спосіб повернення: поштою, факсом тощо) і додати формулювання про мету такої угоди – підтвердити факт заліку та запобігти можливому стягненню дебіторської заборгованості.

Разом з цим в угоді доцільно зафіксувати:

1. опис зустрічних однорідних вимог із зазначенням строку їх виконання та характеристик;
2. порядок дій сторін для виконання угоди;
3. відповідальність у разі порушення домовленостей.

Відповідно, зарахування вважається вчиненим із дати підписання заяви однією стороною або угоди – обома (постанова ВС від 27.10.2020 у справі №820/420/16).

Інший спосіб оформлення – підписання обома сторонами акта про зарахування зустрічних вимог. Цей варіант більш надійний, оскільки іноді важко довести факт отримання заяви. Акт складають у довільній формі з обов’язковими реквізитами первинного документа. Датою заліку вважатиметься день підписання акта обома сторонами, якщо не визначено інше.

На практиці найменше ризиків виникає, коли сторони готують акт про зарахування зустрічних вимог та угоду про залік. Це дає змогу не лише підтвердити факт заліку, а й убезпечити себе від можливих претензій у майбутньому.

Незалежно від обраної форми оформлення, спочатку доцільно провести звірку взаємних розрахунків, зафіксувавши її, відповідно, актом звірки. Він не є первинним документом і не доводить факту будь-яких господарських операцій, однак він допоможе переконатися, що обидві сторони визнають одну й ту саму суму боргу.

Також у документах потрібно чітко вказати:

1. склад і розмір заборгованості;
2. реквізити договорів, накладних, актів виконаних робіт (наданих послуг), рахунків-фактур, платіжних документів тощо;
3. суму ПДВ;
4. за потреби, інші податки.

Обов’язково фіксують дати укладення договорів, виникнення боргу та проведення заліку. Якщо дату заліку не визначено, вона автоматично співпадає з датою підписання акта/угоди або з моментом отримання заяви контрагентом.

Саме на підставі цих документів разом із бухдовідкою відповідні госпоперації відображають у бухгалтерському обліку. Відсутність детальних реквізитів може призвести до спорів як із контрагентом, так і з контролюючими органами.

Чекліст взаємозаліку

Які обліково-податкові наслідки взаємозаліку заборгованостей

У бухобліку залік заборгованостей відображають за дебетом субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» із кредитом субрахунку 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями». Така операція не впливає на фінансовий результат й, відповідно, на об’єкт оподаткування податком на прибуток (пп. 134.1.1 ПКУ).

Крім того, припинення зобов’язань шляхом зарахування зустрічних однорідних вимог не змінює ПДВ-зобов’язання/податковий кредит контрагентів, які визначають дати виникнення податкових зобов’язань/податкового кредиту за першою подією.

Висновки

1. Взаємозалік – це не «схема», а законний інструмент. Якщо дотримані умови ЦКУ (зустрічність, однорідність, настання строку виконання), він має таку ж юридичну силу, як і грошовий розрахунок. Податкова не може нараховувати штрафи лише через сам факт заліку.
2. Документи – ваша «броня» у разі спору. Навіть якщо закон дозволяє одностороннє оформлення, на практиці безпечніше мати акт про зарахування вимог та угоду, попередньо скласти акт звірки. Незалежно від виду оформлення – мати підтвердні документи (платіжки, накладні тощо). Це зніме питання і в податкової, і в контрагента, і в суді, якщо доведеться захищатися.
3. Є «червоні зони», де залік заборонено. Платники єдиного податку (1–3 групи), вимоги щодо відшкодування шкоди життю/здоров’ю, борги з минулим строком позовної давності або податкова застава – у цих випадках залік може обернутися серйозними санкціями.

Шаблони та зразки документів:

Акт звірки

Акт звірки (наявна заборгованість)

Акт зарахування зустрічних однорідних вимог

Угода про зарахування зустрічних однорідних вимог

Договір про зарахування зустрічних однорідних вимог

Лист-пропозиція щодо зарахування зустрічних однорідних вимог

Заява про зарахування взаємної заборгованості у рахунок орендної плати

Читайте більше:

Зарахування заборгованостей (взаємозалік) для ФОП: безпечні і ризиковані способи

Взаємозалік на єдиному податку: наслідки, штрафи та альтернативи

Які податкові ризики виникають при комісійній торгівлі для комітента і комісіонера

Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості

Списуємо дебіторську заборгованість за новими правилами

ФОП-єдинник, який заборгував кошти підприємству, припинив діяльність: як списати кошти

Дата списання безнадійної заборгованості: орієнтуватися на кінець року чи дату інвентаризації

Дисконтування довгострокової заборгованості: чи дозволяє відсутність методики уникнути застосування